Лекции по "Теории организации"

Теория организации

 

 

Тема 1. Системный и ситуационный подходы в управлении

 

В условиях оперативного управления необходимо понять характер организационно-управленческих механизмов подчинения производства потреблению и удовлетворения рыночного спроса. Эти закономерности современных бизнес процессов строятся на системном и ситуационном подходах.

Современная организация должна рассматриваться  как социально-экономическая система.

Системный подход

Предполагает управление организацией, как единую совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.

Система – это некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

В зависимости от принадлежности системы делятся на открытые и закрытые.

Закрытая  система имеет жесткие фиксированные границы, её действия не зависят от действий внешней среды и она является самообеспечивающейся.

Открытая  система характеризуется взаимодействием с внешней средой и состоящая из трех компонентов: входа, преобразования и выхода.

Олицетворением организации как  открытой системы является модель «черного ящика».

 

К «входу» системы относится все, что получает организация для производства товаров, новшеств, и оказания услуг сторонним организациям.

На входе организация получает информацию, капитал, документы, материалы, человеческие ресурсы.

Задача органов управления  сводится к обеспечению конкурентоспособного «входа» системы путем проведения маркетинговых исследований и отбора наиболее конкурентоспособных поставщиков. Если «вход» будет неконкурентоспособным, то при любом уровне процесса преобразования (входа в выход) – параметры выхода системы тоже будут неконкурентоспособными.

 

 

Другими словами –  гнилое дерево лазерным инструментом не отшлифуешь.

Вывод: сначала необходимо обеспечить конкурентоспособность  «входа», потом конкурентоспособный  процесс, тогда и «выход» системы  будет конкурентоспособным.

 

В процессе преобразования ресурсы приобретают материально-вещественную форму, готовую к реализации или дальнейшему применению.

На «выходе» система получает товары, работы, услуги, прибыль, рост объема продаж, социальную ответственность, удовлетворение работников и потребителей, рост организации.

 

Систематизация элементов  в управлении проводится на основе изучения их взаимосвязи и взаимообусловленности, т.е. рассмотрения отдельных подразделений  организации, направлений анализа, показателей, факторов, комплексного выявления  резервов по отдельным и общим показателям деятельности организации.

Систематизация и анализ позволяют: построить приблизительную модель изучаемого объекта, определить его главные компоненты, функции, соподчиненность элементов системы; раскрыть логическую схему анализа, которая соответствует внутренним связям изучаемых показателей.

Системный анализ изучает операции, протекающие по вероятному сценарию – при этом вырабатывается и используется соответствующая система рекомендаций и определенный набор этапов.

 

Принципы системности предполагают рассмотрение современной организации, в первую очередь, как социально-экономической системы.

Основные принципы системности:

• целостность, когда все элементы и части системы служат достижению общих целей, стоящих перед организацией в целом. Это не исключает возможности возникновения неантагонистических противоречий между ее отдельными элементами (подразделениями);

• сложность, которая проявляется в большом количестве обратных связей, в том числе и в процессе стратегического планирования и управления;

• большая инерционность, что предопределяет возможность с высокой степенью достоверности предсказывать развитие организаций в будущем;

• высокая степень надежности функционирования, обусловлена взаимозаменяемостью компонентов и способов жизнедеятельности организации, возможностью использования альтернативных технологий, энергоносителей, материалов, способов организации производства и управления;

• параллельное рассмотрение натуральных и стоимостных аспектов функционирования системы. Позволяет постоянно соизмерять и оценивать эффективность деятельности организации, системы управления и реализации ее стратегии.

Ситуационный подход

 

Ситуационный подход в управлении это моментное, разовое  принятие решений, вызванное возникающими потребностями, изменениями внутренних или внешних условий, требующих адекватного реагирования со стороны руководства.

В рамках данного подхода, решения принимаются на основе ситуационного анализа, предполагающего  подготовку резервного арсенала аналитических методов, приемов и механизмов управления на случай изменения условий в перспективе, возникновения новых, отличающихся от основного прогноза ситуаций, для того чтобы иметь инструмент их решения в соответствующий момент.

Посредством ситуационного подхода реализуется принцип адаптивности. Его суть состоит в том, что все внутриорганизационные построения (организационная культура, структура, система планирования) являются реакцией организации на соответствующие изменения во внешнем окружении и некоторые изменения во внутренней среде.

Управление здесь связано  с применением методов научного исследования проблем организации, после исследования разрабатывается  модель ситуации, которая близка к  реальной, но упрощена и в ней  создаются различные переменные, они описываются, сравниваются и соотносятся друг с другом.

Основоположниками данного  подхода  были сформированы различные  направления управления, связанные  с управлением ресурсами, запасами, кадрами, социумом.

 Согласно данному  подходу была сформирована теория принятия решений, которая включала в себя:

1. Метод математического моделирования процессов выработки и принятия решений.
2. Разработка алгоритмов, выработки оптимальных решений с применением теории статистики, теории игр и других разработок в данном направлении.
3. Разработка количественно-прикладных моделей, связанных с экономическими явлениями в сфере производства.

 

Ситуационный подход пытается увязать конкретную ситуацию с поставленными целями организации  и определить какие переменные наиболее сильно влияют на эффективность организации.

 

Внешние переменные организации представляют собой её фоновое и деловое окружение (см п.1.3.).

Внутренние переменные организации:

- Цели;

- Структура;

- Задачи;

- Технологии;

- Люди.

 

Цели – это конечные, конкретные состояния или желаемый результат, который стремится достичь группа, работая вместе. У организации может быть множество целей, но они не должны вступать в противоречие, а работать в одном направлении.

 

Структура (организации) – логическое взаимодействие уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволит наиболее эффективно достигать целей организации.

 

При этом структура имеет  две составляющие:

1.Разделение  труда – связано с закреплением работы за специалистами, которое подразделяется по горизонтали (связано с профессиональным разделением) и по вертикали (строгая подчиненность и соблюдение иерархии управления).

2.Сфера контроля осуществляет нормирование и учет фактических отклонений от запланированных результатов в качественных и количественных показателях.

 

Задачи – это предписанная работа или серия работ, которая должна быть выполнена в заранее установленные и оговоренные сроки и разделена на три составляющие:

1. Работа с людьми;

2. Работа с информацией;

3. Работа с предметами.

Самым важным моментом работы является частота повторения задач и время для её выполнения.  Время выполнения задач увеличивается по мере перехода от нижнего уровня управления к верхнему.

 

Технологии – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, знаний для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и отношениях между людьми.

Задачи и технологии тесно взаимосвязаны и влияние  данных переменных привело к стандартизации и механизации процессов.

 

Люди – центральный фактор любой модели управления, который связан с тремя основными аспектами человеческой переменной:

1. Поведение отдельных людей;
2. Поведение людей в группе;
3. Поведение самого руководителя.

 

Следствием поведения  людей в организации, является сочетание  мотивационных установок, индивидуальных характеристик в зависимости от внешней и внутренней среды.

Тема 2. Основополагающие законы организаций

2.1. Общие понятия о зависимостях, законах и закономерностях

В организации всегда присутствуют процессы, среди которых можно  выделить управляемые, неуправляемые и управляемые частично. Например, процесс, изображенный на рисунке 3.1, обладает следующими особенностями: запаздыванием обратной связи, наличием порога нечувствительности, ограничением на переменные, схождением на намеченный уровень или расхождением от него.

 

                          Вход                                                               Выход 

                                                                             

                                                          1                                          2                                Обратная связь              

 

 

Рис. 3.1. Схема управленческих процессов в организации 

 

Так и на входе в  организацию поступают ресурсы, которые трансформируются в продукцию, поступающую на выходе из организации во внешнюю среду. Входные воздействия и результаты на выходе связаны между собой. Указанная связь выражается графически, словесно, в виде формулы, в виде инструкций, правил и так далее.

Например, зависимость  производительности труда от количества работников с высшим образованием можно представить так, как это изображено на рисунке 3.2.

Зависимость – это связь между переменными входа и выхода. Зависимости могут быть:

• Объективными (формируются независимо от сознания человека) и субъективными (формируются людьми для реализации поставленных целей). Объективные зависимости формируются независимо от воли людей. Субъективные - формируются людьми для реализации их целей;
• Кратковременными и долговременными. К кратковременным зависимостям относится, например, зависимость подбора кадров от личных качеств нового руководителя. К долговременным – зависимость прибыли организации от величины устойчивого спроса на ее продукцию;

 

Птр.

100%

 

 

                                                                    Краб

                                                    100%

Примечание: Птр. – производительность труда;

                       Краб. - количество работников с  высшим образованием

 

Рис. 2.2. Пример графической зависимости

 

• Моральными и аморальными. Моральные зависимости связаны с соблюдением норм поведения человека, а аморальные – с обычаями и традициями, так или иначе нарушающими права человека.

Из категории «зависимость»  вытекает понятие закона.

Закон – это зависимость, которая либо: зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах и т.д.); является общепризнанной нормой для большой группы людей и организаций; получила признание и поддержку авторитетных ученых.

Между этими категориями  «закон» и «закономерность» существует взаимозависимость: вновь открытые законы и закономерности, в свою очередь, служат очередной ступенью познания новых зависимостей и законов.

Развитие и функционирование сложных систем подчиняются ряду закономерностей.

К таким закономерностях следует отнести: закономерности целостности, интегративности, коммуникативности и иерархичности1.

Таким образом, закономерность является частью закона. С позиций  управления закон или закономерность можно представить как связь  целей управления со средствами и методами их достижения.

Законы имеют механизм действия и механизм использования. Механизм действия представляет собой  формирование зависимости выходных параметров от входных; определение  допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм использования – это набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с указанием перечня его прав и ответственности.

Выявление законов и  закономерностей развития организационных  систем может идти, как за счет анализа  большого 157 количества конкретных систем, та и за счет переноса закономерностей, известных в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем.

Чаще всего специалисты  выделяют две категории законов: законы природы, в том числе природы человеческого общества, и законы, придуманные людьми. Законы природы объективны, непротиворечивы и нерушимы. А законы, придуманные людьми, переменчивы, непоследовательны и противоречивы.