СОДЕРЖАНИЕ

 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ  

Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходимы синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого. Поэтому многое зависит от организации, построения коммуникативной структуры, коммуникативной связи в социальной группе, организации, учреждении, фирме. Процессы коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением.

Управление  организационными отношениями входит в сферу деятельности руководителя любого уровня. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.

Практика  показывает, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 
 
 

ГЛАВА 1

ПОНЯТИЕ ЗНАЧЕНИЕ  И ТИПЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ 

1.1 Понятие, цели, функции организационной коммуникации

Организационные коммуникации — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Она служит необходимым инструментом в координации  деятельности по всей вертикали и  горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Организации без коммуникации не существует. При отсутствии коммуникаций работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не в состоянии отдавать указания. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.

Организационные отношения включают внутренние и  внешние связи — коммуникации, которые рассматриваются как явление и как процесс.

Коммуникации  как явление представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, принципы, закономерности, положения) отношений между людьми в рамках организаций при выполнении ими закрепленных функций, процедур и операций, а также систему документооборота.

Коммуникации  как процесс — это фактические отношения работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям и, кроме того, между человеком и информационными отношениями.

Коммуникационный  процесс в организации или  в группе реализуется через следующие  функции:

•    информативную — передача истинных или ложных сведений, играющая определенную роль в процессе принятия решений;

•  мотивационную — побуждение работников к исполнению и улучшению работы с помощью управления поведением, убеждения, внушения, просьбы, приказы и т.д.;

•   контрольную — отслеживание поведения  работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчи-ненности;

•  экспрессивную — способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний и отношению к происходящему, а также удовлетворение социальных потребностей.

Коммуникации  важны для руководителей по следующим причинам:

•    руководители тратят большую часть  своего времени на коммуникации, поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

•  коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;

•   мастерство коммуникации необходимо для  выражения действенности авторитета и воли руководителя. 
 

1.2 Типы коммуникаций

В настоящее  время выделяют следующие типы коммуникаций: внутриличностную, межличностную, коммуникацию в малой группе, общественную, внутренне оперативную, внешнеоперативную, личностную и др.

Внутриличностная  коммуникация — это коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей стороной, его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь — это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация — это коммуникация с другим человеком. В этом типе коммуникации индивидуумы действуют и как принимающая, и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи служит взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника этой коммуникации.

Коммуникация  в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-либо целью. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная  коммуникация - это послание выступающего аудитории. Общественная коммуникация возникает тогда, когда группа становится слишком большой. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе. Однако возможны более громкий голос и экспансивные жесты и др.

Внутренне оперативная коммуникация состоит из структурированной коммуникации в пределах организации, непосредственно направленной на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация представляет собой часть деятельности организации.

Внешнеоперативная коммуникация связана с достижением организацией своих целей или с межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и теми образованиями, которые существуют вне ее.

Личностная  коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются. Люди ощущают постоянную потребность в общении. 
 

1.3 Формы и методы  коммуникаций

Традиционно выделяют две формы коммуникаций — вербальную и невербальную.

При вербальной коммуникации в качестве символа используют слова человеческого языка.

Невербальная  коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела.

Вербальная  коммуникация подразделяется на устную и письменную (табл. 1.1).

Таблица 1.1.

Формы и методы коммуникации

 

Для взаимодействия со своими сотрудниками руководители выбирают различные коммуникационные методы. Выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации. Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, которые дополняют и усиливают друг друга.

Устная  коммуникация наиболее эффективна с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи.

Письменная коммуникация— обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени.

Современные организации используют практически  все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед  ними целей. Наибольшее распространение получили следующие коммуникационные средства: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.

Внутриорганизационные правила и процедуры представляют собой письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.

Меморандум  — это формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким). Он содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания и тему послания. В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80% письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.

Справочник сотрудника — брошюра, содержащая основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Сегодня справочники являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Справочники сотрудника преследуют три основные цели:

•  изложить базовые ценности и философию  компании, ее долгосрочные и краткосрочные  цели;

•   объяснить сотрудникам, что руководство  компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;

• предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) представляют собой периодические издания, публикующие разнообразные материалы, в основном связанные с организацией и ее деятельностью.