Специфика установления связей с общественностью в некоммерческой организации на примере городского Краеведческого Музея

Кроме того, в презентации могут не только журналисты, но и представители потенциальных потребителей, распространителей, покупателей, инвесторов, партнеров, представители государственных структур и т.д.

Пресс- тур- специально организованный выезд заранее отобранной группы журналистов для знакомства и получения информации об объекте или группе объектов, о событии или группе событий.

Пресс- тур может носить локальный, региональный, страноведческий или международный характер. Локальный пресс - тур проводится, как правило, в рамках одного района, города, а также предприятия. Региональный пресс- тур организуется для знакомства представителей СМИ с жизнью конкретного региона. Страноведческий пресс- тру – способ знакомства журналистов с проблемами жизни конкретного государства. Так же может быть ситуативным или тематическим. Международный пресс-тур организуется как для поездок группы журналистов из разных стран в одну страну по освещению определенной проблематики, так и для поездки группы журналистов из одной страны в несколько стран для изучения идентичных проблем. Каждый из этих видов может быть ситуативным или тематическим.

Главная форма- обмен информацией в виде вопросов и ответов, раздачи иллюстрирующих тектосвых или наглядных материалов вкаждой точке маршрута. Продолжительность пресс-тура целиком зависит от его характера. В локальном или международном варианте продолжительность пресс-тура – от нескольких дней до двух недель. Количество лиц со стороны организаторов может варьироваться в зависимости от продолжительности маршрута пресс-тура во времени и пространстве. Опыт показывает, что группу журналистов лучше всего сопровождать представителям организующей структуры в количестве 2-3 человек от исходного пункта до финальной точки. Дополнительные специалисты могут привлекаться в ходе самого пресс - тура по маршруту в каждом из пунктов остановки. Оно определяется возможностями и персональными пожеланиями организующей стороны.

Предосмотр (превью)- специально организованное предварительное знакомство журналистов с конкретным объектом, экспозицией, выставкой, комплексом, сооружением и т.д., намеченным к открытию. В ходе предосмотра журналисты получают исчерпывающие информационные материалы об открываемом объекте, проводят его съемку на фото - и видеоносители. Предосмотр может быть включен в маршрут пресс-тура со всеми вытекающими отсюда организационными особенностями.

Главная форма общения - рассказ и демонстрация объекта с последующими ответами на вопросы или комментариями непосредственно во время предосмотра (экскурсии). Продолжительность предосмотра напрямую зависит от размеров объекта. Обыкновенная продолжительность не бывает мене одного часа. Верхняя временная граница предосмотра не должна превышать двух часов. В ходе предосмотра зачастую возникают мини-пресс-конференции. Количество лиц представляющей стороны – не более двух-трех с привлечением по ходу экскурсии специалистов на местах по маршруту следования группы журналистов. Количество журналистов, которые могут участвовать в предосмотре, теоретически не ограничено. Практически размер экскурсионной группы определяется пропускной способностью осматриваемого объекта и маршрутом его следования. Так, например, в июле 2003 г., когда журналистам демонстрировали отреставрированный Готторпский глобус, расположенный на верхнем этаже башни Кунсткамеры, журналисты могли подниматься к интересующему их объекту лишь группами по 5-6 человек. Большее их число могло нарушить климатический баланс в помещении, где находится глобус. Кроме того, наверх надо было подниматься по узкой винтовой лестнице.

“Круглый стол” – специально организуемое собрание журналистов с представителями конкретной структуры, а также сопутствующих структур, посвященное обмену мнениями по общей для всех приглашенных сторон проблеме, явлению, событию. Основное предназначение “круглого стола” состоит в привлечении внимания общественности к насущной проблеме. Тема заседания “круглого стола” должна носить резонансный характер и быть наиболее актуальной на текущий момент.

Как правило, “круглый стол” используется в рамках более масштабных организационных мероприятий, как-то: симпозиумы, научно-практические семинары, совещания, конгрессы, съезды.

Главная форма общения - многосторонний обмен мнениями, дискуссия по заявленной теме. Форма вопросов и ответов присутствует как одна из составляющих “круглого стола”. Продолжительность заседаний от 1 часа до 2.5 часов. В отдельных случаях (особенно в связи с политическим предметом дискуссии) продолжительность заседания увеличивается явочным порядком. Количество участников с каждой из сторон оговаривается отдельно, но, как правило, в целях соблюдения принципа равноправия норма представительства носит паритетный характер. Количество СМИ, заинтересованных в теме “круглого стола”, либо заранее определяется соучредителями и соорганизаторами “круглого стола”.

Встреча с журналистами - специально организованное общение представителей конкретной структуры с журналистами в неформальной обстановке. Не имеет строго оговоренного формального регламента.

Главная форма общения- свободный обмен мнениями в режиме диалога по заранее оговоренному кругу вопросов и проблем, представляющих взаимный интерес. Предлагается и допускается взаимный режим вопросов и ответов. Используется для более тесного знакомства с конкретными персонами СМИ, как правило, на первоначальной стадии отношений между вновь назначенным руководителем или ответственным лицом и журналистами.

Продолжительность форма общения – свободный обмен мнениями в режиме диалога по заранее оговоренному кругу вопросов и проблем, представляющий взаимный интерес. Предполагается и допускается взаимный режим вопросов и ответов. Используется для более тесного знакомства с конкретными персонами СМИ, как правило, на первоначальной стадии отношений между вновь назначенным руководителем или ответственным лицом и журналистами.

Продолжительность таких встреч не оговаривается специально, но опыт показывает, что продолжаются они от одного часа до двух. Количество участников от приглашающей стороны – не более одного - двух. В противном случае разрушается обстановка неформального общения. Как правило, на такие встречи с первым лицом какой-  либо структуры либо одним из её руководителей приглашается не более десяти журналистов. Качественный и количественный состав приглашенных определяют те лица, которые выходят с ними на подобный режим общения.[3]

Интервью-форма диалогического общения конкретного журналиста персонально с одним из представителей конкретной структуры с целью получения мнений, суждений, оценок или информации. Интервью не может носить массового характера. Чаще всего встречается как частный случай общения с прессой в таких формах общения, как пресс-тур, предосомтр, встреча с журналистами.

Главная форма общения- диалог в системе “вопрос- ответ”, носящий направленный характер со стороны журналиста по отношению к интервьюируемой персоне. Количество участников строго определено: это, как правило, беседа один на один. В редких случаях интервью дает одно лицо нескольким журналистам.

Фото-, теле - и киносессии – специально организуемые для журналистов ситуации фиксации визуального изображения какого- либо лица, события или объекта. Как правило, организуются вне временных рамок иных форм журналистского делового общения, за исключением пресс- тура и предосмотра. Так, например, поступают “звезды” мирового кино во время международных кинофестивалей. Можно различать специальные, постановочные сессии и сессии репортажные. К первым, как правило, относятся съемки конкретной персоны или объекта. Ко второй категории мы относим репортажные сессии.

Главная форма общения - свободная, в зависимости от характера и задач конкретной съемки. Продолжительность съемки различна, в зависимости от той технологической базы и типа техники, которые используются журналистом. Она не может длиться меньше получаса с учетом процесса предварительной подготовки. В то же время и возможности живого “объекта” съемки далеко не безграничны. Однако максимально возможное время, используемое техническими сотрудниками за один контакт, вряд ли может превысить в сумме несколько часов. Количество участников в самопрезентующейся стороны в подавляющем числе случаев не более одного. Со стороны снимающей могут присутствовать несколько специально приглашенных журналистов, если речь идет о фотосессии. Кино- и телесъемки проводятся бригадами, в состав которых входит несколько человек (но не больше четырех – пяти).[4]

Выставки и ярмарки с точки зрения связей с общественностью яв­ляются комплексными мероприятиями, объединяющими в себе целые группы достаточно эффективных PR-акций по взаимодействию с це­левыми аудиториями. В план работы экспозиции включают не только показ новейших образцов продукции и непосредственную работу с по­тенциальными клиентами, но и целый ряд сопутствующих весьма важ­ных событий:

♦ пресс-конференции или брифинги (в идеале желательно «засве­тить» коммерческую структуру и ее продукцию как минимум дважды: на общей пресс-конференции организаторов по случаю открытия выставки или подведения ее итогов и на отдельной пресс-конференции, проводимой компанией уже самостоятельно);

♦ семинары или мастер-классы для специалистов;

♦ анкетирование целевых групп с целью выявления их мнений или интереса к продукции и фирме в целом;

♦ эксклюзивные интервью СМИ;

♦ распространение рекламно-информационных материалов: брошюр, листовок (флайерсов), пресс-релизов, прайс-листов, каталогов, про-мо-материалов (календарей, постеров, наклеек);

♦ промо - акции, сэмплинги, дегустации и показательные тесты;

♦ распространение корпоративной сувенирной и промо - продукции с логотипом бренда или компании (авторучек, блокнотов, канце­лярских товаров, пластиковых пакетов);

♦ акции по привлечению постоянного внимания к экспозиции (crowd drawing activities): лотереи, конкурсы, викторины, состязания.

С точки зрения места проведения выставки делятся на передвиж­ные, или мобильные, и стационарные. Передвижные малоформатные выставки обычно не имеют постоянного места дислокации и переез­жают с одного места на другое, а стационарные, наоборот, тяготеют к крупным выставочным центрам (в Москве это главным образом ГАО «Всероссийский Выставочный Центр» (бывшая ВДНХ), междуна­родный выставочный комплекс ЗАО «Экспоцентр» на Красной Пре­сне, культурно-выставочный центр «Сокольники», выставочный центр «Гостиный Двор», выставочный комплекс «Росстройэкспо» и ряд других).

В зависимости от тематики выставки делятся на тематические (экс­позиции объединены одной узкой темой), специализированные (пред­ставление одной отрасли) и универсальные (посвящены различным об­щественно значимым темам).

1.3. Формы специальных корпоративных PR-мероприятий

PR-мероприятия: понятие, цели. Специальные PR-мероприятия представляют собой большую группу PR-акций и внутрикорпоративных событий для информирования своего персонала компании и администрации. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависят успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие компании: акционеры, инвесторы, поставщики, представители отраслевых ассоциаций и объединений. Эти мероприятия — важная часть общей корпоративной политики компании, поэтому регулярность их проведения тщательно соблюдается. В одних случаях они самостоятельно проводятся силами корпоративного PR-отдела. В других случаях, когда мероприятие носит широкомасштабный характер, требующий согласованной работы многих служб, используются услуги внешнего специализированного агентства.

Главные цели специальных PR-мероприятий:

      создание духа единой и сплоченной команды профессионалов;

      укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

      предотвращение текучести персонала и конфликтных ситуаций в коллективе;

      развитие у сотрудников чувства корпоративной гордости за компанию;

      дальнейшее развитие корпоративной культуры;

      повышение производительности труда персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

      К специальным PR-мероприятиям относятся:

      публичные выступления руководителя компании (ежегодные отчеты);

      деловые беседы с персоналом (круглый стол);

      выборы руководящего состава;

      конкурс «Лучший по профессии»;

      день рождения компании;

      акция «Горячая линия»;

      создание корпоративного музея.

Публичные выступления руководителя компании. Взаимодействия администрации компании с персоналом — важная часть PR. Обязательным условием данных отношений является двусторонняя связь с элементами критики. Главная цель выступления руководителя заключается в том, чтобы персонал ощущал свою принадлежность к общему делу компании и был носителем ее идей и ценностей.

Подготовка проведения публичного выступления руководителя компании включает в себя:

      подготовку текста отчета руководителя;

      выбор места проведения публичного выступления руководителя;

      наличие в этом помещении хорошего звука, отличной освещенности, удобной мебели;

      оповещение персонала компании не позднее 4—5 дней до даты проведения мероприятия;

      определение ведущего мероприятия (лучше, если это будет PR-специалист);

      раздаточные материалы (по мере необходимости);

      приглашение фотографа или подготовку к видеозаписи;

      продумывание возможных вопросов и подготовку ответов.

Важная часть подготовки к выступлению заключается в работе над текстом PR-специалиста. Даже если руководитель не собирается читать свой отчет, то текст все равно надо написать. При подготовке текста нужно учитывать, что письменный и разговорный языки различаются и не все красиво написанное будет удачным в произношении. Определенной силой внушения обладают факты, цифры, иллюстрации. Часто в выступлениях ораторы используют цитаты, но их должно быть в меру и они не должны составлять содержание самого выступления. Постоянно держать аудиторию в напряжении, во внимании длительное время трудно, поэтому следует продумать те места и моменты выступления, когда интерес может снизиться, и заранее приготовить подходящие примеры, истории, шутки. Весь отчет должен состоять из нескольких разделов. Их желательно заканчивать выводами или основной мыслью этого раздела.