Анализ должностной инструкции

     Представляется, что разработка юристами организации  специальных таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов  по вопросам ответственности служащего  и ознакомление его с ними под  расписку, является более разумным и эффективным. В должностной  инструкции же можно отразить группы правонарушений и способ определения  меры ответственности за их совершение.

     В должностные инструкции руководителей  структурных подразделений целесообразно  также включать пункты об ответственности  за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников  подразделений — пункты о нарушении  субординации.  

     3. Ссылка на документ, в соответствии  с которым разработана  должностная инструкция

     Указывается наименование, номер и дата принятия документа.

     Например (по должностной инструкции главного бухгалтера):

     Настоящая должностная инструкция разработана  в соответствии с Положением о  главной бухгалтерии от 15.09.98 № 1—41.  

     4.  Подпись руководителя структурного подразделения

     Должностная инструкция, как правило, разрабатывается  кадровой службой организации (отделом  организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные  подразделения.

     В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется  подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями – их руководителями.

     В состав реквизита “Подпись” входят:

     ·           наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

     ·           личная подпись;

     ·           расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

     Например:

     Начальник кадровой службы Личная Ф.А. Карпов  

     5. Согласование

     Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае если она разрабатывается  кадровой службой, ее необходимо также  согласовать с соответствующим  структурным подразделением или  должностным лицом, курирующим соответствующее  направление деятельности организации.

     Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная  подпись Т.Ф. Макаров

18.10.99

     Приведенная форма – это унифицированная  форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно. А дальше можно написать еще сколько  угодно  пунктов. Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа.

     Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных  инструкций в организации целесообразно  разработать схему по нижеприведенному образцу:

     Требования  должностной инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

     Для текущей работы с подлинника должностной  инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения  организации. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости  в другие подразделения организации.

     Должностные инструкции составляются в соответствии со специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы – 6.38.90 ("Требования к оформлению документов").

 

     5. Юридическая сила  должностной инструкции

     На  юридическую силу влияют три группы реквизитов.  

     1.         Первая группа называется "Реквизиты бланка". Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: "Утверждаю", "Должностная инструкция" – писать необходимо на бланках. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее. 

     2.         Вторая - "Реквизиты состава удостоверения документов".

     3.         Третья группа реквизитов - это "Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления".  

       Чтобы придать бланку должностной  инструкции юридическую силу, нужно  указать название фирмы, название  документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место  для номера и написать  название города. Некоторые недовольны тем, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.

 

     6. Внесение изменений в текст должностной инструкции

     В целом инструкция может действовать  годами. Изменения требуются только в отдельных случаях, например с  изменением функций, переименованием  организации и т.д.

     Некоторые кадровики обновляют должностные  инструкции, например, если  сменился работник, расписавшийся на инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность.

     Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции  просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.

     Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится  до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные  инструкции могут быть в следующих  случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

 

     Заключение

     Подводя итог, нужно сказать, что раньше в  большинстве организаций должностные  обязанности между сотрудниками были распределены в рабочем порядке, но не закреплены формально. В настоящее  же время по новому трудовому законодательству у каждого работника должна быть  своя должностная инструкция. Значение должностных инструкций заключается в том, что они:

     ·           определяют статус руководителя и сотрудника;

     ·           закрепляют иерархическую подчиненность каждого конкретного сотрудника;

     ·           определяют диапазоны ответственности сотрудников фирмы;

     ·           определяют распределение полномочий внутри структуры;

     ·           определяют порядок согласования, подписания и утверждения исполнительской документации;

     ·           определяют горизонтальные взаимодействия руководителей и сотрудников;

     ·           определяют требования к персоналу фирмы, органа;

     ·           определяют качественные и количественные критерии наступления ответственности сотрудников;

     ·           оптимизируют и стандартизируют  процессы, проходящие в организации;

     ·           дисциплинируют сотрудников

     Помимо  всего прочего наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников, позволяет оценить внутренние кадровые резервы компании, оптимизировать штатное  расписание, определить адекватную должности  заработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении, следовательно, каждый человек понимает, каков круг его обязанностей, чего от него ожидает руководитель, по каким параметрам будет оцениваться его работа. Если компания хочет расстаться с нерадивым сотрудником, который систематически не выполняет свои служебные обязанности, вовремя подписанная должностная инструкция может существенно облегчить этот процесс.

     Преимущества  должностной инструкции для руководителя заключаются в следующем:

     ·           она помогает отобрать подходящих сотрудников;

     ·           она дает возможность руководителю и его сотрудникам составить четкое представление о специфике каждого вида работы;

     ·           она показывает каждому соискателю на указанную должность, что от него потребуется.

     Неформализованное же распределение задач и функций, полномочий и ответственности является одним из наиболее распространенных недостатков системы управления. В частности из-за отсутствия четкого  распределения полномочий и ответственности  могут возникать ситуации, когда  выполнение некоторых функций дублируется, а за выполнение некоторых важных функций никто не отвечает.

 

     Список используемой литературы

     1.   Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина.–2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ,2002.

     2.   Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А.И. Турчинова. – М.: Изд-во РАГС, 2002.

     3.   Спивак  В.А. Организационное поведение и управление персоналом – СПб: Издательство “Питер”, 2000.

     4.   Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2001.

     5.   Управление персоналом: Хрестоматия / Сост. Т.Г.Абрамова, И.М.Войтик – Новосибирск: СибАГС, 2003.