Деловая беседа

                                         «Правильные дебюты» начала беседы:

Существует множество  приёмов начала беседы. Однако все их разнообразие можно свести к трём методам¹⁰.

                                  Метод: СНЯТИЯ НАПРЯЖЁННОСТИ.

Позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько тёплых слов. Нужно  только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка,которая вызовет улыбку или смех присутсвующих,также во многом способствует разрядке первоначальной напряжённости и созданию дружеской обстановки для беседы.

                                           Метод: «ЗАЦЕПКИ»

Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях также можно с успехом  использовать какое-либо небольшое  событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный  вопрос.

                 

                                       Метод: ПРЯМОГО ПОДХОДА

Означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вы вкратце сообщаете  причины, по которым была назначена  беседа, быстро переходят от общих вопросов к частным и приступают к теме беседы. Этот метод является «холодным»,он имеет прямой характер и больше всего подходит  для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

Однако какой  бы метод начала переговоров не выбирать, нужно  использовать "Вы - подход". Этот метод заключается в том, что во всяком предложении, обращенном к собеседнику, мысль должна быть сформулирована относительно его позиции.

Одной из самых  важных задач фазы начала деловой  беседы является сбор информации о собеседнике. Для этого служат вопросы, подразделяемые на несколько типов¹¹.

1. Открытые вопросы - это вопросы, предполагающие различные варианты ответа на них. Цель открытых вопросов - узнать мнение собеседника, выяснить его позицию по тому или иному вопросу, т.е. они имеют преимущественно информативный характер. ("Каково ваше мнение по данному вопросу?""Каким образом вы пришли к такому выводу?""Почему вы считаете, что … ?")
2. Закрытые вопросы - это вопросы, предполагающие однозначный (положительный(да) или отрицательный(нет) ) - ответ. ("Наша встреча состоится в Вашем офисе?" "Так Вы согласны?" "Вы готовы с нами сотрудничать?")

Ошибки, часто допускаемые  при сборе информации о собеседнике:

      Начало беседы — очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать. Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе. По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект «первого впечатления» всегда запоминается очень надолго.

 
2. Второй этап деловой беседы - доказательство.

Для достижения цели деловой беседы сбора первичной информации, конечно, недостаточно. Нужно также доказать собеседнику свою правоту.

 Доказательство  представляет собой обоснование  истинности одних положений при  помощи других, уже доказанных  или не требующих доказательства.

Механизм доказательства состоит из трех частей:

• тезиса,
• доводов
• способа доказательства (демонстрации).¹²

 

Тезис ("что" доказательства). Чтобы доказательство было успешным, при выдвижении тезиса должны быть соблюдены следующие требования:

- тезис должен быть четко сформулирован;

- тезис должен быть одним и тем же в ходе доказательства;

- тезис не должен содержать в себе логических противоречий.

Доводы  ("на основании чего" доказательства) должна проводиться в соответствии со следующими требованиями: аргументы должны быть истинными и достаточными для доказательства, а их истинность должна быть доказана независимо от тезиса.

Для того чтобы  быть эффективной, аргументация должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Используемые термины должны быть ясными и понятными.

2. Лучше всего предъявлять доводы сразу, т.е. "завалить" ими собеседника - так они выглядят более убедительно.

     А)  Фразу нужно строить активно (чем говорить: "Мы могли бы взять разрешение этой проблемы на себя", лучше сказать: "Мы возьмем разрешение этой проблемы на себя").

      Б) Нужно стараться избегать простого перечисления фактов, следует делать из них выводы.  

Существует три  основных метода аргументации:

1. Фундаментальный - собеседнику приводятся факты, касающиеся предмета разговора, а затем из них делается вывод.

2. Лестница - аргументы выводятся один из другого, пока тезис не будет доказан.

3. Сравнение - приведение яркого примера.

Демонстрация  (способ доказательства) - третья (помимо тезиса и аргументов) составляющая механизма доказательства. Существуют следующие методы демонстрации:

1. Индуктивное доказательство - доказательство от частного к общему. При индуктивном доказательстве важно придерживаться следующих правил:

2. Дедуктивное доказательство - доказательство от общего к частному. Оно состоит из трех суждений - большой посылки (общего положения), малой посылки (связанного с ним суждения) и заключения

3. Доказательство по аналогии - от частного к частному. Для использования аналогии в качестве метода демонстрации, необходимо, чтобы между сравниваемыми объектами не было существенного различия.

4. Причинная зависимость - заключение от причины к следствию и наоборот. Для того, чтобы проверить истинность заключения о существовании причинной зависимости, нужно задаться следующими вопросами:

5. Изоморфизм - метод демонстрации, основанный на сходстве строения и функционирования систем разных видов¹³.

   Во всех случаях доказательство следует вести корректно. Надо всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он действительно прав, даже если для вас это невыгодно. Это дает вам право ожидать и требовать такого же поведения со стороны вашего собеседника. Кроме того, поступая таким образом, вы не нарушаете деловую этику.

3. Третий этап деловой беседы - контраргументация.

Этот этап деловой  беседы , является одним из самых сложных. Перед сторонами беседы на этом этапе стоят следующие цели:

В процессе контраргументации  важно также нейтрализовать замечания  собеседника. Существуют как общие  техники нейтрализации замечаний  собеседника, так и частные. К  общим или универсальным техникам нейтрализации замечаний относятся¹⁴:

1. Метод "да, но..." - показ обратной стороны  проблемы.

2. Метод лоскутков  - аргументация собеседника делится  на несколько частей, дается оценка  каждой части, причем акцент  ставится на слабых аргументах  оппонента.

3. Повторение  и перефразирование замечания собеседника с его смягчением.

4. Можно также  развеять замечание заранее: "Предвижу  ваше возражение...".

5. "Отсрочка" - просьба рассмотреть замечание  позже (известно, что замечание  теряет свое значение по мере  удаления деловой беседы от того момента, когда оно было высказано, чем некоторые собеседники пользуются весьма умело).

Помимо общих, универсальных, существуют и частные  техники нейтрализации замечаний, которые можно применить к  одному или нескольким видам замечаний. Изложим виды замечаний и методы их нейтрализации в таблице¹⁵.

                                 Нейтрализация замечаний собеседника