Специфика установления связей с общественностью в некоммерческой организации на примере городского Краеведческого Музея

33

Содержание

Введение…………………………………………………………………………2

1.      Специальные мероприятия в связях с общественностью……………..3

1.1Функции и особенности специальных мероприятий………………….3

1.2 Виды специальных мероприятий………………………………………3

1.2.1.Пресс-конференция……………………………………………………4

1.2.2.Брифинг…………………………………………………………………4

1.2.3 Презентации…………………………………………………………….5

1.2.4 Пресс-тур………………………………………………………………..9

1.2.5 Предосмотр……………………………………………………………10

1.2.6 Круглый стол………………………………………………………….10

1.2.7 Встреча с журналистами……………………………………………..11

1.2.8 Интервью………………………………………………………………12

1.2.9 Фото,теле и киносессии……………………………………………….12

1.2.10 Выставки и ярмарки………………………………………………….13

1.3. Формы специальных корпоративных PR-мероприятий………………14

1.3.1 Публичные выступления руководителя компании…………………..16

1.3.2 Деловые беседы с персоналом………………………………………...17

1.3.3 Выборы руководящего состава………………………………………..18

1.3.4 День рождения компании……………………………………………...19

1.3.5 Акция «Горячая линия»………………………………………………...20

2. Специфика установления связей с общественностью в некоммерческой организации на примере городского Краеведческого Музея г.Междуреченск………………………………………………………………22

Заключение …………………………………………………………………..31

Список литературы…………………………………………………………..32

Введение

В настоящее время специальные мероприятия являются полномочным представителем масштабной группы PR-акций, используемых для поддержания постоянства потока позитивных материалов, касательно некоммерческой и коммерческой деятельности компании и реализуемой ею продукции. Специальные мероприятия PR организуются в том случае, если существует долговременный недостаток интересных новостных поводов (что отнюдь не является признаком управленческой запущенности предприятия, а, наоборот, свидетельствует о стабильном и плавном развитии).

В общем случае, проведение специальных мероприятий должно решать две основные задачи: обеспечивать постоянное наличие упоминаний (несомненно, положительных) о деятельности конкретного предприятия в информационных структурах и повышение спроса на продукцию и услуги организации с помощью расширения круга целевой аудитории.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в наше время специальные события приобретают все большую популярность и назревает необходимость в их изучении. Организация событий – корпоративный праздник, запуск нового проекта, прием VIP-гостей, презентация компании или кампании – рассматривается как один из главных элементов коммуникации компаний и организаций, важный инструмент формирования и управления репутацией.

Цель исследования состоит в анализе и выявлении специфики установления связей с общественностью в некоммерческой организации.

Достижения поставленной цели предполагает решение следующих задач:

1)Дать развернутую характеристику специальным мероприятия.

2)Дать классификацию специальным мероприятиям

3)Выявить специфику установления связей с общественностью на примере специальных событий в некоммерческой деятельности.

Предметом исследования являются специальные события.

1.                 Специальные мероприятия в связях с общественностью

1.1 Функции и особенности специальных мероприятий

Специальные PR-мероприятия представляют собой большую группу PR-акций, активно используемых в случаях, когда нет достаточно ос­новательных новостных поводов, способных заинтересовать СМИ и обеспечить поток позитивных журналистских материалов о коммер­ческой структуре и ее продуктах.

Задачи специальных PR-акций сводятся к следующим важным мо­ментам:

      обеспечить постоянное присутствие коммерческой структуры в ин­формационном поле;

      дополнительно привлечь внимание журналистов и широких це­левых аудиторий к компании, ее продукции или услугам.

Специалисты по СО руководствуются простой истиной: «Природа не терпит пустоты». Если продукт или услуга перестают быть в центре общественного внимания, это место в вакууме немедленно будет заня­то конкурентами. Чтобы этого не произошло, используются различ­ные креативные программы и оригинальные технологии, разрабаты­ваемые агентствами или консалтинговыми фирмами.

На вооружении крупных PR-агентств стоит целый арсенал специ­альных мероприятий, варьирующий в зависимости от специфики целе­вой аудитории или продукта, требуемого масштаба акций, сезона или выделенного бюджета. Многие из них носят вспомогательную роль и являются составной частью другой крупной и масштабной PR-акции,
длящейся несколько дней или недель.[1]

1.2 Формы и методы работы пресс-службы со СМИ.

К наиболее распространенным формам делового общения пресс-службы с представителями СМИ относятся:

      пресс- конференции,

      брифинги,

      презентации,

      пресс - туры,

      предосмотр (превью),

      “круглые столы”,

      встречи с журналистами,

      интервью,

      фото-, теле - и киносессии

      выставки и ярмарки.

Дадим краткие определения и формальные характеристики этим формам работы пресс- службы.

Пресс- конференция - встреча журналистов с представителями разных структур, имеющая целью предоставить СМИ комментирующую, проблемную и фактографическую информацию. Последняя может относиться как к деятельности самой структуры, так и к конкретным персонам, а также событиям, явлениям, сведениям, цифрам и фактам.

Продолжительность пресс - конференции – от 30-40 минут до 1 часа 15 минут. Форма делового общения –ответы представителей струтуры на вопросы журналистов. Количество участников отвечающей стороны – от 1-2 до 3-5 человек. Количество журналистов не ограничивается.

Далее будут отдельно рассмотрены принципы и методы организации пресс- конференции как наиболее распространенной формы делового общения со СМИ.

Брифинг- краткая встреча журналистов с представителями структуры, во время которой они получают либо комментирующую инорфмацию, либо соответствующие заявления по конкретным, строго оговоренным фактам и событиям. Брифинг может быть также посвящен определенным процессуальным вопросам взаимоотношений структуры с представителями СМИ (например, по вопросам аккредитации в самой структуре или на организуемые ею же акции и мероприятия). Как правило, брифинг- это немедленная реакция на какое- либо событие или происшествие или способ оповещения журналистов о событии предстоящем.

Это наиболее мобильная форма делового общения, которая чаще всего проводится стоя, когда ни выступающие, ни журналисты не рассаживаются на заранее отведенные места. Брифинг можно назвать “младшим братом пресс- конференции”, так как он имеет немало общих черт.

Продолжительность брифинга – не более 30 минут. Форма делового общения – выступления представителей пригласившей журналистов структуры. Сообщения на брифинге для представителей СМИ носят односторонний, оповещательный характер. Вопросы со стороны журналистов, как правило, в ситуации брифинга не предусмотрены. В реальной практике после официального завершения брифинга достаточно часто журналисты начинают задавать вопросы. Брифинг проводится как официальное мероприятие, прежде всего. Тема общения с журналистами строго определена заранее и не допускается отклонений. Количество выступающих не более 1-2. Количество журналистов, как и во время пресс- конференции, не ограничивается, но могут действовать дополнительные статусные ограничения.

Презентации завоевали большую популярность практически с само­го зарождения public relations в России. Уже в конце 80-х - начале 90-х гг. в России впервые пиарщики и молодые PR-агентства начинают прово­дить в массовом порядке шумные презентации на рынке первых ком­мерческих структур частного сектора. Структурирование и разделение презентаций на различные виды произошло уже позднее, по мере углуб­ления специализации и роста масштабности отечественного бизнеса.

С точки зрения предмета, который представляют целевым аудито­риям, выделяют следующие виды презентаций:

1.Презентациятовара или услуги — самый распространенный вид пре­зентаций, особенно часто они используются коммерческими структура­ми, постоянно внедряющими из-за острой конкуренции новые виды това­ров или услуг. Регулярный вывод на рынок новинок с помощью ярких и запоминающихся событий обеспечивает хороший приток покупате­лей или клиентов и тем самым позволяет удерживаться продукции компании в завоеванной нише на рынке.

Техникой эффективной презентации товара или услуги обычно вла­деют PR-департаменты и PR-агентства, продвигающие на рынок това­ры массового спроса, предназначенные для реализации миллионными тиражами: продукты питания, косметику, одежду, бытовую химию или бытовую технику. Быстроменяющиеся мода и вкусы покупателей/по­требителей заставляют PR-специалистов постоянно разрабатывать и совершенствовать все более изощренные технику и технологию этого вида презентаций: меняются потребительские качества или дизайн то­вара, вместе с ними эволюционирует и технология его подачи через СМИ или через публичные акции целевым аудиториям.

2.              Необходимость в презентации коммерческой структуры чаще все­го связана с тремя причинами:

♦ создание бизнес - структуры «с нуля» и потребность быть впервые представленной широкой аудитории: потенциальным клиентам, СМИ, инвесторам, поставщикам, партнерам, дилерам и дистри­бьюторам;

♦ выход коммерческой фирмы на новые рынки, где ее совсем не знают и где у нее еще нет устойчивой деловой репутации;

♦ переименование или образование новой коммерческой организа­ции в результате слияния нескольких коммерческих структур.

3.              Презентация персонала пока еще остается в России относительно
редкой PR-акцией в силу недостаточно серьезного отношения значительной части российского бизнеса к продуманной кадровой политике из-за переизбытка в некоторых регионах рабочей силы. За рубежом в солидных фирмах, наоборот, представление целевым аудиториям (СМИ, властным структурам, экспертам, бизнес -сообществу) нового руководящего сотруд­ника высшей квалификации с впечатляющим послужным списком всегда обставляется с большой помпой. Секрет прост — это напрямую работает на создание позитивного корпоративного имиджа и повышает доверие к компании.

4.              Презентация города как PR-акция получила большое распространение в связи с постепенной интеграцией России в мировое сооб­щество и глобальный рынок, а также включением ряда ее ведущих го­
родов в борьбу за крупные экономические или имиджевые проекты,
способные принести существенные экономические дивиденды.

Мэрия столицы России на протяжении последних двух десятилетий активно проводила презентационные мероприятия Москвы как города, способного принимать или проводить престижные международные ме­роприятия. Достаточно вспомнить заявки Москвы на готовность про­вести Олимпийские игры, Всемирные юношеские игры, автомобиль­ные гонки класса «Формула-1», Всемирную выставку «Ехро-2010», Чемпионат Европы по футболу и т. д.

5.                  Презентация региона чаще всего проводится на крупных выстав­ках с целью демонстрации его высокого экономического или культур­ного потенциала, инвестиционной привлекательности или налажива­ния взаимовыгодных связей.

6.                  Презентация целой страны обычно проводится на крупных меж­дународных выставках, например на всемирных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

С точки зрения масштабности и особенностей представляемого про­дукта презентации условно делят на две большие категории: бо-пре и теа-презентации:

♦ Теа-презентации, или театрально-зрелищные презентации (от итальянского слова il teatro - театр), нашли широкое распрост­ранение среди коммерческих структур, выпускающих массовую продукцию, и рассчитаны на большие целевые аудитории. Нередко такие презентации сопровождаются развлекательными шоу-про­граммами, концертами звезд эстрады, спортивными состязаниями, призванными максимально завлечь будущих покупателей или кли­ентов.

♦ Бомонд-презентации (от французского слова beau monde — высший свет), их еще называют «салонные презентации», устраивают, наобо­рот, для продвижения штучного или уникального товара/услуги среди избранных и ограниченных аудиторий. Обычно их использу­ют при продвижении особо сложных и дорогостоящих товаров или услуг, требующих подготовленной аудитории: эксклюзивных кол­лекций одежды известных мировых модельеров, эксклюзивной не­движимости, уникальных инвестиционных проектов и т. д.[2]

Презентация- встреча с журналистами представителей определенной структуры, имеющая целью конкретное знакомство СМИ с материализованной информацией в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, закона, премии, а также начало работы вновь созданной структуры или вновь организованного мероприятия или акции.

Главная форма общения – выдача информации приглашенным журналистам в виде рассказа, наглядной демонстрации, а также ответов на вопросы представителей СМИ. В структуре самой презентации могут быть предусмотрены такие формы делового общения, как пресс- конференции или брифинг. Продолжительность презентации не менее 1 часа 15 минут и не более двух с половиной часов. Количество участников презентующей стороны определяется характером и масштабом презентации. Очевидно, что основных докладчиков и демонстрантов может быть в среднем от 2 до 5 человек, тогда как лиц, обеспечивающих организацию самой презентации с иехнической и административной стороны, может быть гораздо больше. Количество журналистов регламентируется строгим учетом приглашений, целенаправленной их рассылкой для тех СМИ, в круг чьих интересов входит презентируемый субъект.