Специфика деловой коммуникации

     Дистантное, опосредованное общение (телефонный разговор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п.) отличается от контактного, непосредственного повышенным вниманием  к интонационному рисунку речи (устное общение), краткостью и регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции и наглядных предметов в качестве носителей информации.

     Деловое общение представляет собой широкий  диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения.

     Письменная  деловая речь, в которой реализуются  диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих  документов.

     Устная  деловая речь, в которой реализуется  диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т.п.

     Совещания, собрания представляют собой особый тип протокольного общения, в  котором по большей части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и  существующая сразу в двух формах - устной и письменной.

     Реклама, светское общение. Сегодня рамки  делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех  предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо «читаемой» монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но «нечитаемая» монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма, этикетные тосты.

     Владение  всеми перечисленными жанрами делового общения входит в профессиональную компетенцию современного руководителя, менеджера.

2.2 Формы и культура деловой коммуникации

     Общепринятыми формами деловой коммуникации в  труде менеджеров, юристов, релайтеров являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные  деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской  коммуникации вследствие эволюции в  сфере информатики, порождают необходимость  быстрого и беспрепятственного распространения  деловой информации, а значит организации  и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

     В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются  коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые  требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии  компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также  знаний потребительского рынка, финансового  рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникативных  стратегий, технологий, процедур и операций.

     Специфическими  жанрами деловой коммуникации можно  считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и  конференции, а могут иметь и  самостоятельное значение.

     Особенности каждой формы деловой коммуникации включают следующие критерии:

- цель проведения (зачем?);

- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

- регламент (как долго?);

- коммуникативные средства реализации намерений (как?);

- организация пространственной среды (где?);

- ожидаемый результат (какой?, что «на выходе»?).

     Самым распространенным контактным методом  является разговор. В деловом разговоре  варьируются ясно осмысленные цели, интуитивные резоны и бессознательные  мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного  контакта. Цель такой коммуникации - обмен информацией по конкретному  вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит от степени  важности предмета и от возможности  участников разговора. Коммуникативные  средства, как правило, типичные для  любой беседы: обмен репликами, вопросами  и ответами, мнениями и оценками.

     Ситуационный  контакт обычно включает следующие  элементы:

- обращение;

- запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации);

- ответ (представление информации или описание ситуации);

- согласование действий (взаимодействие);

- ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения).

     Чтобы достичь ожидаемого результата, необходимо, чтобы все компоненты разговора  были обоснованы и мотивированы, а  пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех и при необходимости была сохранена конфиденциальность (без свидетелей).

     Эффективность разговора, как и всех коммуникативных  жанров, может зависеть не только от компетентности его участников, но и от манеры держаться, двигаться, речевой  культуры и умения слушать, самоуправления и способности «вести свою линию», формулировать свое собственное суждение, обосновывать возражения.

     К основным функциям любой деловой  беседы можно отнести следующие: начало инновационных мероприятий  и процессов; контроль и координирование  уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение  работников одной организации, межличностные  и деловые контакты; поддержание  деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых  идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

     Как правило, деловые беседы планируются  заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который  целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При  проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить  отработке хода беседы: продумать  вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и  место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой  и партнером; резко убыстрять  темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер  возбужден; не желать понять психическое  состояние партнера в момент собеседования. 

     Заключение

     Самый массовый вид общения людей в  социуме (обществе) - деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно  вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую  бумагу и многое другое в настоящее  время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически  в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором  сведений, знаний, представлений о  правилах, формах и методах ведения  предпринимательского дела, о принципах  делового общения.

     Деловая беседа состоит из пяти фаз:

     1.  начало беседы;

     2.  передача информации;

     3.  аргументирование;

     4.  опровержение доводов собеседника;

     5.  принятие решений.

     Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение  к собеседнику, так как начало беседы - это «мост» между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

     Организационная культура — заведомо неоднородное явление, так как в любой культуре главенствуют формирующие ее базовые  характеристики, указывающие, какие  принципы должны преобладать, если возникает  конфликт внутри культуры. Это делает возможным наличие отличных от доминирующей культуры систем ценностей.

Список  литературы

1. Акперов И.Г., Масликова Ж.В. Особенности формирования организационной культуры в современной России // Вестник Российской коммуникативной ассоциации. – 2002. – № 1. - C. 5-7.
2. Алиев, В.Г. Организационное поведение / В.Г. Алиев, С.В. Дохолян. – М.: ЗАО «Издательство Экономика», 2004. с.59.
3. Баландина, Т. Совершенствование организационной культуры на российских предприятиях / Т. Баландина, Ю. Быченко // Проблемы теории и практики управления. – 2007. – № 10. – С. 79 – 86.
4. Демин, Д. Корпоративная культура – средство промывки мозгов? / Д. Демин // Управление персоналом. – 2008. – №6. – С. 79 – 82.
5. Зельдович, Б.З. Основы организационного поведения / Б.З. Зельдович. – М.: Издательство «Экзамен», 2006.
6. Лапина Т.А. Корпоративная культура: Учебно-методическое пособие. – Омск: Издательство Омского государственного университета, 2002. – 97 с.
7. Мясоедова, Т.Г. Организационная культура российских корпораций / Т.Г. Мясоедова, Н.И. Малышева // Менеджмент в России и за рубежом. – 2009. – Май-июнь (№ 3). – С. 139 – 144.
8. Павлова, О.В. Ценностный отбор как технология обеспечения идентичности организационной культуры / О.В. Павлова // Управление персоналом. – 2009. – № 3. – С.46 – 48.