Характеристика организационной структуры СТСПО

§2. Характеристика организационной структуры СТСПО

Организационная структура  управления в СТСПО является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность  управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности  квалифицированных специалистов. Она  основывается на принципе единства распределения  поручений, согласно которому право  отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

Такая организационная структура  образовалась в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых  органов в виде иерархической  лестницы, то есть каждый подчинённый  имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Элементы структуры являются носителями определенных управленческих полномочий. Подразделения  и работники предприятия, выполняющие  определённую функцию управления, образуют производственную, техническую и  экономическую подсистемы.

Общее руководство техникумом осуществляет директор, он координирует работу подсистем и подразделений  техникума, организовывает выполнение в установленные сроки плановых заданий, обеспечивает безопасную эксплуатацию зданий, правильную организацию учебного процесса, транспортного хозяйства, а также правильное ведение технологического процесса в целом по техникуму.

Заместители директора осуществляют руководство специалистами и  непосредственными работниками.

Для Самарского техникума  сервиса производственного оборудования подходит наиболее упрощенный тип линейно-функциональной структуры управления (рис.6).

§3. Оценка  коммуникационного  управления деятельностью техникума

Самарский техникум сервиса  производственного оборудования  существует на российском рынке уже 70 лет. Уставной деятельностью является предоставление среднего профессионального  образования. В штате техникума  работает 9 ведущих менеджеров, в  подчинении которых находится от 2 до 10 подчиненных. Эти сотрудники образуют 9 отделов техникума. Возглавляет  техникум директор СТСПО, в подчинении у которого более 9 человек:

1.Заместитель директора  по управлению персоналом 2.Заместитель директора по учебной работе

3. Заместитель директора  по социально-педагогической работе 4. Заместитель директора по учебно-методической работе

5. Заместитель директора  по информационным и коммуникационным  технологиям 6.Заместитель директора по административно-хозяйственной части 7. Главный бухгалтер 8. Заместитель директора по маркетингу 9. Заместитель директора по общим вопросам

Непосредственными руководителями преподавателей, обучающихся, куратора, заведующего библиотекой, библиотекаря, методиста и прочих служащих являются заместители по УПР,УР,СПР,УМР,ИКТ. Руководителем коменданта, обучающихся и завхоза является заместитель директора по АХЧ.

Каждый месяц (в конце  месяца) заместители директора и  главный бухгалтер в письменном виде докладывают о проделанной  работе директору техникума. Также  в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих заместителей , так и тех работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания работников обсуждаются с их начальниками – заместителями директора и главным бухгалтером. Таким образом, в техникуме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады  заместителей, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью  секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер  фирмы для получения информации о произведённых расходах или  предстоящих расходах, доходах и  т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в техникуме в основном протекают  неформальным образом, непосредственно  через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ  информация проходит через директора  техникума.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных  собраниях всего трудового коллектива техникума, где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как техникума так и сотрудников.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях  дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях  с новорожденным ребенком. Ежегодно в техникуме отмечается «день  рождения СТСПО»- дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом.

Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетен и пересудов, организовал  эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного  взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры техникума  передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные  распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля, посредством:

Совещания — это форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.

Заседание-собрание членов, представителей техникума или коллектива для обсуждения и решения каких-либо вопросов. Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности. Например, когда директор решил сделать техникум автономным, он устраивал пресс-конференции, что бы сообщить об этом обществу, или когда техникуму присвоили имя Героя Российской Федерации Золотухина Евгения Валерьевича.

Переговоры — коммуникация между сторонами для достижения своих целей, при которой каждая из сторон имеет равные возможности в контроле ситуации и принятии решения. В узком смысле рассматривается как один из методов альтернативного урегулирования споров. В более широком смысле, переговоры — это коммуникационное взаимодействие людей или социальных групп. В процессе общения между участниками коммуникации происходит обмен разного рода информацией.

Брифинги— краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.

Деловая переписка – это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.  В техникуме этот метод обмена информацией применяется чаще всего.

 Предложения  по совершенствованию системы  коммуникаций в СТСПО

В техникуме применяется  консервативный стиль управления, при  котором определена четкая задача; присутствует ограничение связей, осуществляемых преимущественно сверху вниз; качество коммуникации требует дополнительной связи, для более точной информации.

Связано это с тем, что  подразделения техникума за продолжительный  период своей деятельности сформировали собственные информационные базы, необходимые  для своей деятельности. Как правило, подразделения используют эти наработки  при работе, составлении заявок во время планирования, при организации  определенных  мероприятий.

В техникуме, когда в состав СТСПО вошли филиалы, появились  идентичные службы, которые функционировали  до передачи, и так же создавали  свои информационные базы. Однако обмен  информацией между подразделениями  развит крайне слабо за счет консервативности стиля управления обусловленного человеческими  качествами руководителей, затяжной системой согласований, удаленностью служб, отсутствием  электронного обмена информацией.

Отсутствие единой информационной базы сильно тормозит процесс планирования, затягивается время на поиск необходимых  данных и как результат снижается  качество плановых мероприятий, отражается на подготовке персонала, отставание в  техническом развитии.

Причинами данной ситуации являются такие факторы:

- тяжелое финансовое положение  техникума и финансовый кризис  усугубил данное положение сильно ограничивая техникум в его развитии и развитие коммуникационных связей в том числе (сложность планирования при отсутствии финансовых средств), тем самым разрушаются существующие связи между подразделениями;

- необходимость смены  стиля управления с консервативного  на либеральный, в котором приветствуется неформальная многоканальная система коммуникаций и поощряется расширением связей по всем направлениям (вверх, вниз, по горизонтали), собирается более точная информация.

Так же ко второй причине  можно отнести отсутствие делегирования  полномочий руководителям подразделений  при принятии решений в определенных ситуациях.

Для эффективных коммуникаций в техникуме в современных  условиях можно предложить несколько  рекомендаций:

1. Одной из главных  проблем внедрения информационных  технологий является замена "живого" общения виртуальным. Для ее  решения можно предложить проведение  периодических тренингов в каждом  подразделении организации с  участием непосредственных руководителей.  Реальные тренинги помогут участникам  возникновению идей, которые потом  можно привнести в свою работу. Основным преимуществом данной  методики является наличие обратной связи между руководителем – подчиненным, отработка на практике проблемных организационных моментов. Кроме того, непосредственные коммуникации способствуют сплочению коллектива, установлению более прочных связей между сотрудниками, доверительных отношений.

2. Для преодоления сопротивления  персонала нововведениям можно  использовать следующие способы:

• разъяснение необходимости  и неизбежности перемен всем сотрудникам  техникума(создания чувства кризисной ситуации -"дальше так жить нельзя");

• объяснение выгод и  преимуществ, которые новые методы принесут каждому сотруднику и техникуму  в целом;

• пробное внедрение новых  методов в одном из подразделений  техникума и с целью их отработки  и оценки влияния на сотрудников  техникума;

• целенаправленная кампания по изменению культуры техникума, включающая выступления руководителей, публикации во внутриорганизационных изданиях, массовые мероприятия и т.д.

Коммуникационные связи  в структуре техникума играют очень важную роль и не развивая их техникум тормозится в своем развитии, и чем больше техникум, тем сложнее ему функционировать, тем более если решение зависит от одного только технического руководителя, даже при наличии множества обратных связей.

Заключение

В курсовой работе отражены основные понятия коммуникационных связей, элементов и моделей, приведены  примеры видов коммуникаций и  их функциональные возможности, преимущества и недостатки. Проведен анализ структуры управления Самарского техникума сервиса производственного оборудования.

В курсовой работе, на примере  СТСПО были показаны причины негативного  влияния при недостаточно развитой коммуникационной структуре и необходимость  развития связей для повышения эффективности  управления и улучшения качества принимаемых решений.

Реализуя эту политику, директор техникума дает полномочия подчиненным, подготавливая их к  выполнению управленческих работ более  высокого уровня. Действуя подобным образом, директор должен видеть возможности  и объёмы делегирования полномочий тому или иному руководителю.

Время от времени руководители более низкого уровня должны давать оценку организационной структуре  с точки зрения контроля, оценки деятельности подразделения и в  связи с тем, что возникают  изменения в технологии, на рынке, самом предприятии, требующие реорганизации, исследований и преодоления недостатков. Поэтому руководители подразделений  могут обмениваться информацией, реально  оценивая те или иные вопросы, и выносить свои уже готовые решения на согласование с директором техникума.

В основу должна быть положена концепция создания оптимальной  организационной структуры, которая  может быть определена как структура, обеспечивающая достижение наилучших  результатов.