Задача объективного отношения к излагаемым событиям лишает деловую речь эмоциональности  и субъективности. Поэтому здесь  отсутствуют формы субъективной оценки, нет модальных слов, нет экспрессивно-эмоциональных форм изложения.

Для синтаксиса характерна усложненность конструкций, но при этом их четкое членение, яркое  выражение синтаксической связи (обычно лексически обозначено), нанизывание  деепричастных и причастных оборотов; принят прямой порядок слов.

Широко используемые страдательные конструкции позволяют  абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих  действиях, фактах их исполнения: принято  по конкурсу 12 человек, зачислено в  институт 10 человек и т.п. Характерно обилие однородных членов, различные перечисления с цифровыми и буквенными обозначениями.⁹

Глава вторая. Официально-деловая  переписка. Документы.

Общие свойства официально-делового стиля присущи  всем видам деловых документов. Однако разные типы делового письма характеризуются и специфическими для них чертами. Например, документы законодательного характера с точки зрения речевых средств маловариативны. Распорядительно-предписывающая функция их диктует выбор конструкций четких по структуре, часто императивных. Организационно-регулирующая и организационно-воздействующая функции дипломатического подстиля проявляются в таких качествах, как книжность, публицистичность (особенно это касается международных документов. Информирующая и организационно-регулирующая функции административно-канцелярских документов (распоряжения, приказы, деловая переписка и т.д.) также создают особый тон изложения: директивный – в приказах, распоряжениях, смягченную модальность долженствования  - в деловой переписке (ведомственной, межведомственной и т.д.).

Для содержания деловой документации характерна тенденция  к ограниченной аспектации. Рекомендуется  составлять документы письма по одному вопросу (аспект), чтобы они не содержали  тематически разнородную и логически не связанную информацию. ¹⁰

Композиция документа  – это способ формализации состава  информации, содержащейся в нем. Композиция, или структура текста, официального документа – это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Порядок слов в  предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения.  Несмотря на то, что в русском  языке относительно свободный порядок  слов в предложении, т.е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), определенные правила расположения слов все же существуют. Продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например, вместо «Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка» (данный порядок слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли) следует написать: «Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в работе по благоустройству парка».

В официально-деловой  речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные – после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное  определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие. Например: «Документ, подготовленный группой специалистов…».

Обстоятельства  степени ставят перед прилагательным, а дополнения – после него, например: исключительно интересный, достойный звания.

В обычном тексте существительное следует за числительным; при табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например, в тексте: «десять дней, пять человек, две бригады», но в таблице: «количество штатных единиц – 15».

Дополнение ставится после сказуемого. Например: «Разослать проект». Если управляющее слово  требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: «Разослать проект завода металлоизделий».

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ – издается, контроль – возлагается (на какое-либо лицо) или осуществляется, должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется, порицание – выносится и т.д.¹¹

Выбор того или  иного языкового оборота из числа  возможных определяется:

1. Практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его употребительности;
2. Правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
3. Степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный.

При выражении  превосходной степени наиболее употребительны форма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием «наиболее» (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: «оказать помощь» вместо «помочь»; «провести проверку» вместо «проверить»; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т.д.

Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в  официально-деловой письменной речи. Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается и для языка служебной документации, и для официального письма в частности.

Не следует  использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и  легком могут быть заменены общелитературными  формами (например, слова типа «неимение», «разбитие», не являющиеся литературной нормой русского языка).

Недопустимо искажение  термина или замена его синонимическими  формами. Например, замена термина «акцент» выражением «встречное предложение». Употребляемые термины должны допускать только одно толкование или только одно определение. В том случае, когда термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном письме, требуется дать его объяснение в тексте.

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартной терминологии, как уже было сказано ранее. Необходимость ее введения обусловлена тем обстоятельством, что в современных условиях многие письма обрабатываются на ПК. Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизированных терминов, которые и должны служить терминологическими источниками при составлении официальной корреспонденции.

Термины - это  такие слова или сочетания  слов, значение которых строго обусловлено в пределах данной специальности.¹²

Обычно термины  закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной  отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны.

В официально-деловых  текстах нельзя употреблять архаичные  канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по получении таковых. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью "узаконенных" терминов.

Профессионально-жаргонная  лексика может рассматриваться  как форма профессионального  просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных  целей.

Рассматривая  синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования значения "норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать".

В деловой речи ограничены возможности лексической  сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.

Современная деловая  речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.

Однако применение иностранных слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, необходимо прежде всего определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

Еще одним аргументом в пользу ограничения употребления заимствованных слов является то, что  допускается много ошибок - орфографических, грамматических, лексических. Это объясняется особым положением этих слов: они не освоены до конца русским языком, поэтому "корень их для большинства носителей языка смутен, значение неясно, оценочность неуловима, но зато все ощущают их модность, современность по сравнению с привычными русскими или давно освоенными заимствованными словами. Отсюда велико искушение употреблять нерусские слова".¹³

Правильное использование  заимствованных слов в некоторых  случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.

Таким образом, заимствованные слова занимают особое место в лексической системе  русского языка и требуют предельно осторожного обращения с ними.

Одним из распространенных недостатков официального стиля  является плеоназм - использование  избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс" образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - "суть" - это и есть главное.

Другой болезнью является тавтология. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание  текста.

Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие  факторы; адресовать в адрес и  др. Эти словосочетания надо заменить другими: "польза от применения чего-либо", "необходимо учитывать следующие факторы", "направить в адрес"

Типовое построение официально-делового текста выступает  в качестве рамки, в которой пишущим  совершается конкретизация текста документа -- его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную -- конкретную -- информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности -- точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления -- точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.¹⁴

С переходом  к изложению переменных элементов  содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела -- и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств -- главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска -- и лексического, и синтаксического -- могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.