Информационные технологии и информационные системы в управлении

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический  прогресс чрезвычайно ускорили темпы  внедрения во все сферы социально-экономической  жизни российского общества последних  достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания. Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу

 В данной  работе рассматривается влияние современных информационных технологий на организацию и методы менеджмента, здесь сделан упор на основные способы эффективного управления при помощи информационных технологий.

Целью данного исследования является исследование сущности, специфики и современного состояния информационного обеспечения в управлении организациями и разработка способов интеграции информационного обеспечения в управленческую деятельность, как важнейшего фактора повышения эффективности управления.

Достижение  поставленной цели возможно через решение  следующих задач:

1. Раскрыть сущность  и основные направления информационного  обеспечения организаций.

2. Определить  место информационного обеспечения  в управлении.

3. Проанализировать  основные виды систем автоматизации управления.

4. Изучить тенденции развития информационных технологий.

Объектом диссертационного исследования является информационное обеспечение управленческой деятельности организаций.

Предмет исследования - современное состояние, проблемы информационного обеспечения управленческой деятельности, способы интеграции информационного обеспечения в управленческую практику, как условие повышения эффективности деятельности организаций.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, девяти подглав, заключения и списка использованной литературы.

При проведении данного исследования были использованы работы таких авторов, как: Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации: Учебное пособие. Петрозаводск: ПетрГУ, 2002;  Герасимова Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 2004;  Прокушева А. П., Т. Ф. Липатникова, Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 2001;  Ананькина Е.А., Данилочкин С. В. "Контроллинг как инструмент управления предприятием" - М.: Аудит, изд. " Юнити ", 1998;  Гаранин М.В., В.И. Журавлев, С.В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2003.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационные технологии и информационные системы в управлении

  1.1 Сущность информационного обеспечения и его классификация

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. При внедрении информационных технологий в организацию управления следует разработать последовательность действий, для принятия правильного решения. (Рисунок 1)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                      Рисунок 1 - Последовательность действий

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение. [24]

Процесс передачи и получения  информации представлен на схеме (Рисунок 2) Это простая схема передачи информации в одном направлении.

 

 

 

 

 

                  Рисунок 2 - Схема передачи данных

 

Рассмотрим, связь  между информационными системами  и  информационными технологиями.

Управление  – важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории). [30]

Систему, реализующую  функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление  связано с обменом информацией  между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

 Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. [30]

Автоматизированная  информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. 

Информационные  технологии классифицируются по:

• Степени охвата задач  управления – электронная обработка данных, автоматизация функций управления, электронный офис;
• Способу реализации в ИС – традиционные, новые ИС;
• По классу реализуемых тех. операций – работа с текстовым редактором, работа с табличным процессором,  работа с СУБД, работа с графическим редактором;
• По типу пользовательского интерфейса – пакетные, диалоговые, сетевые;
• По способу построения сети – локальные, многоуровневые, распределенные;
• По обслуживаемым предметным областям – бухгалтерский учет, налоговая, страховая, банковская деятельности. [8]

По источникам поступления информацию можно разделить  на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства. Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

1.2 Потенциальные потребители IT – решений

С точки зрения использования информационных технологий, практически всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить на четыре категории, в которых:

• в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;
• внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;
• практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами;
• была предпринята попытка внедрить промышленную систему, характеристики которой соответствуют требованиям одного из принятых стандартов (MRP, MRPII, ERP и т.д.), но результат внедрения - неудовлетворительный.

Есть еще  две категории, но представляющие их компании, скорее всего, уже не являются потенциальными потребителями новых решений. Одни из них - это те, которые уже сделали свой выбор и находятся в процессе его реализации, другие - в которых успешно внедрена какая либо из известных ERP-систем (В России, к сожалению, их почти нет, однако в условиях кризиса необходимость их внедрения резко возросла). [15]

Несмотря на достаточно высокий уровень предложения  и потенциально высокий уровень  спроса, лишь немногие топ-менеджеры решаются на проведение такого рода изменений:

• менеджеры, у которых уже работают какие-либо информационные системы, стоят перед дилеммой: либо потратить немалую сумму на «интегрированное решение», эффект от которого далеко не очевиден, и при этом выбросить на свалку «старые добрые» программы, которые, не соответствуют современному уровню реализации, но проверены временем и «работают»; либо оставить все как есть, и забыть про современные концепции ERP, e-business и прочие достижения в области менеджмента и, соответственно, потерять определенные конкурентные преимущества.
• менеджеры компаний, в которых до сих пор, в лучшем случае, автоматизирована лишь работа бухгалтерии - вообще плохо представляют технологию внедрения IT-решений и объемы требуемых ресурсов.
• наконец, менеджеры, которые уже приобрели опыт неудачного внедрения одной из известных систем, имеют особое мнение на этот счет, и представляется достаточно сложной задачей найти доводы и аргументы, которые заставили бы их поверить в возможность успешного проведения изменений и повторить попытку. [4]

Всего же выделяют 6 групп заинтересованных лиц:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ. как стратегическим потенциалом предприятия;

• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

• поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

• собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере. В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. [17]

 

1.3 Технология информационной деятельности

 Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий. [31]

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления. Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: