Оптимизация организации торговли в оптовых складах и распределительных центрах

Несмотря на то, что в настоящее время большую часть складов представляют склады третьей группы, по мнению специалистов, в ближайшие 5-7 лет их количество будет существенно сокращаться за счет активного строительства складов, принадлежащих к первой и второй группам (см. ПРИЛОЖЕНИЕ Г, стр. 44). Данная тенденция обусловлена объективными факторами:

1. существует значительный спрос на услуги логистических операторов, что заставляет их расширять свои площадки.
2. многие торговые, производственные и дистрибьюторские компании при нарастающих объемах производства и продаж не могут обеспечить качественный уровень логистического сервиса клиентов при существующей системе складирования, а также обеспечить качественную и своевременную грузопереработку своих материальных потоков, что также «подталкивает» их к строительству новых или началу капитальной реконструкции и оснащению старых складских помещений.

 

3.2 Деление складов  по функциональному назначению

Выполнение технологических  операций будет дифференцировано и  для складов с различным функциональным назначением. Для этого мы произведем деление складов также на 3 группы: (данная диаграмма находится в ПРИЛОЖЕНИИ Д, стр. 45).

 

1 группа - склады оптовых  торговых предприятий и розничных  сетей;

2 группа - склады производственных  предприятий;

3 группа - товарные склады (склады логистических операторов, СВХ и т.д.).

Завершив деление складов  на группы, перейдем к описанию технологического процесса, проблемам и задачам, возникающим  в процессе выполнения складских  операций, и путях их решения на складах различных типов (групп).

Независимо от различий в  выполнении операций, существует общая  логика и типовые принципы организации  технологического процесса на всех типах  складов. Типовой порядок выполнения операций технологического процесса показан на: (см. ПРИЛОЖЕНИИ Г, стр. 44).

Правильно организованный складской  технологический процесс должен отвечать оптимальным параметрам по скорости выполнения операций, обеспечивать сохранность товаров, экономичность  затрат и высокий уровень логистического сервиса.

 

3.2.1 Технологический  процесс склада

Выполнение поставленных требований возможно только при соблюдении следующих принципов организации  материальных потоков на складе:

 

• Пропорциональность. Связанные между собой операции складского процесса должны быть пропорциональными, т. е. соответствовать друг другу по производительности, пропускной способности или скорости. Достаточно распространены ситуации, когда данный принцип остается без внимания, что приводит к лишним затратам. В качестве примера приведем склад оптовой торговой компании, занимающейся продажей овощей: на протяжении наиболее активного сезона продаж склад компании не справлялся с приемкой продукции и разгрузкой транспортных средств, в результате чего единовременно в очереди на разгрузку находилось более 10 машин, ожидание порой составляло 3-5 часов. В итоге было принято решение о расширении погрузочной рампы и закупке 2 новых погрузчиков, а также увеличении количества сотрудников склада, работающих на приемке продукции, в результате чего в ближайшее же время проблема ожидания приемки-разгрузки была снята. Кроме процесса приемки-разгрузки ничего модернизировать не предполагалось, поэтому поступивший товар скапливался на участке приемки, так как бригада грузчиков, занимающаяся размещением поступившего груза на хранение, физически не успевала за темпами поступления товара. В зоне приемки и в ближайших проездах к стеллажам стали стихийно образовываться «горы» паллет и коробок, размещение на хранение стало производиться с игнорированием адресной системы хранения, груз ставился в первую свободную ячейку. Эти факторы негативно сказались на выполнении большинства последующих операций технологического процесса.

 

• Параллельность. Одновременное выполнение отдельных операций на всех стадиях процесса. Способствует сокращению цикла работ, повышению уровня загрузки рабочих и эффективности их труда.

 

• Ритмичность. Повторяемость всего цикла и отдельных операций в равные отрезки времени является предпосылкой постоянства в затратах энергии, времени, труда в течение рабочего дня (смены). Отсутствие ритмичности часто зависит не только от работы самого склада, но и от внешних факторов: неравномерности поступления грузов, транспортных средств. Необходимо добиваться ритмичности поступления товаров от поставщиков и соответствующей ритмичности их отпуска.

 

• Прямоточность. Означает максимальное выпрямление технологических маршрутов движения товаров, как в горизонтальном, так и в вертикальном направлениях. Прямоточность грузопотоков обеспечивает сокращение трудовых затрат при одинаковой мощности склада и закладывается в планировках. В первую очередь необходимо обратить внимание на сокращение числа перемещений при выполнении операций по размещению товара на хранение и комплектацию, так как это наиболее трудоемкие операции технологического процесса.

В будущих статьях мы проанализируем каждую отдельную операцию технологического процесса, оптимальный порядок решения  проблем и задач, возникающих  при выполнении складских операций, а также внедрение описанных  принципов технологического процесса.

 

3.2.2 Типовой технологический  процесс склада

(данная схема находится в ПРИЛОЖЕНИИ Е, стр. 46).

 

3.2.3 ERP (Enterprise Resource Planning)

За последние несколько  лет многие крупные предприятия  стали внедрять информационные интегрированные  системы класса ERP. Итак, что же такое ERP система? В переводе с английского ERP (Enterprise Resource Planning) означает - планирование ресурсов предприятия.

Существует несколько  определений ERP системы:

ERP система - класс интегрированных  систем управления, представляющий  собой унифицированную централизованную  базу данных, единое приложение  и общий пользовательский интерфейс  для управления финансово-экономической  деятельностью: производственной, экономической  и финансовой, сбытовой, закупочной, хранения продукции и материалов  и множества других.

ERP система - это такой  комплекс программных средств  и управленческих решений, который  позволяет в необходимые сроки  с максимальной точностью выполнить  заказ потребителя, путем правильного  планирования, перераспределения и  направления всех ресурсов предприятия.

Системы класса ERP - это набор  интегрированных приложений, позволяющих  создать единую среду для автоматизации  планирования, учета, контроля и анализа  всех основных бизнес-операций предприятия.

«Картина предприятия» - структурированная информация о  его деятельности, представленная в  виде управленческих отчетов, различных  диаграмм, позволяющих принимать  управленческие решения. Безусловно, для  того чтобы формировать подобные отчеты, необходима единая база данных всех операций, существующих в организации (финансовые, складские, взаимодействия с клиентами и т.д.)

 

3.3 Складские проблемы  и их оптимизация

Склад для многих предприятий — головная боль. Постоянные пересортицы, недостачи, воровство, порча материальных ценностей — далеко не полный список проблем, с которыми сталкивается почти каждый склад. Как все эти проблемы свести к минимуму и заставить склад работать как часы?

 

3.3.1 Персонал

Итак, попробуем разобраться  с основными складскими проблемами. Самая большая проблема складов  — это, конечно, кадры. Большинство  фирм испытывают острую нехватку персонала, а среди кладовщиков, операторов и грузчиков наблюдается большая  текучка — редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой  работе больше одного — двух лет. С  более старшим поколением, например, с пенсионерами работать тяжело в том плане, что им сложно постичь работу компьютерных программ по учету ТМЦ и упаковочного оборудования. Как быть? В первую очередь, надо отдавать себе отчет, что склад это одна из самых значимых частей бизнеса и люди там должны работать образованные. На должность заведующего складом или заместителя лучше всего набирать людей с высшим образованием по специальности "Логистика" и "Бухгалтерский учет" и опытом работы в данной области.

Для того, чтобы не было текучки кадров, надо платить людям достойные деньги. Сравните расходы по недостачам и порче материальных ценностей в разные периоды работы склада — когда число опытных рабочих превалирует над вновь поступившими и наоборот. Иногда потери от ошибок необученных или неопытных сотрудников, составляют больше, чем прибавка к зарплате старослужащему.

Один из других сложных  моментов — мотивация складских  работников. Набор функций работника  склада ограничен определенным рамками, инициатива там чаще всего не требуется. Как заставить кладовщика или грузчика работать лучше? Прежде всего, необходимо ввести систему штрафов за опоздания, нарушения дисциплины, задержки при отгрузке и т. д. Соответственно, если сотрудник не допускает нарушений, его желательно поощрить премией, выбрать в конце месяца лучшего сотрудника, объявить благодарность и т. д, тут подходят даже самые простые "советские" методы. Кроме того, система премиальных должна быть основана на увеличении товарооборота, скажем, в периоды интенсивной торговли, когда нагрузка на людей увеличивается, следует увеличивать и премию, рассчитав необходимые коэффициенты, скажем, от числа отгрузок, поступлений товара и внеплановых инвентаризаций.

 

3.3.2 Логистика склада

Неэффективность склада обусловлена  плохой организацией его работы. Крупногабаритные и тяжелые товаро-материальные ценности должны размещаться на нижних полках, не затруднять при этом проход и быть легкодоступными к транспортировке. Самые "ходовые" материалы надо ставить на уровне глаз, в наиболее доступных местах. Самые легкие и малоликвидные занимают место на верхних полках и в дальних углах склада.

Как правило, большую часть "пустого" времени кладовщик  тратит на поиск нужного товара или  материала. Для увеличения эффективности  следует обсудить с людьми места  наиболее оптимального расположения товара, взвесить все требования и доводы, а затем составить план размещения ТМЦ и следить, чтобы люди не нарушали установленный порядок при пополнении товаро-материальных запасов. Стеллажи должны быть подписаны, таблички повесить — минутное дело, а поиск они облегчают многократно.

Места под проходы и  проезд техники должны быть минимальны, но обеспечивать нормальную, быструю  и безопасную работу.

Дальше — больше. Следует  продумать процесс погрузки-разгрузки. Иногда такие мелочи, как стретч-пленка, маркировка отгружаемого товара, лишний список для кладовщика способны повысить эффективность работы в разы. Отдельная тема — где печатаются накладные, на складе или в офисе, поступают ли они на склад электронным способом или клиент сам несет бумаги к складу. На больших складах это актуально, даром потраченные секунды складываются в минуты, а минуты — в часы.

Отдельное слово о подготовке. Работа склада должна примерно планироваться, то есть если есть большое число  отгрузок на завтра, необходимо заранее  подготовить к этому товар. К  поступлению товара — подготовить  свободное место. Если склад торговый и используется резервация товара, для этих целей товар удобно переносить на специальные стеллажи для резерва. Либо маркировать коробки.

 

3.3.3 Борьба с пересортицей и недостачами

Пересортицы и недостачи  — едва ли не самые больные проблемы каждого склада. Пересортицы чаще происходят как по невнимательности, так и от неправильной организации  складской логистики. Во-первых, необходимо отказаться от использования наименования в виде кода, многие склады, особенно технического назначения используют только кодировку, что сильно затрудняет поиск и отбор нужного объекта. Отбор должен производиться по следующей схеме: "Наименование" — "Модель" — "Код" — "Цвет", далее для уточнения используется краткое описание, группа, страна-производитель и т. п. Когда же используется только код или только наименование, люди начинают ошибаться и трудно их в этом винить. Во-вторых, необходимо продумать сбор и приемку товара, назначать ответственных и проверяющих, не отправлять на работы большое количество человек, которые будут отвлекать друг друга и так далее.

Несколько слов о недостачах. Конечно, самая больная проблема — это воровство. Для борьбы с  воровством спасет видеонаблюдение, частые инвентаризации и материальная ответственность. Кстати, материальная ответственность  должна быть и в случае порчи и  пересортицы, иначе людей внимательности не научишь. Для этого лучше всего  заключить отдельный договор  о материальной ответственности  работника. Более того, все операции по складу — будь то прием товара, отгрузка, внутреннее перемещение должны производиться под личную подпись  исполнителя — тогда найти  виновника той или иной ошибки гораздо легче.

Вход на склад должен быть доступен только узкому кругу лиц. За нахождение посторонних следует  ввести штрафные санкции. Хорошо оправдывают  себя системы управления контролем  доступа (СКУД) в виде турникетов, железных дверей с электронным управлением, где без специального ключа просто не зайдешь.

 

3.3.4 Автоматизация работы склада

Использование компьютерных программ, сканеров и принтеров штрих-кодов, электронных весов, интегрированных счетчиков решает огромное число проблем, экономит время и сводит ошибки человеческого фактора к минимуму. Какое программное обеспечение для склада выбрать решать Вам, но программы для склада должны быть простыми в освоении, удобными в работе и иметь ограничения, как в плане интерфейса, так и по правам доступа. Каждый работник должен иметь свой минимум функций, заведующий складом — доступ к отчетам по материальным остаткам и ведомостям по перемещениям. Каждая операция должна печататься и закрепляться подписью работника — в конце дня все бумаги помещаются на хранение и в случае необходимости извлекаются.

Использовать для склада отдельную программу с импортом-экспортом  файлов или интегрировать складское ПО в общую единую систему зависит опять же от количества операций в день и скорости работы программы. Иногда, когда программа единая, то есть помимо складского учета на ней завязан еще и бухгалтерский учет, не спасает даже перевод программы из файловой системы в SQL: задержки при проведении документов могут быть огромными. Все это стоит продумать при выборе программы.

Еще один момент — стоит  продумать технические аспекты  оснащения склада и связь их с ПО. При использовании удаленного доступа и терминалов следует учитывать, что принтеры этикеток иногда сложно бывает связать по сети, а сканеры и вовсе невозможно. Для этих целей лучше использовать локальную сеть.

Так же стоит обратить внимание на ускорение и оптимизацию работы самой программы: все действия должны управляться с клавиатуры, должен быть предусмотрен ввод на основании  других документов и т. п. В поле ввода-вывода должно вводиться как наименование, так и код, а также осуществляться поиск по первым символам.