Культура письменной речи делового человека

     Составителю деловой бумаги и служебного документа  следует всегда помнить, что понятность и максимальная точность - это основное требование к их оформлению и содержанию. Именно требование точности и понятности письменной деловой речи приводит к языковому единообразию и стандартности служебных документов. Языковая точность предполагает прежде всего однозначность понимания содержания, изложенного в тексте. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

     "Слово  принадлежит наполовину тому, кто  говорит, и наполовину тому, кто  слушает", - писал французский  философ М.Монтень. Мы можем  несколько видоизменить это высказывание  применительно к нашей ситуации: слово принадлежит наполовину  тому, кто пишет деловой текст,  и наполовину тому, кто его  получает, то есть получатель  должен почерпнуть из содержания  текста именно тот смысл, который  был заложен составителем.

     Какие же языковые средства способствуют наиболее точному и понятному изложению  содержания? Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней  практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных  формул и конструкций позволяет  пишущему не тратить время на поиск  определений, характеризующих стандартные  ситуации.

     В качестве примеров можно привести множество  канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в  официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, a не выслушивается и многие другие.

     Говорить  о штампах можно по отношению  к любому стилю речи. Штамп встречается  даже в языке художественной литературы: белоствольная березка, извилистая тропинка, чистое поле, крутой берег, добрый молодец, шелковые кудри, суровая жизнь и др. В публицистике также стандартные события часто отображаются с помощью словесных клише, например: важные события, международная жизнь, дружеская встреча, официальный визит и др. В этих стилях речи языковые штампы часто являются антиподами выразительности.

     Языковой  штамп объективно существует и в  устной речи. Это прежде всего формулы  речевого этикета: приветствие, прощание, благодарность, соболезнование, поздравление и другие стандартные этикетные  формулы, используемые в стандартных  ситуациях. Однако мы часто являемся свидетелями необоснованного проникновения  канцелярского штампа из официальной  речи в разговорную. По определению  К.И.Чуковского, такие включения  в живую речь называются "канцеляритом". Они чужды обиходно-бытовой речи, делают ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге " Живой как  жизнь" К.И.Чуковский высмеивает устную речь, в которой не к месту  используются канцелярские слова. Например, он приводит фразы из разговора двух подруг: Я приобрела (вместо купила) для сына настольную игру. В одном доме со мной проживает (вместо живет) известный поэт. Моя подруга получила жилплощадь (вместо квартиру).⁶

     Особенности словоупотребления в официально-деловом  стиле

     Напомним, что точность и однозначность  текста - это одно из основных требований, предъявляемых к официальному документу. А точность письменной речи обусловлена, прежде всего, выбором слова и  связана со значением слова. И  действительно, самое большое количество ошибок в деловой письменной речи возникает из-за неправильного выбора и употребления слова. По меткому замечанию М.Горького, "Слово - одежда всех фактов, всех мыслей". Если не знать точного значения слова, не учитывать его многозначность, стилистическую окраску, сочетаемость в речи с другими словами, то нарушается смысл всей фразы, а значит, и текста. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста.

     Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный  оттенок. Поэтому для языка документа, как и для языка науки, очень  важна специальная терминология. Слово, превращаясь в термин, используется в документе только в одном  из своих значений, что так необходимо для строгого и конкретного языка  официально-деловой письменной речи. С.И.Ожегов определял термин как "слово  или устойчивое словосочетание, являющееся названием определенного понятия, употребляемого в различных областях специальной деятельности".

     Какие же слова и термины наиболее часто  используются в управленческой документации?

     Прежде  всего, это специальные канцелярские слова, сложившиеся в сфере административного  управления за многие столетия существования  официально-делового стиля русского языка. Каждый составитель документа  хорошо знает такие слова, как: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, препровождаться, заслушать, завизировать и т п. Мы многократно пользуемся этими и подобными им словами, не замечая порой, как одни из них устаревают и вытесняются с течением времени другими, более современными эквивалентами.

     Одни  слова устаревают, другие порой возвращаются в речь из исторического прошлого. Не так давно вернулись в нашу жизнь и зазвучали по-новому такие  забытые слова, как: дума, глава, управа, пристав, городовой, губернатор, присяжные, господа и др. Правда, эти слова соперничают сегодня с параллельными им иностранными словами: парламент, мэр, префектура, полиция, департамент, президент, премьер, муниципалитет и др. И только время покажет, какие из этих слов сохранятся в речи, а какие исчезнут.⁷

     Появляются  также в деловой речи, как и  в языке вообще, совсем новые слова - неологизмы. Обычно они строятся по старым моделям и образцам. Специалистам хорошо известно, что канцелярская речь очень любит отглагольные существительные (слова, образованные от глагола): исполнение, подписание, решение, постановление. И этих слов становится все больше и больше. В этой группе канцелярских терминов можно особо выделить слова, редко встречающиеся в других стилях речи, а именно: отглагольные существительные с префиксом НЕ (невыполнение, несоблюдение, непризнание и др.). Эта группа терминов чрезвычайно продуктивна, она постоянно пополняется словами, образованными по традиционной модели: НЕ + отглагольное существительное.

     Однако  не все слова из этой группы уместны  в документе. Например, в деловой  письменной речи встречается слово "неимение", которое легко может  быть заменено на общепринятое слово "отсутствие".

     Довольно  часто любители канцелярских терминов придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи, поскольку  в языке уже есть обозначения  данных понятий. Так, вместо придуманного слова подвижка следует употреблять словосочетание - положительные изменения, вместо задумка лучше написать - замысел, вместо неудачно придуманного слова изжитие лучше употребить хорошо известное - исключение, вместо заявка - заявление, вместо дострой - завершение строительства, вместо проработка - критика.

     Таким образом, возникновение в деловой  речи новых слов и утрата старых - явление закономерное, так как  новые понятия требуют своего языкового воплощения. Однако к неологизмам  следует относиться с большой  осторожностью. Неуместны те новые  слова, которые можно заменить общелитературными словами или "узаконенными" терминами. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке.

     Трудности в употреблении терминов связаны  еще и с тем, что терминосистема любой предметной области находится  в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, часть  понятий устаревает, возникают новые. При решении вопроса, какой термин употребить (новый или старый) следует  учитывать, как минимум, два фактора: во-первых, насколько это понятие  закрепилось в письменной речи и, во-вторых, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности. Для официального языка, и мы это  уже подчеркивали, очень важно  употреблять слово только в одном  из его значений. Если же все-таки необходимо употребить новый термин, который  может быть не понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать развернутое толкование.

     Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные  словосочетания. Стандартные обороты  речи приобретают устойчивый характер, то есть они включают в свой состав слова с ограниченной лексической  сочетаемостью. Части устойчивых словосочетаний нельзя произвольно объединять с  другими словами, так как это  приведет к нарушению языковой нормы  современного русского языка. Например, мы можем написать: допустить нарушение, ошибку, просчет, но нельзя написать: допустить дефект, брак, поломки, хищения. Или еще пример: можно удешевить товары и продукты, но нельзя удешевить себестоимость, себестоимость можно снизить; можно прописать в квартире, но нельзя прописать в документе.

     Языковые  формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Одной  из функций языковой формулы в тексте является выражение типового содержания. Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

     Еще одна функция устойчивых стандартных  словосочетаний, используемых в письменной деловой речи, связана с процессом  восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень  быстро воспринимать информацию, выбирая  новое и наиболее существенное.

     В языке документов часто употребляются  устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

     Иногда  речевой ошибкой, связанной с  незнанием значения отдельных слов, входящих в словосочетание, является неразличение слов-паронимов. Паронимами называют близкие по звучанию слова, отличающиеся значением.

     Имея  различное значение, в тексте эти  слова сочетаются с разными словами: гарантийный талон, но гарантированный успех; исполнительный лист, но исполнительская дисциплина; выборный орган, но выборочный материал; методический совет, но методичный человек; жилой массив, но жилищный фонд; типичный случай, но типовой дом; демократический порядок, но демократичный руководитель; командированный специалист, но командировочное удостоверение. Для того, чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами. 
 
 

     2.2 Грамматические особенности официально-делового стиля 

     В подобных и других словосочетаниях  при подготовке документа автору-составителю  приходится сталкиваться с вопросом глагольного управления - выбором  надлежащей формы слова и нужного  предлога после глагола. Составители  служебных документов нередко допускают  неправильное употребление падежа и  предлога после управляющих слов. Управляющее слово - это слово, которое  диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова. Неправильное использование  падежа или предлога после управляющего слова чаще всего наблюдается  в случае употребления близких по смыслу глаголов.

     Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно употребляющихся  в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными предлогами (предлогами, образованными от имени  существительного). Эти предлоги чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии сретением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др. В разговорной речи эти предлоги имеют соответствующие варианты. Например, в деловой речи: "Суд прекращает дело за примирением участников спора", а в разговорной - "потому что они помирились". В деловой речи: "В целях подготовки юношей к военной службе", а в разговорной - "чтобы подготовить к армии". В деловой: "В силу природных условий", а в разговорной - "из-за дождя". В деловой речи: "По достижении 18-летнего возраста", а в разговорной - "когда исполнилось 18 лет". В деловой: "По окончании школы", а в разговорной речи - "после окончания школы".

     При использовании предлогов допускаются  различные ошибки. Употребляя для  обозначения причинных отношений  предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней. Поэтому нежелательно, например, такое выражение: ввиду прошедших событий, т. к. предлог "ввиду" обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать вследствие предстоящих выборов, поскольку предлог "вследствие" обозначает причину события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание благодаря болезни, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог "по причине". Например, по причине болезни, по причине допущенного нарушения и т.д.