Коммуникация как функция управления

      Коммуникации  в широком смысле слова рассматриваются  как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Цель коммуникации заключается в достижении принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Организации без коммуникации не существует. В отсутствие коммуникаций работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не в состоянии отдавать указания. Следовательно, невозможными оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничество работников.

      Термин  «коммуникация» свободно используют в  современном обществе, как непрофессионалы, так и специалисты, управленцы-практики. Термин «коммуникация» происходит от латинского «соттиnis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

     Существующие  представления о коммуникативных  процессах в организации построены на следующей трактовке коммуникаций.

     Коммуникация (единовременный акт) - это процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего. Коммуникация (коммуникационный процесс) — это обмен информацией между сторонами. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, поступающей к потребителю посредством обмена,  общения.

     Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

     По  характеру восприятия информации коммуникации делятся на прямые, или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (в которых информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

     По  взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить следующим образом (рис. 1).

      Коммуникации

           Организационные                                                     Межличностные

       

Внешние                        Внутренние                                        Формальные           Неформальные

(коммуникации                     (между 

 организации                         подразделениями

 с внешней средой)               и уровнями

                                                 управления)

 

      Горизонтальные                                              Вертикальные

(между подразделениями                                   (между уровнями

     одного  уровня)                                                       управления)

       

                               По нисходящей линии                             По восходящей линии

                                       (от руководителя                                          (от исполнителя

                                    к исполнителю)                                            к руководителю) 

     Рис. 1 Классификация коммуникаций. 

      Коммуникации  обеспечивают реализацию основных функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.

      Одна  из главных сфер возникновения проблем  в организациях - неэффективные коммуникации. Если у людей нет возможности обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

      Коммуникации  важны для руководителей по следующим причинам:

- руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации, поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

- коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;

- мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Модели коммуникаций

     Коммуникации  в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций.

     1. Коммуникация как действие ориентирована на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому. Она представлена на рис. 2.

     В этой модели источник   разрабатывает     послание, состоящее           из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее действие.

                          Закодированное                             Раскодированное

                                 сообщение                                         сообщение

                                                                                              

 
 
 
 

                                    Символы                                                Сигналы 

Рис. 2.    Модель коммуникации как действие. 

      2. Коммуникация  как взаимодействие предполагает введение элемента                обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены на циркуляционные что делает ее сложной и неточной. Она показана на рис.3.            

                                                                                                                            

                             Закодированное                                     Раскодированное  

                            сообщение                                                 сообщение      

       
 
 

     

     

                                   Раскодированное                                  Закодированное

                                            сообщение                                        сообщение                           
 
 

     Рис. 3. Модель коммуникации как взаимодействие.

     В рамках такой модели построения коммуникаций помимо однонаправленных связей введены  циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию обратной связи, и используются для подтверждения  правильности понимания переданной информации. 

      3. Современная  модель коммуникации является  более полной, так как отражает  коммуникацию как процесс. Принципиальное  отличие заключается в отсутствии  линейных или циркулярных связей  и совпадении источника и получателя  информации. Эта модель представлена на рис. 4.                              

       

       
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 4. Модель коммуникации как процесс (развернутая модель).

     Выделяются  четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

   - отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее; - сообщение - сущность информации, передающейся устно 
или закодированной с помощью символов; - канал - средство передачи информации; - получатель — лицо, которому предназначена информация и 
которое ее воспринимает.

     Существуют следующие зависимости получателя и отправителя информации:

1) активным в процессе коммуникации должен быть и отправитель, и получатель информации;

2) отправителю  необходимо как можно точнее  знать получателей, для этого  нужны рыночные исследования;

3)отправителю  надо удостовериться, что его послание и получено, и понято – нужны маркетинговые исследования;

4) отправителю необходимо убеждать покупателя, что его послание заслуживает внимания.

     В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаимопонимания людей, принимающих участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно, в таком случае коммуникации являются неэффективными.

     Для оценки сущности процесса обмена информацией и условий его эффективности необходимо более детально рассмотреть стадии процесса коммуникаций.

     Коммуникационный  процесс состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно управлять процессом коммуникации. Традиционно выделяются следующие этапы.

     1. Этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Без идеи практически не может состояться само сообщение и коммуникация, что означает лишение смысла всех последующих шагов. Это очень важный этап, так как именно он определяет эффективность коммуникаций.

     2. Этап передачи предполагает поступление послания через 
передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, 
человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. После определения формы сообщения важно выбрать соответствующий способ его передачи, 
учитывая фактор времени, возможность барьеров или помех, искажений информации с целью повышения эффективности коммуникаций. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее 
и цели сообщения, иначе процесс передачи информации теряет 
смысл. В ряде случаев при обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Несмотря на определенное усложнение процесса коммуникаций, заметно повышается его результативность. Исследования подтверждают, что одновременное использование средств устной и письменной коммуникации   делает   эффективней    коммуникационный процесс по сравнению с применением только письменных сообщений.