Реинжиниринг предприятия ООО «Агентство СБА»

Учредители  несут ответственность по обязательствам ООО «Агентство СБА» в размере Уставного капитала, который был создан за счет средств Учредителей. Он составил, на момент образования предприятия, 100 тысяч рублей и будет вноситься долями по 50 тыс. рублей каждым Учредителем.

После внесения обязательных платежей прибыль предприятия  распределяется между Учредителями.

Основной  формой осуществления полномочий трудового  коллектива является общее собрание, решающее вопросы заключения коллективного  договора и порядка предоставления социальных льгот работникам ООО «Агентство СБА» из фондов трудового коллектива.

Количество  работников составляет около 50 человек, включая производственный персонал. Средняя заработная плата на предприятии составляет около 30 тыс. рублей.

На предприятии  постоянно ведется работа по расширению ассортимента и повышению качества выпускаемой и продаваемой продукции. На ООО «Агентство СБА» действует система по созданию новых и модификации старых изделий, основанная на творческой и инициативной работе подрядных организаций.

Отличительная особенность ООО «Агентство СБА» - продуманная работа с регионами. В рамках действующей программы осуществляется не только привлечение дилеров со всех уголков, России, стран СНГ, но и их всесторонняя поддержка - участие в региональных выставках, предоставление образцов продукции, листовками и другими рекламными материалами.

2.2 Совокупность организационно-производственных  функций присутствующих на  ООО «Агентство СБА»

 

Организационно-управленческая функция  ООО «Агентство СБА» - это совокупность необходимых процессов, циклов и подразделений, которые взятые вместе:

• способствуют получению выручки на всех стадиях с помощью проведения экономического анализа;
• управляют расходами с помощью анализа необходимости закупок, утверждения всех расходов (включая капиталовложения) в масштабе всего предприятия;
• следят за имеющимися средствами и обязательствами;
• ведут поиск оптимальных источников и условий финансирования;
• осуществляет управленческий анализ проектов на всех этапах;
• выполняют работу по составлению бюджета, планированию и прогнозированию как для предприятия, так и его подразделений;
• учитывают и регистрируют каждую операцию, проводимую предприятием;
• способствуют распределению заработанного сотрудникам и акционерам.

Основная роль организационно-производственной функции в ООО «Агентство СБА» состоит в оптимизации использования предприятием своих ресурсов. В связи с этим ООО «Агентство СБА»:

• организовывает работу предприятия вокруг основных процессов, а не вокруг заданий или людей (наиболее эффективно создание структуры предприятия вокруг трех-пяти основных процессов с конкретными результатами работы);
• выполняет каждую важную операцию только в одном отделе (сбыта и маркетинга, финансов, кадров и т.д.);
• упрощает организационную структуру, сокращает в ней число уровней (необходимо использовать команды для управления изменениями - назначить ответственного (директора проекта) за выполнение каждой работы, который будет отвечать за измеряемые результаты; определить взаимоотношения ответственного и остальных членов команды; поручать работнику не более 6-7 видов работы);
• вознаграждает за хорошую работу пропорционально вкладу работника в прибыль предприятия (это будет поддержкой в реорганизации, и, в конечном счете, будет способствовать увеличению прибыли предприятия);
• информирует и обучает всех работников;
• не боится экспериментировать (поскольку не существует никакой правильной “науки реорганизации”, настоящая наука - найти то, что заработает на данном предприятии).

При проверке эффективности существующей организационно-производственной функции  ООО «Агентство СБА» или создании новой традиционными являются следующие вопросы:

Какой должна быть роль организационно-производственной функции предприятия?

Как измерять ее эффективность?

Как следует организовать организационно-производственной функцию?

Какие изменения необходимо ввести в существующую организацию?

Как следует распределить ответственность  в новой организации?

Сколько времени необходимо и имеется  для внесения указанных изменений?

Хорошо поставленная организационно-производственная функция необходима для успешной работы в условиях жёсткой деловой  конкуренции и позволит предприятию  добиться ощутимых материальных результатов. Правильно организованная организационно-производственная функция ООО «Агентство СБА» минимизирует возможности злоупотреблений на рабочем месте и мошенничества. Потенциальные выгоды могут значительно превосходить издержки реорганизации.

Но, к сожалению, поставленная организационно-производственная функция приводит к значительным затратам.

Перечислим основные отрицательные  последствия при неудовлетворительной организации деятельности.

Сбои в системе  управления предприятием:

• без систематической и полной информации об имеющихся финансовых ресурсах и обязательствах предприятие теряет до 20% своих активов:
• “искаженная” калькуляция затрат может приводить к неверным решениям по ценообразованию;
• расходование средств не скоординировано с поступлением средств;
• возникают инфляционные потери и незаработанные проценты;
• появляются затраты, которых можно было бы избежать, и многое другое.

Ограниченные  инвестиции: при отсутствии четкой и эффективной организационно-производственной функции ООО «Агентство СБА» трудно привлечь надежного иностранного/национального стратегического инвестора. Организационно-производственная функция играет ключевую роль в том, чтобы убедить инвестора, что его средства будут использованы как было запланировано. Это возможно только, если в рамках организационно-производственной функции осуществляет действенный контроль за расходованием средств, проекты тщательно оцениваются на стадии их подготовки, процессы организованы эффективно.

Следует произвести инновационную  перестройку организационно-производственной функции на ООО «Агентство СБА» вокруг основных финансовых процессов. Процесс - это последовательность заданий или процедур, которые в совокупности облегчают завершение операции.

Создание организационной структуры  именно вокруг процессов необходимо, поскольку:

• процессы, а не функции, должны определять или определяют характер работы организации;
• процессы, взятые в совокупности, делают возможным завершение операций;
• процессы усовершенствуются с течением времени, однако они изменяются не так стремительно, как другие ресурсы организации;
• основополагающие процессы организации продолжают жить после того, как уволился отдельный менеджер или сотрудник;
• руководство и сотрудники зачастую ограничены неоптимальными процессами.

В конечном итоге, финансовый процесс, а не функция, должен связывать смежные  задания на производство продукта или  оказание услуги покупателю, поставщику, финансовому учреждению или руководству.

 

2.3 Коренная реорганизация организационно-производственной  функции ООО «Агентство СБА»

 

Производственный отдел ООО «Агентство СБА» консолидирован. Для нормально работающей организационно-производственной функции в ООО «Агентство СБА» должно быть:

• создан финансовый отдел;
• три отдела - планирования, бухгалтерского учета и финансовый - достаточно для эффективного выполнения организационно-производственной функции;
• главный бухгалтер должен официально отчитываться перед генеральным директором, но работать в тесном контакте с финансовым директором;
• хотя юридический отдел напрямую подотчетен генеральному директору, он должен работать в тесном контакте с финансовым директором по вопросам обеспечения необходимой юридической поддержки при структурировании сделок;
• отдел информационной технологии должен быть подотчетен финансовому директору, так как деятельность этого отдела сосредоточена на бухгалтерских и финансовых аспектах работы предприятия.

Результаты от изменений возникают  уже по ходу процесса, однако полная значимость реорганизации будет  выявлена в конце. Наиболее значительные результаты достигаются с течением времени по ходу развития и роста  предприятия, когда появляется необходимость  и проявляются все возможности  новой организационно-производственной функции.

Этап 1 предстоящей перестройкой - понять принципы организации организационно-производственной функции.

Процессы на ООО «Агентство СБА» можно объединить в четыре “цикла”:

1. цикл расходов: покупка товаров и приобретение услуг от сторонних организаций;
2. цикл производства: использование сырья и материалов, рабочей силы и добавленной стоимости для производства конечного продукта;
3. цикл доходов: продажа/обмен товаров и предоставление услуг сторонним организациям;
4. цикл финансирования/инвестиций: получение денежных средств и инвестирование их в основные фонды.

Деятельность ООО «Агентство СБА» может быть проанализирована с точки зрения четырех указанных циклов (рис.2). Элементы организационно-производственной функции присутствуют во всех основных четырех циклах предприятия.

 

Рис. 2. - Деятельность ООО «Агентство СБА» в виде совокупности циклов

 

Организационно-производственная функция  состоит из всех процессов, являющихся продолжением создающей доходы и  ведущей к расходам деятельности предприятия. Указанные процессы, как  правило, начинаются и заканчиваются  за пределами финансового отдела - обычно начинаются в отделах сбыта  или снабжения и заканчиваются  в бухгалтерии. Иными словами, организационно-производственная функция охватывает почти все  отделы предприятия, при этом на определенном этапе все процессы контролируются финансовым отделом.

Циклы включают в себя последовательные процессы, выполняемые различными отделами. Цикл доходов состоит в основном из продаж продукции предприятия  и сбора дебиторской задолженности, в то время как цикл расходов - из покупки материалов и последующей  оплаты (рис.3).

 

Рис. 3.- Структура цикла доходов и расходов

 

Цикл производства ООО «Агентство СБА» является специфичным для каждой конкретной операции, поэтому не показан на рис. 2, как и цикл финансирования, который является творческим, изменчивым и повторяющимся процессом.

Циклы доходов, расходов и бартера  представляют собой основную сторону  организационно-производственной функции (рис. 4).

Рис. 4. Ответственные отделы за цикл доходов, расходов и бартера

 

Виды деятельности, составляющие финансовую функцию ООО «Агентство СБА», представлены на Рис. 5.

 

Рис. 5. - Организационно-производственная функция предприятия

 

Данные девять блоков охватывают весь объем работ, осуществляемых в рамках организационно-производственной функции. Ни один из этих блоков не может существовать отдельно от остальных: и если он будет  удален, вся структура разрушится.

Многие отделы (планирования, снабжения  и т.д.) отвечают за систему управленческой отчетности предприятия, но ее работа координируется группой управленческого  учета, использующей стандарты, отвечающие требованиям процесса принятия решений  руководством предприятия.

Отделы планирования и маркетинга в равной степени отвечают за элемент  портфеля продукции организационно-производственной функции. Отдел планирования производит все расчеты рентабельности и  сравнивает их с фактическими результатами. Отдел маркетинга предлагает к производству ту или иную продукцию.

Отдел планирования должен нести основную ответственность за управление расходами. Однако финансовый отдел обязан оказывать  ему в этом помощь и ставить  задачи. Отдел планирования должен представлять информацию о том, какие  имеются расходы, и существует ли способ избежать их. Финансовый отдел осуществляет контроль за расходами на основании данной информации.