Внутренняя среда организации, и ее элементы

 

 

Содержание

 

1. Внутренняя среда организации и ее элементы……………………………………… 3
2. Процесс подготовки и принятия управленческого решения………………………..6
3. Система мотивации в организации……………………………………………………8
4. Управление персоналом в организации……………………………………………...12
5. Стиль руководителя на предприятии ООО кондитерская фабрика «Южная»….14
6. Литература……………………………………………………………………………....17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Внутренняя среда организации, и ее элементы.

 

 В большинстве случаев менеджмент имеет дело с организациями, представляющими собой открытые системы и состоящие из множества взаимозависимых частей. Рассмотрим наиболее существенные внутренние переменные организации.

К основным внутренним переменным традиционно относят: цели, структуру, задачи, технологии и людей.

1. Цель есть конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа работающих вместе людей. В ходе работы руководство разрабатывает цели и доводит их до сотрудников организации, и этот процесс имеет большое значение, так как дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Общие цели сплачивают коллектив и придают всей работе осознанность. У организаций существуют разнообразные цели, и их сущность во многом зависит от типа организации.

Коммерческие организации. Цели подобных организаций должны отражать коммерческий результат в виде прибыли (рентабельности), дохода, производительности труда и т. д.

Некоммерческие организации (ассоциации, фонды). По определению деятельность этих организаций не направлена на получение прибыли. Их назначение, в основном, определяется социальной направленностью, поэтому цели могут быть сформулированы как защита прав, развитие научного направления, поддержка культуры региона и т. д.

Государственные (муниципальные) организации. Для этих организаций получение прибыли не является доминирующей целью. Зачастую преобладают цели поддержки существования и развития государства (региона). Организации развиваются в рамках установленного бюджета (страны, региона, района). Поэтому цели определяются властями территорий и могут быть сформулированы как развитие среднего образования, обеспечение ввода в действие новых больничных комплексов, поддержка общественного питания и т. д: Надо отметить, что получение прибыли как таковой может иметь большое значение, но инвестируются заработанные деньги в значимые для государства объекты.

Так же объектом внимания менеджеров являются цели подразделений.

2. В целом вся организация состоит из нескольких уровней управления и различных подразделений, взаимосвязанных между собой. Это принято называть структурой организации. Все подразделения организации можно отнести к тем или иным функциональным областям. Функциональная область относится к работе, выполняемой для организации в целом: маркетинг, производство, финансы и т. д. Очевидно, что маркетингом могут заниматься несколько подразделений и даже, например, производственное подразделение, если оно разрабатывает новый товар для потребителя. При рассмотрении структуры как составляющей внутренней среды обычно останавливаются на двух вопросах: разделение труда и контроль.

Разделение труда  производится не по принципу использования  для определенной работы любого свободного работника, а исходя из соображений  привлечения специалиста в заданной области. Так, при организации нового отдела маркетинга нецелесообразно  использовать высвободившихся инженеров  или техников без их соответствующего переобучения. Преимущество специализированного  распределения труда очевидно, и  как конкретно осуществить разделение труда в организации - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Разделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное - разделение труда по специализированным уровням, например, менеджер по снабжению, менеджер по продажам, менеджер по работе с персоналом и т. д. Вертикальное распределение труда (объем управления) осуществляется по принципу наличия работы по координации выполнения задания. Такое распределение дает в результате управленческую иерархию или число управленческих уровней. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

Число лиц, подчиненных  одному руководителю, называется сферой контроля. В организации каждый руководитель имеет свою сферу контроля. Организации  с плоской структурой имеют меньше уровней управления и более широкую  сферу контроля, чем сопоставимые организации с многоуровневой структурой.

3.   Задача - это предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность в организации включает в себя ряд задач, которые необходимо выполнить для достижения целей организации. Задачи традиционно делятся на три категории:

задачи по работе с людьми;

задачи по работе с машинами, сырьем, инструментами  и т. п.;

задачи по работе с информацией.

В век бурного  роста инноваций и нововведений задачи становятся все более и  более детальными и специализированными. Каждая отдельная задача может быть весьма сложной и углубленной. В  связи с этим возрастает значение управленческой координации действий при решении таких задач.

4. Следующей внутренней переменной является технология. Понятие технологии выходит за пределы такого обычного понимания, как технология производства. Технология - это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных). Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере продаж - как наиболее оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса.

 

Обычно рассматриваются  две классификации технологии: классификация  по Вудворд и классификация по Томпсону.

Классификация по Вудворд:

единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство;

массовое или  крупносерийное производство;

непрерывное производство. Классификация по Томпсону:

многозвенные  технологии, характеризующиеся серией взаимосвязанных задач, которые  выполняются последовательно;

посреднические  технологии, характеризующиеся встречами  групп людей. Например, продавцы связывают  производителя продукции с потребителями (в данном случае мы имеем дело с  технологией продаж);

интенсивная технология, характеризующаяся применением  специальных приемов для изменения  состояния какого-либо материала (например, интенсификация производства).

5. Люди являются  центральным звеном в любой  системе управления. Существует  три основных аспекта человеческой  переменной в организации:

поведение индивидов;

поведение людей  в группах;

характер поведения  руководителя.

Понимание и управление человеческой переменной в организации  является наиболее сложной составляющей всего процесса управления и зависит  от многих факторов. Перечислим некоторые  из них:

Способности человека. По ним люди наиболее наглядно разделяются  внутри организации. Способности человека относятся к характеристикам, которые  легче всего поддаются изменениям, например, обучением.

Потребности. У  каждого человека существуют не только материальные, но и психологические  потребности (в уважении, признании  и т. д.). С точки зрения управления организация должна стремиться к  тому, чтобы удовлетворение потребности  работника вело бы к реализации целей  организации.

Восприятие, или  как люди реагируют на окружающие их события. Этот фактор важен для  разработки различного рода стимулов для работника.

Ценности, или  общие убеждения по поводу того, что хорошо или плохо. Ценности закладываются  в человека с детства и формируются  на протяжении всей деятельности. Общие  ценности помогают руководителям объединять работников для достижения целей  организации.

Влияние среды  на личность. Сегодня многие психологи  говорят о том, что поведение  человека зависит от ситуации. Было замечено, что в одной ситуации человек ведет себя честно, а в  другой - нет. Эти факты указывают  на важность создания такой окружающей обстановки па работе, которая поддерживала бы желательный для организации  тип поведения.

Кроме перечисленных  факторов на человека в организации  влияют группы и управленческое лидерство. Любой человек стремится принадлежать к какой-либо группе. Он принимает  нормы поведения этой группы в  зависимости от того, насколько ценит  свою принадлежность к ней. Организация  может рассматриваться как некая  формальная группа людей, и в то же время в любой организации  есть много неформальных групп, формирующихся  не только по профессиональному признаку.

Кроме того, в  любой формальной или неформальной группе есть лидеры. Лидерство - это  средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей и заставляет их вести себя определенным образом.

 

 

 

 

Процесс подготовки и принятия управленческого  решения

 

Основанием для  подготовки и принятия полномочными субъектами управленческих решений  являются:

1)   Необходимость исполнения предписаний вышестоящих органов (органов государственной власти и местного самоуправления);

2)   Необходимость осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из задач и функций исполнительных органов местного самоуправления на основе: квартальных планов нормотворческой деятельности; поручений руководителя или его заместителей; инициативы руководителей структурных подразделений исполнительного органа или подведомственных предприятий (учреждений); исполнения ранее принятых решений полномочных субъектов.

Функции руководителей  и аппарата управления по организации  разработки решения заключаются  в управлении общим процессом  выработки решений; определении  сущности задачи, участии в ее конкретизации, в выборе критериев оценки решений; окончательном выборе решения; организации  его исполнении. При необходимости  выбирается управленческая стратегия, которая всегда предлагает ответить на вопросы целесообразности принятия управленческого решения в той  или иной ситуации.

Сущность управленческих решений:

1.   Организационная - состоит в том, что к их разработке и реализации привлекается персонал организации. Значит, необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции, наделить работников полномочиями, определить их права и обязанности, ответственность и формы контроля, выделить ресурсы и скоординировать весь процесс. Это самая существенная часть получения управленческого решения.

2.   Технологическая - проявляется в возможности обеспечения процесса разработки решений техническими, информационными средствами. Устаревшая, неполная информация, отсутствие вычислительных средств не дают возможности принять качественные решения.

3.   Правовая - состоит в необходимости точного соблюдения законодательных актов, обязательств, уставов и т.д.

Собрав и изучив необходимые материалы (в том  числе, ранее изданные по какому-либо вопросу решения), определив цель принятия управленческого решения, исполнитель приступает к подготовке его проекта.

Для процедуры  разработки управленческого решения  руководителю и аппарату управления необходимо осуществить следующие  действия:

1.   Оформить документацию о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, состава персонала и системы его подчинения, времени исполнения решений, промежуточных этапов контроля и размера выделяемых ресурсов.

2.   Разработчикам решения разъяснить права, ответственность и полномочия; содержание организационных документов о начале выполнения работ по разработке решения.

3.   Обсудить с разработчиками неучтенные детали для успешного выполнения работ. Акцентировать внимание на важности задания и значении его качественного исполнения.

4.   Установить соответствие решения действующему законодательству и уставным документам организации.

После вышеперечисленных  этапов управленческое решение принимается. Следующим этапом является его реализация, которая представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение установленных целей и сроков.

Процедуры организации  выполнения управленческого решения  включают в себя оформление необходимой  документации, разъяснение исполнителям их полномочий и сущности задачи, организацию  контроля за реализацией, мотивационной и при необходимости – поощрительной деятельности.

Основные формы  реализации управленческих решений:

1.   Предписание - официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.

2.   Деловая беседа - специально организованная встреча с подчиненным, группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для организации.

3.   Убеждение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненных требуемых прочных взглядов по содержанию управленческого решения для его выполнения.

4.   Разъяснение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

5.   Принуждение - деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить решение путем угроз или повышенного вознаграждения.