Шпаргалка по "Теория организации"

В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий

 

10. Открытые и закрытые  системы, их характеристика.

Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическим науками. Здесь понимается , что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для подержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На схеме предусматривающей промышленную организацию как открытую систему (рисунок 1), можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремится к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает организации.

Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

 

11. Системный, структурный  и поведенческий подходы в  теории организации.

Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных систем управления. Системный подход основывается на следующих принципах:

1. Единства, т.е. совместного, комплексного рассмотрения системы как целого и как особого составления его частей.
2. Развития. Это принцип необходимости изменения системы по отношению к внешней и внутренней среде. Т.е. система - это постоянно адаптирующийся целостный механизм.
3. Единства общей цели, где предполагается выбор глобальной цели для всех подсистем организации. Оптимум подсистем не является оптимумом для всей системы.
4. Функциональность, т.е. совместное рассмотрение структуры системы и функций. Приоритет всегда отдается функции над структурой, где функция — цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных систем необходимо выделять пересечения функциональных и структурных взаимосвязей.
5. Децентрализация. Сочетание централизации и децентрализации в структуре и функциях организационной системы может эффективно действовать (адаптироваться к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.
6. Принцип иерархии. Анализ и учет соподчинения и соотношения составляющих частей системы, их ранжирование.
7. Принцип неопределенности, множественности. Детерминированный характер связей предполагает жесткую взаимосвязь между причинами и следствиями. При вероятностном подходе нет явной связи между причиной и следствием, где: одна причина может приводить к разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы) могут приводить к одинаковым следствиям.
8. Принцип организованности, упорядоченности, т.е. выявление процессов последовательности и степени выполнения управленческих решений.

Можно выделить ряд научных аспектов, которые составляют сущность системного подхода:

1. Системно-элементный, отвечающий на вопрос из чего, каких элементов образована система;
2. Системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее элементов;
3. Системно-функциональный, показывающий какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;
4. Системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы как по горизонтали, так и по вертикали;
5. Системно-интегративный, показывающий механизм. Факторы сохранения, совершенствования и развития системы;
6. Системно-исторический, отвечающий на вопрос как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии она проходила, каковы ее исторические перспективы.

 

Структурный подход к организации

 

     Организации  создают структуры для того, чтобы  обеспечивать координацию и контроль  деятельности своих подразделений  и работников. Структуры организаций  отличаются друг от друга сложностью (т. е. степенью разделения деятельности  на различные функции), формализацией (т. е. степенью использования заранее  установленных правил и процедур), соотношением централизации и  децентрализации (т. е. уровнями, на  которых принимаются управленческие  решения).

     Структурные  взаимосвязи в организациях находятся  в центре внимания многих исследователей  и руководителей. Для того чтобы  эффективно достигались цели, необходимо  понимание структуры работ, подразделений  и функциональных единиц. Организация  работы и людей во многом  влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие  взаимосвязи, в свою очередь, помогают  установить цели организации, влияют  на отношения и поведение работников. Структурный подход применяется  в организациях для обеспечения  основных элементов деятельности  и взаимосвязей между ними. Он  предполагает использование разделения  труда, охвата контролем, децентрализации  и департаментализации.

     Структура  организации – это фиксированные  взаимосвязи, которые существуют  между подразделениями и работниками  организации. Ее можно понимать  как установленную схему взаимодействия  и координации технологических  элементов и персонала. Схема  любой организации показывает  состав отделов, секторов и других  линейных и функциональных единиц. Однако она не учитывает такой  фактор, как человеческое поведение, который влияет на порядок  взаимодействия и его координацию. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями.

     Организационную  структуру любой коммерческой  фирмы, больницы, банка, правительственного  учреждения и т. п. следует рассматривать  с учетом разных критериев. На  эффективность деятельности организации  влияют:

1. реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и должностных обязанностях;
2. политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала;
3. полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем и высшем).

     Рациональная  структура организации предполагает  комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень  эффективности производства.

 

Разумеется, такой сложный организм, каким является современная организация, не может быть понят только с позиций рассмотрения его формальной структуры и разложения его на отдельные части. Наряду со структурным подходом, отражающим преимущественно статику организации, ключевое значение имеет поведенческий подход, нацеленный на выявление динамики организации и ставящий в центр исследований человека, систему отношений между людьми, их компетентность, способности, мотивации к труду и к достижению установленных целей. Людей побуждают объединяться в организации и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности, и цели, достижение которых требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди объединят свои усилия и влияют на поведение организации в целом в интересах повышения ее эффективности.

 

12. Понятие и сущность  организации.

Организация – сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на постоянной основе для достижения общих целей. Организация – активный, относительно независимый элемент общественной системы, через который преломляются интересы индивида и общества.

Организация – образование группы или отдельных лиц, взаимодействующих между собой и работающих для достижения определенной цели.

Для организации характерны следующие признаки:

   – комплексность, определяющая степень разделения  труда в организации, уровень  специализации, количество уровней  иерархии;

   – формализация  – разработанные правила и  процедуры, определяющие поведение  работников; (что можно и нельзя  делать);

   – соотношение  централизации и децентрализации  – уровни, на которых принимаются  решения. Соотношение централизации  и децентрализации определяет  тип и характер организационной  структуры управления.

 

13. Миссия и цели организации.

Каждая организация имеет миссию. Миссия – сформулированное утверждение относительно того, для чего и по какой причине существует организация. Разработка миссии необходима для выявления основной задачи фирмы, разработки на ее основе целей и критериев принятия решений.

   Для организации миссия является точкой отсчета для принятия плановых решений (определить, для чего существует компания); придает ясность цели, к которой движется организация (в чем отличие данной компании от уже работающих на рынке); помогает концентрировать усилия работников на достижение цели (согласованность интересов всех лиц организации); вызывает понимание и поддержку внешних участников организации, способствует созданию корпоративного духа организации.

   В обобщенном  виде миссия представляет собой  определение предлагаемых продуктов (услуг), место и роль организации  на рынке; цели организации; технологию, базовые взгляды и ценности, сильные  стороны, конкурентоспособность, ответственность  перед партнерами и потребителями, имидж и внешний вид. То, что  компания собирается делать, куда  двигаться, и чем она хочет  стать, и является миссией фирмы.

   В зависимости  от критерия классификации выделяют  следующие группы целей:

   1) период  установления: стратегические, тактические; оперативные;

   2) содержание: экономические, организационные, научные; социальные, технические, политические;

   3) структурные: маркетинговые, инновационные, кадровые; производственные, финансовые, административные;

   4) среда: внутренние и внешние;

   5) приоритетность: особо приоритетные, приоритетные, внешние;

   6) измеримость  количественные и качественные;

   7) повторяемость: разовые и постоянно повторяющиеся;

   8) иерархия: цели организации, подразделения;

   9) стадии  жизненного цикла: проектирование  и создание объекта, рост объекта; зрелость объекта; завершение жизненного  цикла объекта.

   Миссия  не изменяется на протяжении  всего цикла жизнедеятельности  организации. Формирование новой  миссии ведет к формированию  нового предприятия. Осуществляя  свою миссию, предприятие движется  к достижению определенных целей (выживания, роста, доходности). Оно  выпускает продукцию (оказывает  услуги), обретает знания, используют  новые технологии, что влечет  за собой новый виток развития.