Управление и контроль в менеджменте

 

 

Классификация информационных потоков

Признак классификации	Вид ИП
Отношение к ЛС и ее звеньям	Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные
Вид носителей информации	На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные
Периодичность использования	Регулярные, периодические, оперативные
Назначение информации	Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные
Степень открытости	Открытые, закрытые, секретные
Способ передачи данных	Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной  почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям
Режим обмена информацией	«on-line», «off line»
Направленность относительно МП	В прямом направлении с  МП, во встречном направлении с  МП
Синхронность с МП	Опережающие, одновременные, последующие

Можно выделить по связи с логистическими действиями и функциями элементарные, ключевые, комплексные и базисные информационные потоки.

Информационные потоки в связи  с логистической системой делятся  на: проходящие внутри логистической системы или ее звена, или потока; проходящие между логистической системой и внешней средой

Наиболее распространенными по виду носителей информации являются потоки на бумажных и магнитных носителях.

По времени возникновения информации потоки делят на: регулярные (стационарные); периодические; оперативные.

Требования, предъявляемые к информации.

• Динамический характер информации.

Информация существует только в момент взаимодействия данных и  методов, т.е. в момент информационного  процесса. Остальное время она  пребывает в состоянии данных.

• Адекватность используемых методов.

Информация извлекается  из данных. Однако в результате использования  одних и тех же данных может  появляться разная информация. Это  зависит от адекватности выбранных  методов обработки исходных данных.

Данные, по своей сути, являются объективными. Методы являются субъективными, в основе методов лежат алгоритмы, субъективно составленные и подготовленные. Таким образом, информация возникает  и существует в момент диалектического  взаимодействия объективных данных и субъективных методов.

Для бизнеса информация является исходной составляющей принятия решений.

Всю информацию, возникающую  в процессе функционирования бизнеса  и управления им, можно классифицировать определенным образом. В зависимости  от источника получения, информацию разделяют на внутреннюю и внешнюю.

Также информация может быть классифицирована как фактическая и прогнозная. К фактической информации о бизнесе относится информация, характеризующая новые информационные технологии.

Информация является одним из ценнейших  ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки  по аналогии с процессами переработки  материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо  следующее определение.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени  она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических  средств переработки информации.

В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно  повлиял как на концепцию построения и использования технологических  процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального  компьютера в информационную сферу  и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этан развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".

Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение  является новаторским актом в  том смысле, что она существенно  изменяет содержание различных видов  деятельности в организациях. В понятие  новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и  др

Управленческое  решение – это одноразовый акт воздействия субъекта управления на объект, устанавливающий программу работ, направленных на определение и реализацию конкретной цели, вытекающей из общих задач, стоящих перед управляемым объектом. Оно основано на анализе фактически сложившейся ситуации и альтернатив её решения.

 

 

           Виды управленческих решений.

 

Обычно в принятии управленческого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение и рациональность.

Способ принятия управленческого  решения, основанный только на суждении, не очень надежен, так как здравый  смысл встречается достаточно редко, хотя метод является достаточно дешевым  и быстрым.

Суждение очень часто  невозможно соотнести с ситуацией, которая прежде имела место, а  менеджер стремится действовать  так, как действовал раньше в другой ситуации, а потому рискует упустить хороший результат в новой  ситуации, сознательно или бессознательно отказываясь от ее детального анализа.

Интуитивные решения основаны на ощущении того, что выбор человека правилен. Это характерно для оперативного управления.

В основе решений, основанных на суждении, лежат знания, осмысленный опыт прошлого и здравый смысл. Это характерно для оперативного управления.

Рациональные решения основаны на методах экономического анализа, обоснования и оптимизации. Это характерно для стратегического и тактического управления.

Подготовка управленческого  решения подразумевает наличие  системы, состоящей из пяти этапов.

1. Этап формирования  цели. Поставленная цель должна быть существенной и выполнимой с учетом имеющихся ресурсов.

2. Этап анализа  и поиска решений. Сначала необходимо осмыслить проблему, стоящую перед организацией, определить ее природу и значимость. Проблема - это отклонение фактических параметров от целевых, возможность такого отклонения в будущем в случае непринятия каких-либо действий, изменение целей управления. В процессе осмысления проблемы необходимо установить совокупность факторов, влияющих на конечный результат, допустимые отклонения, данные о ресурсах и т. д.

3. Этап принятия  решений. При принятии решения устанавливается альтернатива, т. е. ситуация, в которой нужно сделать выбор одной или нескольких возможностей.

4. Этап воздействия. Методы воздействия на исполнителей бывают экономическими, организационными и воспитательными. В результате происходит мотивация на выполнение выработанного решения.

5. Этап реализации  и оценки. Организация производственного процесса с присущими ему стандартами. Оценка фактического результата, сравнение его со стандартным показателями и оценка отклонения. Получение обратной связи.

В менеджменте процесс управления – это совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Проблема – это несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).

Источником проблемы организации могут быть:

– несоответствие фактического состояния плановым нормативам на определенный момент времени;

– изменение целей, планов, нормативов.

По результатам анализа  фактической или прогнозируемой ситуации выявляются возможности предприятия  – шансы, на базе использования которых  можно достичь лучших результатов  по сравнению с текущими или запланированными.

Совокупность факторов, вызывающих появление проблемы или возможности называется ситуацией, а рассмотрение проблемы или возможности с учетом влияния на нее факторов ситуации позволяет описать проблемную ситуацию. 
      Для преодоления проблемы принимается управленческое решение. Решение представляет собой выбор из альтернативных вариантов осуществления управленческих воздействий на ситуацию со стороны менеджера. Каждая из альтернатив имеет свои достоинства и недостатки и характеризуется выгодой и потерями в краткосрочном и долгосрочном периодах.

Ответственность за принятие решений лежит на управленческом персонале.

Причем, согласно принципам  делегирования полномочий, ответственность  за принятое решение несет как лицо, принявшее его, так и тот, кто делегировал полномочия по принятию данного решения, т.е. непосредственный начальник данного менеджера.

Получение информации о ситуации.

Современные технологии принятия управленческих решений, в т.ч. возможности  экспертного оценивания, позволяют  при выработке и принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР) учитывать основные аспекты  взаимодействия "ситуация-ЛПР" за счет возможности использования  качественных и количественных оценок как формализуемых, так и не формализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.

Для адекватного представления  ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и  данные качественного характера. Это  обеспечивается с помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий .

Получаемая информация о  ситуации принятия решения должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к  принятию ошибочных и неэффективных  решений. Однако не меньшие трудности  возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает  проблема отбора информации, действительно  представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.

Целесообразным при получении  и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитического материала, отражающего  основные особенности и тенденции  развития ситуации. Естественно, что  та- кой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия управленческого решения.

Анализ  как составная часть процесса принятия решения.

В условиях неполноты информации по изучаемой проблеме, невозможности  все строго рассчитать и проанализировать, а также множественности мнений о целях, критериях их предпочтительности и т.п. может не существовать единого, лучшего решения. В условиях рыночной экономики степень неопределенности экономического поведения субъектов  рынка достаточно высока. В связи  с этим большое практическое значение приобретают методы перспективного анализа, когда нужно принимать  управленческие решения, оценивая возможные  ситуации и делая выбор из нескольких альтернативных вариантов. 
Теоретически существует четыре типа ситуаций, в которых необходимо проводить анализ и принимать управленческие решения, в том числе и на уровне предприятия: в условиях определенности, риска, неопределенности, конфликта.

Альтернативный  вариант решения — один из нескольких вариантов решения, соответствующий установленным критериям выбора в рамках одной альтернативы.

Альтернативные варианты управленческих решений должны приводиться  в сопоставимый вид по следующим  факторам:

1) фактор времени (время  осуществления проектов или вложения  инвестиций);

2) фактор качества объекта;

3) фактор масштаба (объема) производства объекта;

4) фактор освоенности  объекта в производстве;

5) метод получения информации  для принятия управленческого  решения;

6) условия применения (эксплуатации) объекта;

7) фактор инфляции;

8) фактор риска и неопределенности.

Наилучший вариант действий принято называть оптимальным. Решение называется оптимальным, если оно обеспечивает экстремум (максимум или минимум) критерия выбора при индивидуальном ЛПР или удовлетворяет принципу согласования суждений при групповом ЛПР. В условиях неопределенности не всегда возможно нахождение оптимального решения в строго формальном виде. Во многих случаях ЛПР осуществляет оптимизацию в неявном виде, опираясь на некоторые общие принципы и свои предпочтения. В этом плане понятие оптимального решения будет трактоваться не так строго, как принято в математике, а как наилучшее решение для данных конкретных условий.  
В системном анализе часто под оптимизацией понимают установление наилучшего соответствия между системой и ее окружением. Можно сказать, что открытая система оптимальна, если она преобразует свои входы в наиболее ценные выходы. Желательные выходы часто удобно рассматривать как цели системы: тогда говорят об оптимизации системы по отношению к ее целям.