Психологические особенности управленческой деятельности

   Не следует  откладывать контроль за результатом  к конечному сроку. Чем больше  расстояние от старта до финиша, тем важнее промежуточные финиши  и соответствующий контроль. При  контроле промежуточных результатов  полезно задавать себе такие  вопросы: 

   - Чему мы  научились? 

   - Что в  следующий раз нужно делать  иначе? 

   - В чём  причина отклонений от намеченного? 

   - Какие выводы  следует сделать для выработки  новых целей? 

  

   Ошибки контроля 

  

   Случайный,  эпизодический контроль. Контроль не должен ограничиваться инцидентами. Он должен упреждать отклонения в работе, а не становиться следствием таких отклонений. Руководителем и исполнителем заранее планируются согласованные даты и предметы контроля. 

   Всеобъемлющий  контроль. Некоторые руководители считают, что всё, не проверенное ими лично, содержит много ошибок. Контроль руководителем всего и вся делает сотрудников несамостоятельными, порождает иждивенческие настроения; все вопросы начинают решаться только с его участием. 

   Скрытый контроль. Такой контроль некорректен и унизителен для руководителя. 

   Контроль  для проформы. Формальный контроль  плох уже потому, что не обеспечивает  реального отслеживания хода  выполнения задач. Это всегда  чувствуют подчинённые. 

   Контроль  как проявление общего недоверия. Подозрительность, как правило, свидетельствует о неуверенности руководителя в себе. Если у него нет здорового чувства собственного достоинства, он чувствует угрозу, исходящую от других. 

   Неинформирование  сотрудника о результатах контроля. Негативные итоги контроля бесплодны, если не становятся предметом обсуждения. Возможно, вы уверены в правильности своих выводов - внесите ясность как можно раньше. Только своевременное доведение результатов контроля до сотрудника поможет сделать ему правильные выводы. Ведите совершенно нормальный, открытый, заинтересованный разговор. 

   Поверхностный  контроль. Например: контроль пребывания  сотрудника на рабочем месте  вместо контроля результатов  его работы. 

   Поиски "козла  отпущения". Происходит подмена действительного контроля поиском "крайнего". 

   Контроль  как управленческую функцию можно  разделить на два вида по  предмету, объекту контроля. Во-первых, это контроль процесса и результатов  деятельности коллектива (группы, службы, отдела). Во-вторых, это периодический контроль деятельности и профессионального роста каждого сотрудника. Для осуществления подобного контроля может быть предложена такая схема. 

   1. Разработка  и согласование с конкретным  сотрудником задач и стандартных  требований для соответствующей штатной единицы. При этом следует ограничиться максимум тремя задачами. 

   2. Обсуждение  результатов выполнения поставленных  задач совместно с сотрудником  - один раз в квартал. 

   3. Подведение  итогов работы в конце года. 

   4. Последующее  расширение задач и требований как стимулов развития сотрудника (в сочетании с материальным вознаграждением). 

  

РАЦИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ  РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 

вверх 

   Организация  вашего рабочего дня должна  соответствовать основному принцип: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот". 

   Далее приводятся  рекомендации, которые призваны  помочь следовать этому принципу. Выберите из них те, которые  близки вам. Важно, чтобы вы  нашли свой личный стиль. Для  вас этот стиль - самый лучший. 

   1. Начинайте  день с хорошим настроением. 

   2. Идите на  работу не спеша. И не говорите, что у вас для этого нет  времени. 

   3. Начинайте  работу, по возможности, в одно  и тоже время. 

   4. Приступайте  к работе без раскачки. Откажитесь  от такого утреннего ритуала,  как пространные обсуждения новостей или вчерашней телепередачи. Перенесите это на менее напряжённое время, например, на послеобеденное. 

   5. Пересмотрите  составленный накануне вечером  план дня, внесите коррективы. 

   6. Самое продуктивное  утреннее время посвятите решению ключевых задач. 

   7. Старайтесь  отклонять дополнительно возникающие  неотложные проблемы. 

   8. Избегайте  незапланированных импульсивных  действий. 

   9. Своевременно  делайте паузы, соблюдайте размеренный  темп. Оптимальное соотношение: один  час работы - 10 минут перерыв. 

   10. Небольшие  однородные задачи старайтесь  выполнить сериями. 

   11. Используйте  незапланированные паузы в работе. Сразу задавайте себе вопрос: "Как я могу эффективно использовать  эти минуты?" 

   12. Ищите способы  избежать регулярных посягательств на ваше время со стороны ближайших коллег и подчинённых, если они захотят в ваш кабинет в любое время. 

   13. Выделяйте  спокойный (закрытый) час для важных  дел, творческой работы, самообразования. 

   14. В конце  дня: 

   - завершите несделанное; 

   - просмотрите  дневной план, подведите итоги; 

   - составьте  план на следующий день; 

   - хотя бы  часть дороги домой пройдите  пешком. 

  

ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ  ТРУДА 

вверх 

   Какими должны  быть принципы организации труда,  в максимальной степени мотивирующие его? 

   Любые действия  должны быть осмысленными. В первую  очередь это относится к тому, кто требует действий от других. 

   Большинство  людей испытывает удовольствие  от работы, отвечая за неё, удовлетворяя  свою потребность в личной причастности и результатам деятельности, к работе с людьми. Они хотят, чтобы их действия были важны для кого-то конкретно. Отмечайте это. 

   Каждый на  своём рабочем месте хочет  показать, на что он способен. Он хочет доказать свои способности  и свою значимость. Он не хочет, чтобы в тех вопросах, в которых компетентен именно он, решения принимались без его участия. Всегда учитывайте данный фактор. 

   Каждый стремится  выразить себя в труде, добиться  каких-то результатов, иметь доказательство  того, что он может что-то сделать. Данное "что-то", по возможности, должно получить имя своего создателя. Это относится как к сотруднику, так и к группе. 

   Практически  каждый имеет собственную точку  зрения на то, как можно улучшить  свою работу, её организацию. Он  хочет реализовать свои цели и рассчитывает на то, что его предложения встретят заинтересованно. 

   Людям нравится  ощущать свою значимость. Каждый  сотрудник хочет видеть, что его  труд важен для общего успеха. 

   Каждый человек  стремится к успеху. Успех - это реализованные цели. У сотрудников выработаны цели, достижение которых поддаётся измерению по уровню и срокам выполнения. Успех без признания приводит к разочарованию. Каждый хорошо работающий сотрудник с полным правом рассчитывает на признание и поощрение - материальное и моральное. 

   По тому, каким  способом, в какой форме и с  какой скоростью сотрудники получают  информацию, они оценивают, какова  их реальная значимость в глазах  непосредственного начальника. Если  их доступ к информации затруднён,  если информацию они получают с опозданием, они чувствуют себя приниженными. 

   Сотрудники  негативно относятся к тому, чтобы  решения об изменениях в их  работе и рабочих местах, даже  если эти изменения позитивны,  принимались без учёта их знаний  и опыта. 

   Каждому требуется информация о качестве собственного труда. Сотруднику она нужнее, чем его начальнику. К тому же она должна быть оперативной, чтобы он мог вносить коррективы в свои действия. 

   Большинство  людей стремится в процессе  работы приобрести новые знания. Повышенные требования, дающие шанс дальнейшего развития, принимаются гораздо охотнее, чем заниженные. Если работа примитивна и не представляет возможности для развития, лучше практиковать смену видов деятельности. 

   Сотрудники  остро реагируют, если их старания и полученные результаты приводят только к тому, что их ещё больше загружают. Особенно тогда, когда то никак не компенсируется материально. 

  

КАБИНЕТ РУКОВОДИТЕЛЯ 

вверх 

  Главные требования  к хорошему деловому кабинету: чистота, удобство, простор, добротность. Кроме того, подобранная со вкусом обстановка и обязательно - индивидуальность. 

   В кабинете  должно быть организовано два  главных самостоятельных центра: стол хозяина кабинета и уютный  уголок для неформальных бесед. 

   Стены и  потолок кабинета должны быть светлые, особенно если площадь его невелика. Лучший цвет - светло-голубой или светло-бежевый. Чтобы несколько "снизить" очень высокий потолок, его нужно покрасить светло-голубой краской. Это придаст комнате уют. В вытянутом кабинете длинные стены можно покрасить в более тёмный цвет, поставить шкафы. 

   Хорошо, если  из окон кабинета открывается  красивый пейзаж. Если же вид  из окон не впечатляет - лучше  держать их занавешенными. 

   Книжные шкафы  украшают кабинет. Они не должны  быть массивными. В них можно поставить книги, справочную литературу, магнитофон, телевизор, видеоаппаратуру. Не помешают и несколько изящных сувениров, желательно имеющих отношение к вашей деятельности. Документы лучше хранить в специальном шкафчике сбоку или позади письменного стола. 

   Письменный  стол должен быть массивным,  добротным. Стул к нему лучше  подобрать солидный, со спинкой,  доходящей до затылка. Перед  письменным столом должен стоять, образуя с ним букву Т, небольшой  стол для посетителей со стульями  по обе его стороны. Лучшие цвета для стульев - тёмные: бордовые, коричневые, зелёные. Полезно иметь сбоку письменного стола также небольшой столик с персональным компьютером, с телефонами и журнальный столик. 

   Доверительные  беседы удобно вести, сидя рядом  на небольшой кушетке или на нескольких удобных стульях, расположенных вокруг небольшого низкого столика у одной из стен кабинета. 

   Проводя в  кабинете совещания, демонстрационный  материал (схемы, таблицы, диаграммы)  целесообразно развешивать на  боковых стенах кабинета, а не у себя за спиной. 

   Полезно сфотографировать  интерьер кабинета от входной  двери и оценить по фотографии  впечатление, которые он производит  на входящего. Он должен вызывать  ощущение надёжности, деловитости,  гармонии. 

   кабинет деловой  женщины мало отличается от кабинета делового мужчины. Но некоторые дополнительные советы дать необходимо (они могут пригодиться и мужчинам). 

   В кабинете  не должно быть никаких предметов  одежды, обуви, галантереи и т.п.  Не следует ставить на письменный  стол фотографии. Женщина должна быть более избирательна в подборе мебели, других предметов обстановки, ибо требования к её вкусу будут выше, чем к мужскому. Вместе с тем этот выбор не должен носить чисто женского, очень уж лирического характера: всё по делу, строго, но мягче, чем у мужчины.