Технология организации и проведения пресс-конференций

Существуют и вспомогательные цели последнего этапа - расположить к себе журналистов. Нужно найти возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, дать свои контактные телефоны.

Организаторы могут устроить для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия - создать неформальную обстановку для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ. Организаторы могут использовать фуршет для решения дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вопросам и т.д.

2.4 Некоторые особенности общения с представителями СМИ

Контингент представителей СМИ разнообразен, и в некоторых случаях невозможно просчитать дальнейшую судьбу преподнесенной на пресс-конференции информации; поэтому, чтобы снизить риск появления «неожиданной» информации, необходимо учитывать особенности поведения и речи на этом мероприятии.

Важно помнить: любое общение с представителями СМИ — это изменение общественного мнения, поэтому текст речи должен быть тщательно отработан. В выработке доклада не обязательно придерживаться схемы «введение — основная часть — заключение». Вполне приемлемо кратко высказаться по сути, иначе говоря, «взять быка за рога», а общую информацию о компании раздать перед началом пресс-конференции в пресс-пакете.

Желательно, чтобы комментарии других выступающих (их численность не должна превышать трех человек) не выходили за рамки 5-7 минут. Таким образом, с учетом вступительных слов ведущего, основная часть (доклады) укладывается в 30-40 минут. Оставшиеся 20-30 минут отводят для вопросов журналистов.

Выступление лучше не читать, а заранее выучить (исключение составляют цифровые показатели). Таким образом удается, во-первых, удерживать внимание аудитории, а во-вторых, наблюдать, как аудитория реагирует на сообщение. Кроме того, журналисты, как и все люди, любят, когда обращаются непосредственно к ним и смотрят, что называется, в глаза. В этом смысле желательно не забыть даже далеко сидящих представителей СМИ, возможно, с неприятными лицами или плохо одетых.

Кстати, драные джинсы и плохо выстиранная майка у журналистов, как правило, не признак отсутствия денег на приличный гардероб, а некий вызов истеблишменту, периодически проявляющийся также в резких публикациях и негативных высказываниях. Единственный способ противодействия ему — заранее продуманная тактика поведения и высказываний.

Во время выступления желательно избегать слов и выражений-паразитов («как бы», «на самом деле», «вот» «и все же» и т.п.), а также непрерывного произнесения междометий (например, «э-э-э…»). Это сразу производит неблагоприятное впечатление: ведь диктофоны работают, а время идет. Поэтому необходимо заранее несколько раз прорепетировать речь. Лучше сделать это перед коллегами, а за отсутствием оных — у зеркала.

Следите за своими руками. Кроме того, что их обязательно надо держать на столе (а не под ним), время от времени полезно жестикулировать.

Выступление лучше начать с шутки или вскользь коснуться актуальной для всех присутствующих темы. Это разрядит обстановку и будет работать на создание благоприятного имиджа. В любом случае необходимо создать атмосферу сопричастности, но не заискивания. Например: «Здравствуйте, уважаемые дамы и господа! Искренне рад видеть вас в добром здравии, несмотря на эпидемию гриппа, которая сейчас свирепствует (или которой нас пугают врачи). Надеюсь, это не помешает нашему конструктивному сотрудничеству. Итак, начнем с вашего позволения» (Грипп можно заменить любым другим общезначимым событием: выборы президента, хорошая или плохая погода и пр.).

Удачный ход — подстроенный случай с диктофоном, выражающий заботу о нелегкой работе журналиста. На стол ставится подставной диктофон, через некоторое время раздается щелчок — он останавливается. Прервав выступление, докладчик обращается к журналистам: «Чей это диктофон? (Демонстрирует залу). У Вас пленка закончилась!».

Ваше поведение на мероприятиях во всех случаях должно быть спокойным и уравновешенным. Даже если собеседник ведет себя по отношению к Вам вызывающе или в Вас летят помидоры, необходимо сохранять выдержку и спокойствие. При этом Ваше лицо должно быть человечным, а не каменным (!). Если вдруг возникает состояние испуга, заставьте себя вспомнить, что журналисты — те же люди, они тоже едят, пьют, имеют слабости и недостатки. Если страх не проходит, выберите из присутствующих одного, наиболее симпатичного Вам, и представьте, что это Ваш давний друг и у вас сейчас состоится разговор по душам. В этот момент для Вас все присутствующие журналисты — Ваши друзья. Улыбайтесь, но, разумеется, только к месту.

Другая неприятность, которая может случиться на пресс-конференции — это технические неполадки, например, отсутствие микрофона или его нетрудоспособность. В этом случае Вам придется говорить громче, что без предварительной подготовки может привести к деконцентрации Вашего внимания. Конечно, это крайность, но во время публичного выступления надо быть готовым ко всему, причем заранее. Это залог успеха всего мероприятия и гарантия того, что Вы сможете достичь нужной Вам цели.

Важная деталь: если кто-то из содокладчиков в силу обстоятельств не может выступить на пресс-конференции (находится в другом городе, заболел, не имеет навыков публичных выступлений и т.д.), то это легко преодолеть, разместив в пресс-пакете интервью с ним. Недопустимо отказываться от пресс-конференции в самый последний момент без достаточной на то причины.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Пресс-конференции - один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Пресс-конференции целесообразны, когда организации необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность.
• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос. Специалисты в области связи с общественность не рекомендуют организовывать пресс-конференции по мало значительным поводам, а также в тех случаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционных средств(например с помощью пресс-релизов).

До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном предприятии.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов. Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.).

Организаторы пресс-конференции должны тщательно продумать многочисленные технические аспекты ее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные розетки, микрофоны, средства орг. Техники, оперативную связь, место для телекамер и т.д.).

По завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия – вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.

2. Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие / С.А .Варакута. – М.: ИНФАРА-М, 2009. - 207 с.

 

3.  Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 496 с.

4.  Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. – М.: Издательский дом Герда, 2003 - 320 с.

 

5.  Мельникова С.В. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие / С.В. Мельникова. – Ульяновск: УлГТУ, 2000. - 106 с.

6. Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения: Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. – М.: Книжный мир, 2008. - 384 с.

 

7.  Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2007. - 279 с.

8.  Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. - 96 с.

9.  Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2005. - 227 с.

10.  Степанова Л.М. Психология делового общения / Л.М. Степанова // Элитариум. - 2003.- №12.