Законы организации

           Глава: 2 Практическое применение законов организации

              Организационная структура управления предприятием             Структура управления организацией или организационная структура одно из ключевых понятий развития управления. Оно тесно связано со стратегическими целями, функциями, процессом управления и распределения полномочий между работающими в организации. В рамках структуры протекает весь управленческий процесс: движение потоков информации, принятие управленческих решений, в котором участвует весь персонал.  Структура необходима, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись своевременно и качественно. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности.                                                                                                  Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом. Ключевыми понятиями структур управления в этом ракурсе являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами структуры управления могут быть как отдельные работники, так и службы, выполняющие функциональные обязанности и операции. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые подразделяют на вертикальные и горизонтальные (линейные и функциональные).                        Горизонтальные связи носят характер согласования и являются одноуровневыми.                                                                              Вертикальные связи - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности структуры управления.Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный или функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, т. е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации и её структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления. Далее, на примере организационной структуры оптового предприятия ЗАО "Абразив" будут раскрыты предназначения отделов и их функциональные связи. Организационная структура ЗАО "Абразив" представлена в Приложении 1. ". Приоритетом деятельности предприятия является продажа абразивного и шлифовального инструмента. На сегодняшний день ЗАО "Абразив" представляет собой развитую коммерческую инфраструктуру, с широкой сбытовой сетью. Предприятие является поставщиком абразивного материала и инструмента на Северо-Западе России.                                                              В организации действует линейно-функциональная структура управления. "Линейно-функциональная структура управления – это ступенчато-иерархическая структура. Её также называют линейно-штабной. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы".                                                                                                               Все структурные звенья организации связаны между собой с помощью системы управления, которая является ее головным органом.     Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям организации: определение направленности, планирование, организация и регулирование деятельности, ее финансовое обеспечение, учет и контроль результатов, – так и специфические, или конкретные функции управления, свойственные каждой службе в зависимости от ее функционального предназначения.

                Функциональное предназначение отделов предприятия                   Бухгалтерия - ведёт учёт хозяйственных средств и анализирует финансовое состояние предприятия, следит за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств предприятия. Обеспечивает строгое соблюдение кассовой и расчётной дисциплины, не допускать нецелевого использования средств и обеспечить порядок хранения бухгалтерских документов.                                                                                                       Отдел маркетинга - Управляет маркетинговой деятельностью на предприятии и развитием внешнеэкономических связей предприятия. Для отдела маркетинга характерно также распределение его функций между службами сбыта, закупки и управления предприятием. Важнейшей функцией отдела маркетинга является обеспечение предприятия информацией о качестве продукции, потребителях, поставщиках, конкурентах, ценах, каналах распространения и т. д.                                  Отдел снабжения и сбыта - Целью отдела снабжения является поиск недорогих, но высококачественных основных и второстепенных материалов Отдел снабжения, занимается процессом отгрузки товара, управляет товарными запасами, выбирает оптимальные каналы сбыта товаров, организует складские операции.                                                                     Отдел кадров - осуществляет подбор и расстановку кадров обслуживающего персонала, осуществляет мероприятия по эффективному использованию кадрового потенциала, формированию резерва руководящих работников, улучшению качественного состава работников всех звеньев. Оформляет прием, перемещение и увольнение сотрудников организации, а также готовит документы на утверждение в должностях работников.     Отдел организации труда и заработной платы - осуществляет контроль за правильностью применения тарифных ставок, окладов, надбавок, доплат и коэффициентов к заработной плате. Обеспечивает повышение производительности труда и правильного расходования фонда заработной платы.

               Функциональные обязанности основных должностных лиц

      Директор - управляет фирмой, контролирует деятельность и взаимодействие структурных подразделений, занимается ведением переговоров с крупными поставщиками и клиентами.                                                                          Директор несет высшую ответственность за деятельность предприятия в целом, обладая для этого всеми необходимыми полномочиями. С целью повышения оперативности управления генеральный директор делегирует полномочия по управлению фирмой директорам (по направлениям) согласно определенным им диапазонам ответственности.                              При этом устанавливается, что директорам разрешается делать все необходимое для исполнения своих должностных обязанностей в рамках определенных диапазонов ответственности, а также утвержденных генеральным директором планов и директивных заданий. Директора по направлениям могут в свою очередь делегировать полномочия по принятию ряда решений собственным подчиненным.                                             Заместитель директора - наряду с директором определяет политику и стратегию развития предприятия. Участвует в составлении заказов и договоров на поставку товаров, контролирует их исполнение. Проводит анализ структуры товарных запасов, динамики товарооборота по отдельным группам товаров. В его подчинении находится транспортное управление, занимающееся организацией и осуществлением перевозок, ему подчиняются базы и склады предприятия.                                                   Офис-менеджер (секретарь) - Выполняет функции помощника генерального директора в полном объеме, следит за контролем документопотоков, решает организационные вопросы с партнерами компании, выполняет хозяйственно-административные функции. Выполняет работу с банковскими выписками, ведёт учет основных средств компании, занимается ведением кассовой книги и начислением заработной платы.                                                                                                          Менеджер по управлению персоналом - Определяет потребность в персонале, осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.                                                                         Менеджер по рекламе - Организует работу по рекламированию продукции и выполняемых услуг, с целью их продвижения на рынки сбыта. Информирует потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров и услуг. Разрабатывает планы рекламных мероприятий и определяет затраты на их проведение.                      Менеджеры по продажам - Занимаются поиском новой и развитием существующей клиентской базы, ведением переговоров, составлением и заключением контрактов с клиентами. Осуществляют работы по анализу рынка.                                                                                                     Менеджеры по закупкам - Занимаются обработкой и размещением заказов, контролируют своевременные поставки продукции. Занимаются сбором информации о специальных предложениях и акциях поставщиков и производителей-партнеров. Занимаются согласованием оптимальных цен по конкретным сделкам. Работают с поставщиками, контролируют ценообразование.                                                                                              Итак, предприятие "Абразив" характеризуется высокой концентрацией полномочий по принятию решений. Фактически - многие вопросы решает сам руководитель по принципу подчиненности "директор — функциональные отделы" и "функциональные отделы — управление предприятием". Предприятию свойственна разобщенность структурных подразделений аппарата управления. В существующей организации, в основном, указаны вертикальные связи, а горизонтальные между структурами затруднены и официально не прописаны.

Применение  закона синергии

      Синергия (в переводе с греческого — содействие, содружество, соучастие). Синергия означает согласованное, взаимно усиливающее  действие двух или нескольких подсистем, увеличивающее упорядоченность (уменьшающее  энтропию) системы в целом, в результате чего единая система производит больший  эффект, нежели все ее подсистемы по отдельности. В бизнесе синергия означает преимущество от совместной деятельности нескольких предприятий (компаний) по сравнению с их разрозненной деятельностью. В этом определении  заключены две идеи:         - Во-первых, увеличение упорядоченности и/или уменьшение хаоса системы означает, что синергия является результатом целенаправленного управления, а не возникает сама по себе как случайный эффект.                      - Во-вторых, эффект, возникающий вследствие объединения подсистем, может быть как положительным, так и отрицательным.    Синергию измеряют в тех же единицах, что и управленческую деятельность, — в процентах возврата на управляемый капитал. Применительно к синергии это означает: на сколько процентов эффекты синергии увеличивают или уменьшают стоимость капитала инвесторов в капитале предприятия. В будущем ЗАО "Абразив" может себе позволить покупать бизнес - единицы и интегрировать их в свою структуру. При условии, что стратегической целью предприятия станет создание корпорации. Корпорация — это юридическое лицо, которое, будучи объединением физических лиц, независимо от них. В широком смысле под корпорацией можно понимать всякое объединение с экономическими целями деятельности.                                                                                Синергия — единственное преимущество, недоступное для повторения ни одним конкурентом. Верно-используемые преимущества синергии способны значительно увеличить экономическую прибыль среднего предприятия. Однако управление синергией требует соответствующих знаний, навыков, способностей персонала и организации. 
 

Применение  закона информированности

      Информацию  можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или  явлениях в их взаимосвязи.                                             Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, играют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса.                Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается.  Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем.                                                       Результат действия закона будет благоприятным, если все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте пустая информация или дезинформация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы. Закон требует от руководителей создания и развития источников информации организации, повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.                                            Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.                           Чем большей информацией располагает организация о внутренней внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения). 

 
Заключение

      В теории организации, отражающей основы построения и представления окружающей человека объективной реальности и  субъективно создаваемых им объектов, исследования места, роли, сущности законов  приобретают всеобщее значение.                                                                                         Таким образом, основное внимание должно быть уделено целям компании, затем набору задач и функций, организационной структуре и персоналу.                                                                                                       Знание законов организации, понимание механизмов взаимодействия объективной и субъективной, материальной и интеллектуальной организации, как процесса или системы само по себе не обусловливает эффективного применения этого организационного ресурса.                             Полное представление любой основополагающей системы требует четкого определения ее состава и содержания.                                       Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом.                                          Ключевыми понятиями структур управления в этом ракурсе являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами структуры управления могут быть как отдельные работники, так и службы, выполняющие функциональные обязанности и операции. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые подразделяют на вертикальные и горизонтальные (линейные и функциональные).                                                                                                   В организации действует линейно-функциональная структура управления.                                                                                                          Все структурные звенья организации связаны между собой с помощью системы управления, которая является ее головным органом.              Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям организации: определение направленности, планирование, организация и регулирование деятельности, ее финансовое обеспечение, учет и контроль результатов, – так и специфические, или конкретные функции управления, свойственные каждой службе в зависимости от ее функционального предназначения.  Итак, предприятие "Абразив" характеризуется высокой концентрацией полномочий по принятию решений. Фактически - многие вопросы решает сам руководитель по принципу подчиненности "директор — функциональные отделы" и "функциональные отделы — управление предприятием". Предприятию свойственна разобщенность структурных подразделений аппарата управления. В существующей организации, в основном, указаны вертикальные связи, а горизонтальные между структурами затруднены и официально не прописаны.                            Законы организации и законы для организации будут эффективно работать на организацию, если руководитель сумеет найти их разумное сочетание, выделит главный на текущий момент закон и обеспечит подчинение ему всех других для достижения глобальной цели организации.   Закон информированности - упорядоченности, закон самосохранения и закон развития – это функциональные законы, связанные с организацией как с процессом. Закон синергии, закон единства анализа и синтеза и закон композиции и пропорциональности – это структурные законы, связанные с организацией как явлением.                                                                   Разобраться в пересечениях законов непросто даже для профессионала.                                                                                            Принцип единства дает подход для эффективного использования приведенного набора законов. Этот подход состоит в следующем.         Законы имеют объективный характер, и поэтому будут выполняться независимо от нашего желания, т.е. набор элементов (законов) уже задан. Задачи руководителя:                                                                                            - из списка целей организации выявить основную (на месяц, квартал, год);                                                                                                                            - выбрать из набора главенствующий закон, которому следует уделить основное внимание;                                                                                                     - подчинить реализацию остальных законов главенствующему;              - добиться соответствия законов друг другу путем установления пропорций, приоритетов и сроков их выполнения.                                             В будущем ЗАО "Абразив" может себе позволить покупать бизнес - единицы и интегрировать их в свою структуру. При условии, что стратегической целью предприятия станет создание корпорации       Синергия — единственное преимущество, недоступное для повторения ни одним конкурентом. Верно-используемые преимущества синергии способны значительно увеличить экономическую прибыль среднего предприятия.                                                                                    Закон информативности требует от руководителей создания и развития источников информации организации, повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.                                                          Не выполнение принципа единства приводит к ухудшению показателей хозяйственной деятельности предприятия.                                     Все элементы целого должны соответствовать друг другу, иметь между собой связи и иерархию, а также реализовывать общую цель. Этот принцип соответствует определению системы. 
 
 
 
 
 

Использованная  литература 

      1. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: Банки и биржи. ЮНИТИ, 1995.

      2. Клейнер Г.Б., Тамбовцев В.Л., Качалов Р.М. Предприятие в нестабильной экономической среде: риски, стратегии, безопасность. М.: Экономика, 1997.

      3. КобзевВ.В. Теоретические основы организационного проектирования производственных систем: Учеб. пособие. Барнаул: Алт. гос. тех. ун-т, 1996.

      4. Кожекин Г.Я., Синица Л.М. Организация производства: Учеб. пособие. Минск: ИП «Экоперепектива», 1998.

      5. Макаренко М.В., Махалина ОМ. Производственный менеджмент: Учеб. пособие. М.: ПРИОР, 1998.

      6. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 1995.

      7. Менеджмент: Учеб. для вузов / Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьева и др. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

      8. МилънерБ.З. Теория организаций: Курс лекций. М.: ИНФРА-М, 1998.

      9. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер с англ. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.

      10. Основы организации производства: Учеб. / Под ред.'НА Чечина. Самара: Изд-во Самарск. гос. экон. акад., 1999.

      11. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998-

      12. Теория организации: Учеб. / Под ред. В.Г. Алиева. М.: Луч, 1999.

      13. Теория организаций и организационное проектирование (пособие по неоклассический методологии): Учеб. пособие / Под ред. Т.П. Фокиной. Саратов: СГУ, 1997.

      14. Фатхутдинов Р.А. Организация производства: Учеб. М.: ИН-ФРА-М, 2000. 

      15. Экономика предприятия: Учеб. / Под ред. О.И. Волкова. М.: ИНФРА-М, 1997.

      16. Экономика предприятия: Учеб. / Под ред. В.Я. Горфинкеля, В.А. Швандара. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

      17. Экономика предприятия: Учеб. / Под ред. В.П. Грузинова