В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это сокращает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят.

Итак, деловая  речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации -- внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа -- его формы и его языка.

В настоящее  время текстовые и языковые нормы  деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и  передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».

Одним из результатов  этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему  документа (для всех жанров) реквизит -- пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект того действия, типа О рекламации партии новых бланков.

При вводе документа  в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного  сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор Дескриптор - единица информационно-поискового языка, служащая для описания смыслового содержания текста (документа). в именительном падеже (Рекламация ...).

По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное  начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода…»

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать  в последнее время в регламентации  языка официально-деловой документации.

Лексические ошибки при составлении деловых писем.

Лексические ошибки связаны с незнанием значений слов и устойчивых выражений и  обусловленным этим незнанием их неправильным употреблением в речи. При выборе слова следует учитывать  не только значение, которое ему  присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Границы лексической сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими свойствами и т. д.

Наиболее распространенными  в деловых текстах являются следующие  лексические ошибки:

1. Неправильное  использование слов-терминов.

Обычно термины  закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной  отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.

Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес  не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат  понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

2. Неуместное  или неоправданное употребление  иностранных слов.

Сейчас многие имеют пристрастие к иностранным  словам, даже не зная иногда их точного значения. Иногда контекст не принимает иностранное слово.

Пример: Работа конференции лимитируется из-за отсутствия ведущих специалистов. Лимитировать - установить лимит чего-нибудь, ограничить. Иностранное слово лимитировать в данном предложении следует  заменить словами: идет медленнее, приостановилась  и т. п.

Пример: "Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)"

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский  термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики  должно быть обусловлено требованием  необходимости, уместности и точности словоупотребления.

3. Употребление  архаизмов. 

Архаизмы - слова, называющие существующие реалии, но вытесненные  по каким-либо причинам из активного  употребления синонимичными лексическими единицами, - должны соответствовать  стилистике текста, иначе они совершенно неуместны.

Пример: Ныне в  университете был день открытых дверей. Здесь устаревшее слово ныне (сегодня, теперь, в настоящее время) совершенно неуместно.

К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

4. Плеоназм и  тавтология.

Одной из распространенных ошибок в деловых текстах является плеоназм - использование избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс" образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - "суть" - это и есть главное.

Другой болезнью является тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание  текста.

Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; адресовать в адрес и др. Эти словосочетания надо заменить другими: "польза от применения чего-либо", "необходимо учитывать следующие факторы", "направить в адрес".

Например: "150 рублей денежных средств..." или "Следует  учитывать следующие факторы..." и т. п.

5. Неразличение  паронимов. 

Например: "Командировочный  прибыл в указанное время". Командировочный  образовано от слова командировка и  обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное  удостоверение, получить командировочные). Командированный -- человек, направленный в командировку (командированный специалист).

6. Ошибки в  употреблении синонимов. 

Синонимы обогащают  язык, делают образной нашу речь. У синонимов  может быть разная функционально-стилистическая окраска. Так, слова ошибка, просчет, оплошность, погрешность - стилистически нейтральны, общеупотребительны; проруха, накладка - просторечные; оплошка - разговорное; ляп - профессионально-жаргонное. Употребление одного из синонимов без учета его стилистической окраски может привести к речевой ошибке.

Например: "Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001." В данном случае в официально-деловом  стиле преимущественно употребляется  синонимичное слово запрос, а не требование.

Различаясь оттенками  лексического значения, синонимы могут выражать разную степень проявления признака, действия. Но, даже обозначая одно и то же, взаимозаменяясь в одних случаях, в других синонимы заменяться не могут - это ведет к речевой ошибке.

2.2. Синтаксические  ошибки

Наиболее распространенными в деловых текстах являются следующие синтаксические ошибки:

1. Неправильное  употребление падежей. 

Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

2. Ошибки при  склонении фамилии. 

Следует помнить:

1) Не склоняются  фамилии славянского происхождения  на -а, -о. Часто в звуковом составе  они совпадают с неодушевленными  предметами. Например: Крыса, Сало, Шило  и т. п.

2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

3) Как правило,  склоняются нерусские фамилии  на безударные -а, -я. Например: творчество  Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

4) Склоняются  русские и иноязычные фамилии  на согласный звук, если относятся  к мужчинам. Не склоняются, если  относятся к женщинам или к  супружеской паре. Например: заявление  Николая Ремчука; письмо Натальи  Ремчук; просьба супругов Ремчук.

3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Например: "Изменение  графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно). В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем  полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

4. Ошибки при  употреблении количественных имен  числительных.

Например: "Депутат  встретился с шестьюстами семьдесят (правильно «семидесятью») шестью рабочими завода", «Вчера еще здесь (в Североморске) было около четыреста камер» (правильно: «около четырехсот»), «Операции будут проводиться пятидесятью процентами акций холдинга» (правильно: «с пятьюдесятью процентами»), «Более восемьсот тысяч пенсионеров могут жить теперь достойно» (правильно: «более восьмисот тысяч пенсионеров»).

Несклонение или  неполное склонение сложных и  составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

5. Нарушение  правил употребления деепричастных  оборотов.

1) Деепричастным  оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.

2) Составители  деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия  в предложении с деепричастным  оборотом должны осуществляться  одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: "Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

6. Неправильное  использование предлогов. 

В деловой речи получили большое распространение  словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и  т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

7. Ошибки, связанные  с неправильным порядком слов  в предложении.

Например: "Для  определения фонда оплаты в конце  года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно -- расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".¹⁵

Заключение

 

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

В ряду книжных  стилей официально-деловой стиль  очерчен наиболее четко. Он обслуживает  правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.