Коммуникация как процесс с обратной связью

     Руководитель  должен избегать критических замечаний  и обмениваться информацией в  безоценочной форме. Важно, чтобы эта  информация была конкретной и объективной, так как заявления общего характера  не будут способствовать позитивным изменениям. Также обратная связь  не должна сводиться к тотальному контролю. Нет необходимости стремиться все контролировать, лучше сосредоточиться  на наиболее важных моментах, там, где  нужно помочь подчиненному в будущем  избежать возможных ошибок.

     Возможные проблемы в процедуре  обратной связи.

     Во-первых, возможной проблемой может стать самооценка сотрудника. Если она занижена, проблемы с адекватным и рассудительным восприятием обратной связи не миновать. Сообщение о плохом выполнении работы может расстроить сотрудника, он будет чувствовать себя неуверенно, затаит обиду на руководство, а в крайнем случае - уволится. Профессиональное - "Вы сделали эту работу плохо", личностно-ориентированный сотрудник воспримет как "Вы плохой человек". Существует две основные причины низкой самооценки. Первая из них заключается в том, что сотрудник начинает сравнивать свои слабые качества с теми же, но сильно выраженными у других. Тогда самооценка теряет всякий смысл, ибо ошибки в подобных расчетах и сравнениях будут разрушительными. Еще одна причина низкой самооценки заключается в том, что человек усваивает оценочные суждения других людей как объективную реальность.

     Во-вторых, в социальной психологии существует концепция предела (рубежа) восприимчивости и чувствительности, которая заключается в следующем: если человеку предъявить информацию, которая не соответствует его устоявшимся представлениям или требует изменения модели поведения, он принимает оборонительную позицию, теряет гибкость и приспособляемость. Превышение барьера чувствительности приводит к срабатыванию механизмов самозащиты. Это может стать еще одной проблемой в процедуре предоставления обратной связи.

     Должен  ли руководитель поднимать самооценку своему сотруднику? В том случае, если этот сотрудник как специалист важен и ценен, руководитель может  использовать для него наставничество, тренинги, порекомендовать для прочтения  специальную литературу. Что же касается проблем с пределом восприимчивости, здесь стоит отметить несколько  нюансов. Во-первых, достоверная, предсказуемая  и контролируемая информация обычно не приводит к превышению барьера  чувствительности. Во-вторых, обратная связь будет воспринята и принята  во внимание, если сотрудник может  убедиться в достоверности предъявляемой  ему информации.

     В-третьих, информация не должна быть неожиданной. Если работник может контролировать, когда и сколько информации поступает (к примеру, он может запрашивать обратную связь через определенные интервалы времени или по завершению небольшой части работы), то это способствует адекватному восприятию критической информации.

     Индивидуальные  особенности сотрудников.

     Никто не будет спорить с тем, что  сохранение душевного равновесия - важная предпосылка для нормальной жизнедеятельности человека. Каждый сотрудник - это индивидуальность с  присущими ей особенностями характера  и возможностями к адаптации. Один человек достаточно устойчив ко многим стрессовым воздействиям, негативные внешние воздействия не окажут заметного  влияния на его душевное равновесие. Другой имеет совершенно иные черты  характера. Руководитель скажет: "Знаете, я что-то плохо понимаю, что Вы мне тут написали". И такое  замечание может существенно  расстроить человека.

     Попробуем разобраться в возможных способах предоставления обратной связи для  руководителя. Таких способов может  быть несколько, так как они связаны, во-первых, с реакцией на критику. Как правило, она варьируется между агрессивностью (степень высокого неприятия, враждебного отношения, активных нападок в ответ) и дефензивностью (от английского "defence" - защита: оборонительными, пассивными защитными реакциями). Во-вторых, в этом процессе немаловажны и индивидуальные особенности сотрудников. Руководителю желательно учитывать оба этих фактора в процедуре предоставления обратной связи.

     В. Крючков приводит пример: сотрудник  одной киевской компании отличался  ярко выраженной целеустремленностью  и независимостью. Его коллегам и  подчиненным (а занимал он ответственную  руководящую должность), по его мнению, была необходима жесткая армейская  пунктуальность и дисциплина. В общении  с ними у него преобладали требования, распоряжения и критика с выговорами, письменными предупреждениями о  несоответствии, угрожающими приказами. Исходящие документы визировались им размашистыми росчерками "срочно" и "немедленно" с громадными восклицательными знаками. В работе превалировали  неоправданно завышенные требования. Вряд ли в компании можно было найти  более подходящую кандидатуру под  определение "трудоголик". Бывали случаи, когда, увлекшись работой, он оставался в офисе на всю ночь. А на следующее утро колоритным помятым  видом и красными от бессонницы глазами  повергал в ужас пришедших на работу сотрудников. Конечно, топ-менеджмент периодически оценивал его деятельность. Время от времени коллеги также  старались дать ему минимальную  обратную связь. Правда, по сути эта  процедура не всегда была успешна  в силу личностных особенностей сотрудника. Часто людям такого типа свойственна  склонность к образованию сверхценных  идей. Находясь под властью этой идеи, они направляют на ее реализацию все свои силы. При этом факты, опровергающие  правильность этой идеи или не подтверждающие ее, отбрасываются, не принимаются во внимание. Попытки разубедить приводят к усилению убежденности сотрудника в правильности его идей и необходимости  реализации намеченных действий. Эти  люди обычно подозрительны, мстительны, застревают на мелочах и обидах. Они весьма склонны к конфликтам.

     Как же действовать в подобной ситуации? Здесь оптимальной стратегией предоставления обратной связи будет тщательная подготовка к этому процессу (приготовить  факты, материалы, данные, планы, отчеты и т.д.). Руководитель, проводя процедуру  обратной связи с таким подчиненным, должен полностью исключить прямую лобовую атаку, запастись терпением  для конструктивной беседы и подвести его к допущенным ошибкам.

     Противоположной будет выглядеть обратная связь  для сотрудников, чье поведение  можно охарактеризовать, как демонстративное. Такие люди часто являются неплохими  специалистами. Но в основе любой  их деятельности лежит потребность  постоянно быть в центре внимания. Им нравится производить впечатление, эпатировать, выделятся необычной  и яркой одеждой. Без затруднений  им удаются презентации - они проводят их легко, артистично и эффектно - телефонные переговоры, проведение докладных совещаний  и организация корпоративных  праздников. Вместо долговременной и  многоплановой работы у них удачнее  получается разбрасывать великое множество  часто незаурядных идей, которые, впрочем, впоследствии вряд ли будут  реализованы. Демонстративные люди, как правило, очень самолюбивы, а  их честолюбие проявляется порой  в неприятии успехов коллег.

     Мудрый  руководитель, прежде чем запускать  процедуру обратной связи для  подчиненного с такими особенностями, обязательно отметит достоинства (и профессиональные, и личностные) данного сотрудника, подчеркнет всю  важность сделанного им и уже в  самом конце попросит обратить внимание на некоторые недочеты в работе. Такая аккуратность и тактичность, прежде всего, связана с далекой  от объективности завышенной самооценкой  у большинства демонстративных  людей. Как правило, любое предложение  разобраться в допущенных ошибках, упавшее на неподготовленную почву, останется адекватно не понятым  и с большой вероятностью будет  определено как личное оскорбление: "Как? Я? Меня? Да я ночами не сплю, все о работе думаю!"

     Главной чертой еще одного типа сотрудников  является склонность к аккуратности, скрупулезности, соблюдению всех правил (порой даже в ущерб делу). Порой такие сотрудники допекают окружающих своим состоянием негативно-тоскливого настроения с постепенно накипающим раздражением и поиском объекта, на котором можно было бы сорвать эмоции. По данным психологических исследований, с подобными характеристиками на территории Украины встречаются до 50% мужчин и 20% женщин. Можно привести сравнение с армейской службой: так же, как и приверженные долгу военнослужащие, такие подчиненные не любят проявлять инициативу, предпочитают получать пошаговые указания и являются прекрасными исполнителями. Они безоговорочно соблюдают субординацию: "Шеф сказал надо, значит надо. И никаких разговоров". Альтернативы и революционные новаторства для таких сотрудников закрыты.

     Учитывая  вышеописанные характеристики, можно  прийти к выводу, что оценка допущенных ошибок в рамках обратной связи для  таких людей должна содержать  в себе акцент на так называемую букву закона, должностные обязанности  и внутренние инструкции, а все, что  выйдет за их рамки, будет обречено на неодобрение: "Я действовал в  рамках стандартов". Если замечания  руководителя будут действительно  объективны и логичны, такой сотрудник  не будет стремиться различными способами  выйти из щекотливого положения, а признает их для того, чтобы  как можно скорее исправить ситуацию.

     Нельзя  обойти вниманием другую, довольно специфическую категорию сотрудников. Эти работники постоянно погружены  в свою деятельность, склонны к  теоретизированию, общение с людьми у них складывается непросто: в  основном из-за трудностей в выражении  своих мыслей, косноязычия, эмоциональной  тусклости, неаккуратности и рассеянности. Их главная черта - тяготение к  аналитике и работе с абстрактными данными. Эти сотрудники могут генерировать идеи, писать маркетинговые планы, разрабатывать  бизнесс-стратегии. Как правило, у  подобного человека рабочее место  не обустроено, на нем творческий беспорядок, записи о предстоящих делах содержатся на самоклеющихся листочках, которые  постоянно теряются. В силу достаточной  самокритичности, рефлексии, отстраненности самомнение у такого человека более чем адекватное. Обычно он не высокомерен, склонен принять чужую точку зрения и спокойно объяснить свою. Очевидная реакция на критику: психологическая защита по типу "в этом я, может, и не очень хорошо разбираюсь, но зато умею что-то другое". Как видно из логики описания, обратная связь для подобных людей является не инструментом коррекции действий, а скорее раздражающим фактором. Она может быть воспринята только в том случае, если непосредственный руководитель владеет тем же багажом знаний, что и сам сотрудник, по принципу "равный-равному". Таким образом, руководителю, работая в рамках обратной связи с подобным сотрудником, необходимо помнить о возможности его "взгляда в будущее". Важно поинтересоваться причинами действий сотрудника, которые вызвали проблему. Вполне возможно, что они скрывают некий ресурс, некую новую возможность, которую работник в силу различных причин (например, коммуникативных трудностей) не озвучивает.

     Совсем  другой тип - сотрудник с перманентно  повышенным настроением, двигательной гиперактивностью, неутомимостью, энергичностью. Только в отличие от самого первого  описанного нами типажа, его деятельность и живость не векторная, а скорее напоминает хаотичное движение. Общение  такой человек ценит ради самого общения, он не в меру разговорчив, склонен  пустословить. С самооценкой такой  сотрудник проблем не испытывает, равно как и с уровнем притязаний: он безразличен к славе, не честолюбив и тем более не тщеславен. Чаще всего он аутентичен и выглядит таким, каким есть.

     Какой будет правильная обратная связь  для такого подчиненного? Руководителю этого сотрудника желательно контролировать самому или при помощи коллег. Вовремя  направлять его энергию в нужное русло, поощрять профессионализм, напоминать об основных обязанностях, проверять  сделанное, удерживать в рамках корпоративного поведения. Если это продавец, практика еженедельного переучета должна стать обязательной, если менеджер среднего звена, не лишним будет требовать  еженедельного отчета для руководителя о проделанной работе. Тогда потенциальные возможности такого сотрудника будут использоваться по максимуму.

     В таблице 1. можно проследить связь между личностными качествами сотрудника и особенностями обратной связи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 1.Типы сотрудников и особенности обратной связи с ними.