Содержание: Введение
Глава 1.Сущность организации. 1.1.Место
и роль организации в системе научных
знаний 1.2.Организация как
социальная система
1.3.Формирование вертикальных и горизонтальных
связей организации Глава
2.Коммуникации и межгрупповое поведение
в организаци. 2.1.Организационная среда
и коммуникации
2.2.Формальная и неформальная структура
и влияние на коммуникационный процесс
2.3.Межгрупповое поведение
Глава 3.Анализ коммуникаций банка «Хоум
кредит»
Заключение
Список использованной литературы
Введение Коммуникации имеют огромное
значение для успеха деятельности предприятий
и представляют одну из сложных проблем
менеджмента. Эффективно работающими
руководителями считают тех, кто эффективен
в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве
владеть искусством коммуникации, так
как, образно говоря, они выполняют работу
чужими руками. Роль коммуникаций очевидна
как на малых фирмах, так и в мощных
компаниях и корпорациях. От эффективности
коммуникационных связей и взаимодействий
зависит будущее не только предприятия,
как хозяйствующего субъекта на рынке,
но также и людей, работающих на данном
предприятии, а на глобальном уровне и
благополучие всей страны в целом. Эффективность
коммуникаций зависит, прежде всего, от
психологического настроя коллектива.
Там где руководитель использует метод
кнута и палки наблюдается нервозность
и разрозненность коллектива, а следствием
этого - плохая производительность труда,
высокая текучесть кадров, отсутствие
инициативности, постоянные сплетни, зависть
и т.п. Все эти факты не могут привести
ни к чему другому кроме затухания предприятия
и в конечном итоге даже банкротству. Однако
если руководитель проводит собрания
в коллективе, где обсуждаются те или
иные проблемы развития, применяет
методы поощрения за инициативу, труд
и т. п., создает условия для свободного
выражения своего мнения, пусть даже не
совпадающего с мнением руководства, то
в этом случае персоналу легко работать
на данном предприятии. Люди осознают
в этом случае свою значимость и стараются
использовать весь свой потенциал и интеллект
для достижения процветания организации.
На таком предприятии сотрудники уверены
в своем будущем, в том, что их проблемы
можно открыто обсудить на собрании, внести
какие-то идеи, за которые они будут морально
и материально вознаграждены. Таким предприятиям
легче вынести экономические и политические
кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе
сотрудники будут помогать друг другу
пережить трудности. Все это уже давно
осознали зарубежные и многие отечественные
менеджеры. Но как добиться эффективных
коммуникаций? Как приобрести навыки и
умение управлять коммуникативными процессами?
- вот главные вопросы, которые беспокоят
современных российских руководителей.
В рамках вышесказанного актуальность
выбранной темы подчеркивается опытом
зарубежных и отечественных руководителей,
их заинтересованностью в изучении коммуникационных
связей и их эффективному развитию. Объектом
исследования в данной работе является
организация. Предмет исследования коммуникации
в функционировании и развитии организации. Цель
исследования определить роль коммуникаций
и межгруппового поведения в функционировании
и развитии организации. Задачи: 1.Рассмотреть
теоретические аспекты организации, коммуникаций
и межгруппового поведения в организации.
2.Показать сущность организации. 3.Особенности
коммуникаций и межгруппового поведения
в организации. 4.Рассмотреть проблемы
коммуникаций и межгруппового поведения
на уровне предприятия.
Глава 1.Сущность организации
1.1Место и роль организации
в системе научных знаний Организация
рассматривается как объект, обладающий
упорядоченной внутренней структурой.
В нем сочетаются многообразные связи
(физические, технологические, экономические,
правовые) и человеческие отношения. Для
нее характерна целенаправленность функционирования
и развития. Организация — это самоорганизующаяся
система на всех этапах своего жизненного
цикла. Именно такое понимание и положено
в основу теории организации. Организации
не могут быть предметом изучения только
одной науки — теории организации. Они
должны рассматриваться как предмет междисциплинарного
изучения. Основополагающая задача
теории организации — изучение влияния,
которое оказывают индивидуумы и группы
людей на функционирование организации,
на происходящие в ней изменения, на обеспечение
эффективной целенаправленной деятельности
и получение необходимых результатов.
Теория организации призвана использовать
достижения и данные целого ряда смежных
научных дисциплин (психологии, социологии,
социальной психологии, антропологии)
для решения этих задач. Вклад психологии
в теорию организации проявляется в наибольшей
мере через изучение и прогнозирование
поведения индивидуума, определение возможностей
изменения поведения людей. Психология
выявляет условия, мешающие или способствующие
рациональным действиям и поступкам людей.
В последнее время расширилась база именно
тех психологических исследований, которые
непосредственно связаны с поведением
человека в организации. Речь идет о приемах
восприятия, обучения и тренировки, выявлении
нужд и разработке мотивационных методов,
степени удовлетворенности работой, психологических
аспектах процессов принятия решений,
оценке поступков и позиций людей, природе
хозяйственной предприимчивости. Исследования
в области социологии расширяют методологические
основы теории организации за счет изучения
социальных систем, где индивидуумы исполняют
свои роли и вступают в определенные отношения
между собой. Принципиально важным является
изучение группового поведения, особенно
в формальных и сложных организациях.
Актуальными становятся социологические
выводы и рекомендации, касающиеся групповой
динамики, процессов социализации, организационной
структуры, бюрократии, коммуникаций,
статуса и власти. Особый вклад социологии
обусловлен изучением природы социальных
конфликтов (и прежде всего конфликтов
межличностных) между малыми, средними
и большими социальными группами. Для
теории организации большую научную значимость
приобретает изучение мотивации человеческой
деятельности, места и роли человека в
социальных и технических системах, анализ
факторов социальной активности и социальной
патологии, моделирование социальной
значимости деятельности человека, исследование
его социальных возможностей, ожиданий,
ограничений, социальных перемещений,
мобильности, идентификации.[п.н.10-5с].
На вопросы, возникающие в процессе
функционирования организации, о том,
как индивидуумы ведут себя в групповой
деятельности и почему они ведут себя
так, а не иначе, дает ответы сравнительно
новая научная дисциплина — социальная
психология. При изучении межличностного
поведения главным ориентиром является
то, как происходят изменения, в каких
формах они осуществляются и как преодолеваются
барьеры их восприятия. Исключительную
важность для организаций представляют
исследования, посвященные оценке и анализу
изменения позиций людей, форм коммуникаций
и путей удовлетворения индивидуальных
нужд в условиях групповой деятельности. Вклад
антропологии в теорию организации
обусловлен тем, что эта отрасль знаний
среди прочих проблем изучает функцию
культуры общества, т. е. своеобразный
механизм отбора ценностей и норм прошлого,
трансляции их живущим поколениям, вооружаемым
определенными стереотипами сознания
и поведения. Эта социальная память прошлого
лежит в основе различий фундаментальных
ценностей, взглядов и норм поведения
людей, проявляющихся в деятельности организаций.
В теории организации исключительно важно
учитывать характер и степень влияния
указанных факторов на формирование приоритетов
людей и их поведение в организациях. Связь
теории организации с экономической
наукой определяется объективной потребностью
формировать цели и стратегию организаций
как основу их построения, обеспечения
их внутренних и внешних взаимодействий.
Исследования отношений собственности,
рыночного и государственного регулирования,
макро- и микроэкономических аспектов
функционирования субъектов хозяйствования,
проблем эффективности и ее измерителей,
методов экономического стимулирования
имеют непосредственное отношение не
только к ориентации организаций, но и
ко всем сторонам их эффективной деятельности.[п.н.10-6с] Особую
значимость приобретает связь теории
организации с юридической наукой, изучающей
право как систему социальных норм и различные
аспекты правоприменительной деятельности.
Непосредственное влияние на формирование
ключевых разделов теории организации
оказывают такие отрасли юридической
науки, как гражданское, трудовое и хозяйственное
право. Это же относится и к административному
праву, регулирующему общественные отношения,
возникающие в процессе организации государственного
управления и осуществления исполнительно-распорядительной
деятельности. Особо выделим корпоративное
право — совокупность юридических норм,
регулирующих правовой статус, порядок
создания и деятельности хозяйственных
обществ и товариществ. В организационной
деятельности исключительно велика роль
системы правил, устанавливаемых собственником
или администрацией предприятия (коммерческой
организации) и регулирующих различные
внутрифирменные отношения. Совокупность
социальных регуляторов, облекаемая в
соответствующую законодательную форму
и обеспечивающая юридическую регламентацию
общественных отношений, создает необходимые
предпосылки для эффективного функционирования
организаций. Важную роль играют современные
информационные системы, связывающие
воедино все процессы функционирования
организаций и собственно управленческой
деятельности, а также информатика как
наука, изучающая законы, закономерности,
методы, способы и средства реализации
информационных процессов в этих системах.
Организации должны быть структурированы
таким образом, чтобы максимизировать
возможности системы управления по обработке
и передаче необходимой информации, добиться
требуемой оперативности принятия, реализации
и контроля управленческих решений. Организации
должны обеспечить оперативное получение
требуемой информации как руководителями,
так и исполнителями. Развитие современных
информационных систем осуществляется
высокими темпами за счет широкого внедрения
новых информационных технологий, развития
компьютерных сетей и телекоммуникаций.
В перспективе значение этого фактора
будет возрастать.[п.н.10-с7]
1.2.Организация
как социальная система Общество
состоит из множества организаций, с которыми
связаны все аспекты и проявления человеческой
жизни, — экономика, наука, культура, образование,
оборона, даже личная жизнь. Теория организации
призвана ответить на вопросы, зачем организации
нужны, как они создаются, функционируют
и изменяются, почему члены организаций
действуют именно так, а не иначе. Черты
и свойства организаций. Организация представляет
собой сознательно координируемое
социальное образование с определенными
границами, которое функционирует на относительно
постоянной основе для достижения общей
цели или целей. Под словами «сознательно
координируемое» понимается управление,
под «социальным образованием» — то, что
организация состоит из отдельных людей
или их групп, взаимодействующих между
собой. Модели взаимодействия, которым
следуют индивидуумы, являются преднамеренными.
Организационные процессы содержат в
себе социальную сущность, а взаимодействие
членов групп должно быть сбалансировано
и предполагает необходимость в координации.
Организация имеет относительно определенные
границы, которые могут меняться со временем.
Члены организации, на которых возлагаются
определенные обязанности, вносят свой
вклад в достижение установленных целей.
Преимущество организованных групп заключается
в том, что человек, входя в состав коллектива,
может более успешно достичь своих целей,
чем индивидуально. Поэтому он и создает
интегрированные, кооперативные системы
поведения. Определение организации предусматривает
необходимость формального координирования
взаимодействия работников. Структура
организации определяет, каким образом
должны быть распределены задачи, какой
должна быть субординация, каковы формальные
координирующие механизмы и модели взаимодействия.
Для организации характерны комплексность,
формализация определенное соотношение
централизации и децентрализации. Комплексность
рассматривает степень дифференциации
в рамках организации. Она включает уровень
специализации или разделения труда, количество
уровней в иерархии организации и степень
территориального распределения подразделений
организации. Под формализацией понимаются
заранее разработанные и установленные
правила и процедуры, определяющие поведение
работников. Некоторые организации минимально
оперируют с такими стандартными директивами.
Другие имеют все типы правил, инструктирующих
работников по поводу того, что они могут
и чего не могут делать. Соотношение централизации
и децентрализации определяется уровнями,
на которых вырабатываются и принимаются
управленческие решения в организации.
В некоторых организациях процесс принятия
решений очень централизован, разрешением
проблем занимаются высшие руководители.
В других случаях принятие решений децентрализовано,
ответственность делегируется вниз по
иерархии управления. Принятое соотношение
централизации и децентрализации определяет
характер и тип устанавливаемой организационной
структуры управления.[п.н10-13с] Организации
заранее проектируются, моделируются
с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную
интересам достижения установленных целей.
При проектировании организации используется
представление о ней как об организме,
который действует рационально и целенаправленно,
имеет изначально установленную цель
и совершенствует методы достижения цели. Теория
организации и организационное поведение
— смежные дисциплины, имеют много точек
соприкосновения, дополняют друг друга
при изучении проблем поведения организаций.
Исследуя конфликты, организационное
поведение сосредоточивается на межличностных
и внутригрупповых столкновениях, которые
происходят из-за разнообразия личностных
особенностей и недостаточной коммуникации.
Конфликт же, когда он изучается теорией
организации, связан преимущественно
с проблемами внутренней координации.
В одном случае конфликт рассматривается
как проблема, возникающая между людьми.
В другом - как столкновение в результате
имеющихся недостатков в построении организации.
Теория организации и организационное
поведение охватывают различные уровни
и аспекты анализа организационного процесса.
Каждая организация имеет свое предназначение
- миссию, во имя которой люди объединяются
и осуществляют свою деятельность. Миссия
— понятие неоднозначное. Значение определения
миссии организации состоит в том, что
она: 1) представляет собой базис, точку
опоры для всех плановых решений организации,
для определения ее целей и задач; 2) создает
уверенность, что организация преследует
непротиворечивые, ясные, сравнимые цели; 3)
помогает сосредоточить усилия работников
на выбранном направлении, объединяет
их действия; 4) вызывает понимание и поддержку
внешних участников организации (акционеров,
финансовых фирм и т. д.). Примерная характеристика
предназначения организации в обобщенном
виде включает: -предлагаемые продукты
или услуги; -место и роль в системе рыночных
отношений; -цели организации (выживание,
рост, доходность); -технологию (процессы,
инновации); -философию (базовые взгляды,
ценности, мотивации); -внутреннюю концепцию
(сильные стороны, степень конкурентоспособности,
факторы выживания); -внешний образ, имидж
(ответственность перед партнерами, потребителями,
обществом в целом). Осуществляя свою миссию
(предназначение), организация добивается
достижения определенных целей — выживания,
роста, доходности . Она выпускает определенную
продукцию и оказывает услуги, использует
различные технологии и т. д.[п.н10-14,15с]
Открытые и закрытые системы. Всесторонний
анализ внутреннего строения организации
обеспечивается с помощью системного
подхода. Система — это набор взаимосвязанных
и взаимозависимых частей, составленных
в таком порядке, который позволяет воспроизвести
целое. Уникальной характеристикой при
рассмотрении систем являются внутренние
отношения частей. Каждая система характеризуется
как дифференциацией, так и интеграцией.
В системе используются разнообразные
специализированные функции. Каждая часть
организации выполняет свои определенные
функции. Для того чтобы поддерживать
отдельные части в одном организме и формировать
завершенное целое, в каждой системе осуществляется
интеграция. Для этого используются такие
средства, как координация уровней иерархии
управления, прямое наблюдение, правила,
процедуры, курс действий. Различают системы
открытые и закрытые. Понятие закрытой
системы возникло в физике. Это система,
являющаяся самосдерживаемой. Ее главная
характеристика заключается в том, что
она существенно игнорирует эффект внешнего
воздействия. Совершенной системой закрытого
типа была бы та, которая не принимает
энергии от внешних источников и не дает
энергию внешней среде. Закрытая организационная
система имеет малую применяемость. Открытая
система предполагает динамическое взаимодействие
с окружающим миром. Организации получают
сырье и людские ресурсы из внешней среды.
Они зависят от внешних клиентов и заказчиков,
потребляющих их продукцию. Банки, активно
взаимодействующие с внешней средой, открывают
депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции,
используют полученную прибыль для поддержания
развития, выплаты дивидендов и уплаты
налогов. На входе системы — поступление
материалов, рабочей силы, капитала. Технологический
процесс организуется для переработки
сырья в конечный продукт. Конечный продукт,
в свою очередь, продается заказчику Финансовые
учреждения, рабочая сила, поставщики
и заказчики, правительство — все являются
частью внешней среды. Все системы имеют
вход, трансформационный процесс и
выход. Они получают сырье, энергию, информацию,
другие ресурсы и преобразуют их в
товары и услуги, прибыль, отходы и т. п.
Открытые системы имеют, однако, некоторые
специфические черты. Одна из таких черт
- это признание взаимозависимости между
системой и внешней средой. Существует
граница, которая отделяет систему от
ее окружения. Изменения во внешней среде
влияют на один или несколько атрибутов
системы, и наоборот, изменения в системе
воздействуют на окружение. Организация
должна отражать состояние внешней среды.
В основе ее построения лежат предпосылки
экономического, научно-технического,
политического, социального или этического
характера. Организация должна создаваться
так, чтобы она нормально функционировала.
Должен обеспечиваться вклад каждого
ее члена в общую работу и эффективная
помощь работникам в достижении поставленных
целей. В этом смысле действенная организация
не может быть статичной. Она должна оперативно
отслеживать все изменения внешней среды,
оценивать их и выбирать наилучшую ответную
реакцию, способствующую достижению ее
целей. Она должна эффективно реагировать
на воздействия внешней среды. Принципиальное
значение для функционирования организаций
имеет обратная связь. Открытые системы
постоянно получают информацию из внешней
среды. Это помогает приспособиться и
позволяет предпринимать корректировочные
действия по исправлению нежелательных
отклонений параметров системы. Здесь
под обратной связью понимается процесс,
позволяющий получать приток в систему
информации или денег для модифицирования
производства выпускаемой продукции или
налаживания выпуска новой продукции.
Нужно учитывать
и то, что организации укомплектовываются
людьми. Очевидно, что при группировке
видов деятельности и распределении
полномочий внутри любой организационной
системы необходимо учитывать
недостатки и привычки людей.
Это не означает, что организация
должна создаваться применительно
к людям, а не на основе
целей и сопутствующих их достижению
видов деятельности. Однако весьма
важным для руководителя, зачастую
сдерживающим, фактором является
то, какие лица будут работать
в организации, какие роли они будут
выполнять. Поведение членов организации
может рассматриваться как ее внутренняя
среда. В организации постоянно возникают
проблемы, могущие изменить ее положение.
Чтобы все элементы организации действовали
и были разумно скоординированы, необходимо
непрерывное поступление ресурсов. Производственный
аппарат изнашивается, технология устаревает,
материалы нужно пополнять, работники
увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность
организации, эти ресурсы необходимо,
не прерывая производственного процесса,
заменять элементами равной производительности. Другие
внутренние проблемы возникают из-за недостатков
взаимодействия и скоординированности
разных участков организации. Одной из
причин того, что работники уходят, а акционеры
не желают вкладывать свои сбережения,
является неудовлетворенность этих групп
условиями труда и вознаграждением за
участие в организации, и это недовольство
может стать таким сильным, что возникнет
угроза самому существованию организации.
Для организации характерен циклический
характер функционирования. Выходная
продукция системы обеспечивает средства
для нового инвестирования, что позволяет
повторять производственный цикл. Доходы,
полученные промышленными организациями,
должны быть достаточно адекватными для
оплаты кредитов, труда рабочих и погашения
займов, если цикличность деятельности
устойчива и обеспечивает жизнеспособность
организации. Организационные системы
предрасположены к сокращению или распадению
на части. Поскольку закрытая система
не получает ресурсы из внешней среды,
она может со временем сокращаться. В отличие
от нее открытая система характеризуется
негативной энтропией, т. е. она может реконструировать
себя, поддерживать свою структуру, избежать
ликвидации и даже вырасти, потому что
приток ресурсов извне превышает их отток
из системы. Приток ресурсов для предотвращения
энтропии поддерживает некоторое постоянство
обмена ресурсами, в результате чего достигается
относительно стабильное положение. Даже
несмотря на то, что существует постоянный
приток новых ресурсов в систему и их постоянный
отток, обеспечивается определенная сбалансированность
системы. Когда открытая система активно
перерабатывает ресурсы в выходную продукцию,
она оказывается тем не менее способной
поддерживать себя в течение определенного
времени. Исследования показывают, что
большие и сложные организационные системы
имеют тенденцию к дальнейшему росту и
расширению. Они получают определенный
запас прочности, выходящий за пределы
обеспечения только выживаемости. Многие
подсистемы в рамках системы имеют возможность
получать ресурсов больше, чем требуется
для производства продукции. С ростом
организации ее высшие руководители вынуждены
все в большей мере передавать полномочия
по выработке решений нижестоящим звеньям.
Однако поскольку руководители высшего
уровня отвечают за все решения, их роль
в организации изменяется: от выработки
решений руководители высшего уровня
переходят к управлению процессами выработки
решения. В результате увеличение размеров
организаций приводит к необходимости
разделения труда в сфере управления.
Одна группа — руководители высшего уровня
— обладает первичными полномочиями и
несет ответственность за определение
характера системы управления организацией,
т. е. процесса, с помощью которого должны
разрешаться проблемы организации. Другая
группа руководителей подчиняется руководству
высшего уровня, ее основная обязанность
состоит в выработке решений. Открытые
системы добиваются согласования двух,
часто конфликтных стратегий. Действия
по поддержанию сбалансированности системы
обеспечивают взаимодействие с внешней
средой, что, в свою очередь, предотвращает
резкие изменения, которые могут разбалансировать
систему Напротив, действия по приспособляемости
системы к различным изменениям позволяют
адаптироваться к динамике внутреннего
и внешнего спроса. Одна стратегия, например,
ориентирована на обеспечение стабильности
системы путем покупки, технического обслуживания
и ремонта оборудования, набора и обучения
работников, использования правил и процедур.
Другая стратегия сосредоточивается на
изменении системы посредством планирования,
изучения рынка, развития производства
новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо
в интересах выживания организации. Стабильные
организации, которые не способны адаптироваться
к изменению условий, долго просуществовать
не смогут. То же самое можно сказать о
приспособляемых к изменениям, но нестабильных,
т. е. неэффективных, организациях. Организационная
система может достичь своих целей,
используя различные комбинации ресурсов
и стратегий. Вот почему необходимо рассматривать
разнообразные формы и способы решения
возникающих проблем, а не искать какой-либо
один «оптимальный» выход, приводящий
к быстрым результатам.[п.н.10-21с]
1.3.Формирование вертикальных
и горизонтальных связей организации
Исследование схем формальных организаций
показывает, что существует уровень вертикального
и горизонтального разделения труда. Руководитель
верхнего уровня управляет деятельностью
руководителей среднего и низшего уровней,
т. е. формально обладает большей властью
и более высоким статусом. Вертикальная
дифференциация связана с иерархией управления
в организации. Чем больше ступеней иерархической
лестницы между высшим уровнем управления
и исполнителями, тем более сложной является
данная организация. Полномочия распределяются
по должностям и руководителям, занимающим
эти должности. Цель организации рассматривается
как ориентир для направлений потоков
связей и полномочий. Горизонтальная
дифференциация отражает степень разделения
труда между отдельными структурными
единицами. Чем больше в организации различных
сфер, требующих специализированных знаний
и навыков, тем более сложной она является.
Горизонтальная специализация направлена
на дифференциацию функций. Она охватывает
определение работы (соединение различных
отдельных заданий) и определение взаимосвязи
между различными видами работ, которые
могут выполняться одним или многими работниками.
Охват контролем - это число подчиненных,
которые отчитываются перед одним руководителем.
Функционализация — это разнообразие
заданий, которые должны быть выполнены,
чтобы достичь целей организации. Руководитель
высшего уровня имеет прямой контроль
над тремя руководителями среднего уровня
- по производству, бухгалтерскому учету
и маркетингу. В свою очередь, руководители
среднего уровня имеют прямой контроль
над соответствующими руководителями
низшего уровня , а те - непосредственно
над определенным числом исполнителей.
Это можно рассматривать как функционализацию,
в результате которой образуются те или
иные специализированные подразделения.
Наряду с этим существует географическое
(территориальное) разделение труда, связанное
со степенью распределения физических
активов организации по различным регионам.
В данной структуре коммуникации, координация
и контроль усложняются. Необходимо
различать масштаб и глубину работ. Масштаб
работ - это количество выполняемых работ,
их объем. Понятие глубины работ относится
к объему контроля, который осуществляет
работник в ходе работы. Глубина работ
носит личностный характер, у разных работников
на одном организационном уровне она может
быть различной. Решая конкретные проблемы
разделения труда в структуре управления,
необходимо тщательно учитывать не только
функциональную направленность и масштабы
выполняемых работ, но и их глубину.
Важнейшей тенденцией развития организаций
является уменьшение числа решений, принимаемых
в высшем звене, повышение способности
организации обрабатывать обширную информацию
и оперативно реагировать на складывающиеся
ситуации. Это достигается путем предоставления
больших полномочий низшим уровням, перенесения
центров принятия управленческих решений
туда, где возникает проблема и откуда
поступает информация. Наделение полномочиями
низших уровней в ряде случаев возможно
и при вертикальных связях, поскольку
ресурсы закреплены в отдельности за каждым
производственным подразделением, которое
нередко при решении проблем не нуждается
в информации о других подразделениях.
Однако если передача полномочий низшим
уровням осуществляется без закрепления
соответствующих ресурсов, то требуется
развитие горизонтальных связей. Это необходимо
для получения всей информации, относящейся
к общим ресурсам и возможностям их использования.
В ряде случаев для налаживания горизонтальных
связей используются так называемые неформальные
процессы, улучшающие деятельность формально
спроектированной структуры. Эти процессы
необходимы и неизбежны. Вот почему организации
должны быть спроектированы таким образом,
чтобы не препятствовать самопроизвольному
возникновению этих процессов, а в ряде
случаев и способствовать их развитию.
Существует несколько форм горизонтальных
связей. Одни — простые, ясные и недорогие,
другие — более сложные, дорогостоящие
и требующие больших усилий для формирования.
Основные формы связей по горизонтали.
Среди распространенных форм горизонтальных
связей можно назвать следующие: -использование
прямых контактов между руководителями,
взаимодействующими по поводу решения
общей проблемы; -установление взаимосвязи
между двумя подразделениями, имеющими
прочные контакты по основным вопросам
их деятельности; -создание временных
целевых групп для решения проблем, затрагивающих
несколько подразделений; -создание постоянно
действующей группы для решения периодически
возникающих межфункциональных проблем;
-создание новых «интегрирующих» органов
в управлении горизонтальными процессами;
-переход от интеграционной к связующей
роли руководителя, если имеется существенная
дифференциация функций и видов деятельности; -установление
двойной ответственности в критических
точках решения проблем при матричных
структурах управления. Рассмотрим основные
из названных форм. Прямой контакт.
Наиболее простой и менее дорогостоящей
формой горизонтальных связей является
прямой контакт между руководителями,
занимающимися решением общей проблемы.
Во многих организациях практикуются
горизонтальные переходы работников из
одного подразделения в другое. Такая
практика обычно является частью программы
по повышению квалификации кадров. Подобные
переходы позволяют работникам накапливать
опыт работы в разных отделах, налаживать
и коммуникативные связи с коллегами из
других подразделений. Это способствует
оперативному использованию неформальных
средств коммуникаций - телефонных разговоров,
личных контактов и встреч. Работники,
не имеющие такого опыта, часто используют
письменные документы. Переход сотрудников
по горизонтали улучшает связи и способствует
налаживанию более эффективных контактов,
придавая им менее формальный характер.
Следует, однако, учитывать, что переводы
сотрудников во взаимозависимые подразделения
должны осуществляться часто и регулярно
с тем, чтобы получаемая в результате этих
контактов информация не устаревала. Если
растет число контактов между двумя подразделениями,
то может оказаться целесообразным выделение
специальных работников для налаживания
коммуникаций между подразделениями. Целевые
группы. Прямые контакты, как и механизм
интеграции, не всегда применимы. Они используются
в случаях, когда в общую работу вовлечены
два подразделения или две функции. Когда
решение проблемы требует вовлечения
большего числа подразделений, прямые
контакты не дают возможности для принятия
совместного решения. Эти проблемы обычно
решаются на более высоком уровне иерархии
управления. Как известно, такие ситуации
возникают достаточно часто. Целевые группы
— это форма горизонтального контакта
для решения общих проблем подразделений
разного профиля. Целевая группа набирается
из специалистов всех подразделений, принимающих
участие в данной работе. Одни заняты в
целевой группе полное время, другие —
часть рабочего времени. Целевая группа
носит временный характер, она существует
до тех пор, пока не решена проблема. С
ее решением все участники группы возвращаются
к своим прежним должностным обязанностям.
В зависимости от успешности выполнения
программ в целевых группах решение проблем
переходит от высших к низшим звеньям
управления. При таком групповом подходе
каждое подразделение, участвующее в решении
проблемы, обеспечивает целевую группу
необходимой информацией. Участники целевой
группы также могут оценивать воздействие
решения на свое подразделение. Команды.
Гораздо больше проблем возникает во время
выполнения специальных заданий. Использование
прямых контактов и целевых групп может
оказаться недостаточным для обеспечения
интеграции. Если задержки в решениях
становятся длительными и линии коммуникаций
расширяются, высшие руководители вынуждены
тратить больше времени на ежедневные
текущие операции. В данном случае необходимо
создать на постоянной основе группу (команду)
по решению наиболее часто возникающих
проблем. Такие команды могут встречаться
ежедневно или еженедельно для обсуждения
вопросов. Команды могут быть сформированы
на различных уровнях. В целом иерархия
команд может быть спроектирована. Проект
структуры команды отражает характер
проблем подразделений, определенных
функциональных областей деятельности,
процессов, продукции или конкретных проектов.
Чем больше задач, требующих всестороннего
рассмотрения, тем большее количество
уровней, на которых должны функционировать
команды, а в ряде случаев тем шире должен
быть круг их полномочий.