Информационные технологии и информационные системы в управлении

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти. Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам. [12]

Капиталовложения  в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

Естественно, что  новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

Изготовители  информационной техники должны научиться  делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ.

[30]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Совершенствование информационных технологий для организации управления

1. Новые технологии в автоматизации документооборота

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много  времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново – вместо повторного использования – документов, существующих "где-то в компании" (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся в компьютерах у юристов (часто – без истории изменений), бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице, счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ – в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Внедрение корпоративных информационных систем дает возможность решить часть подобных проблем. Например, некоторые системы бюджетирования (Oracle Financial Analyzer, Hyperion Pillar) позволяют создать систему взаимосвязанных бюджетов, формировать и хранить различные версии таких бюджетов, а также указывать их статусы (например, «сформирован», «согласован», «утвержден»). Таким образом, эти системы частично решают проблемы бюджетного документооборота. [21]

Сегодня российский рынок  наводнен программами автоматизации  документооборота. Ошибка в выборе грозит в лучшем случае напрасно потраченным временем. Однако могут возникнуть и более серьезные проблемы, если в неудачной системе сгинула заявка на платеж или зависло согласование важного контракта. [26]

Одним из наиболее популярных программных решений, используемым российскими предприятиями в качестве системы документооборота, является "связка" программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить достаточно функциональным средством электронного документооборота для большинства компаний. Сейчас на российском рынке представлены более десятка систем электронного документооборота как западных, так и отечественных производителей. У компании Microsoft, помимо упомянутых Exchange и Outlook, есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота - это, к примеру, SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs), которые разрабатывает компания Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота – система Documentum – рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является "конструктором для программистов" и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий. Среди российских программ наиболее популярны LanDocs (разработка компании «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС Референт» («АйТи»). [26]

Модули документооборота есть у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их используют компании-пользователи этих систем. Многие российские компании разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например, на базе существующей в компании учетной системы.

Основные отличия западных и российских систем заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы обычно разработаны для одной из них, как правило, Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной – как правило Oracle или MS SQL Server.  Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений. [20]

Что касается функциональности, то основное отличие состоит в  том, что в западных системах под  единым брендом позиционируются  несколько программ для различных целей. Например, в Documentum есть отдельные продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т.д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, LanDocs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией. Принципиальная разница заключается в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов, происходящих в компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долл. США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долл. США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а, значит, и затратных, является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов стоимость внедрения в 2-3 раза выше, чем стоимость лицензий. [20]

Что касается отечественных  программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долл. США за одно рабочее  место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долл. США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, так и в западных системах. [29]

Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать подлинность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Если при  отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. Маршрутизация документов бывает жесткой и свободной. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие заранее определенных в системе правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту). [6]

Чаще всего  приоритетным направлением автоматизации  являются процессы, связанные с согласованием документов, например, процесс составления и реализации бюджетов. Но многие компании начинают автоматизацию документооборота с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов. Внедрение системы документооборота принципиально не отличается от внедрения любой другой автоматизированной системы, поэтому мы остановимся только на отличительных особенностях этого проекта.

При внедрении  системы электронного документооборота необходимо уделить повышенное внимание описанию и внедрению процедуры  фиксации результатов коллективной работы. Так, при работе в рамках системы любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т.д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства последующей группировки этих сообщений. Разумеется, вначале сотрудникам компании сложно привыкать к новой системе, к тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу компании экономить время на выполнение своих обязанностей а, значит, работать эффективнее. [13]

3.2 Улучшение сетевой организации предприятия

Персональные  компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих. Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология. Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

• Снизить административные накладные расходы   
• Повысить производительность труда
• Рационализировать ведение дел
• Снизить затраты на аппаратные средства

К числу недостатков  можно причислить:

1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.

2) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети

4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.

5) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной. [2]

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение  производительности труда. Наличие  сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее.  Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать. [24]

Рассмотрим  снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам  фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.  Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации. Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.  [24]