Управленческий учёт и контроль в менеджменте

Рисунок 3 – объекты управленческого учёта.

 

Все вышеперечисленные группы объектов учета взаимосвязаны и  находят отражение в едином учетном  процессе.

1.3 Методы управленческого учёта

 

Метод управленческого  учета представляет собой совокупность различных приемов и способов, посредством которых в системе  управленческого учета отражаются объекты предприятия.

Он состоит  из следующих элементов: документации; инвентаризации; оценки; группировки  и обобщения; контрольных счетов; нормирования, планирования, прогноза; контроля и анализа [6,с.521].

Документация - первичные документы и машинные носители информации, гарантирующие  управленческому учету достаточно полное отражение производственной деятельности организации. Документация необходима для выполнения контрольной, информационной и аналитической  функций управленческого учета.

Инвентаризация - способ определения фактического состояния объекта, выявления отклонений от учетных данных, неучтенных ценностей, потерь, недостач, хищений. Инвентаризация способствует сохранности материальных ценностей, контролирует их использование, устанавливает полноту и достоверность  учетной информации.

Группировка и обобщение - способ, позволяющий  накапливать и систематизировать  информацию об объекте по определенным признакам. Главными признаками группировки  объектов управленческого учета  можно считать: специфика производственной деятельности, технологическая и  организационная структура хозяйствующего субъекта, организация управления, целевые функции системы управления. Сгруппированная информация об объекте  позволяет эффективно ее использовать для оценки результатов деятельности и сделать необходимые и разумные выводы для принятия оперативных  и стратегических решений.

Контрольные счета - это итоговые счета, где записи производят по итоговым суммам операций данного периода. Система контрольных  счетов выступает связующим звеном финансового и управленческого  учета и позволяет установить полноту и правильность учетных  записей.

Планирование, нормирование и прогноз входят в  систему управления организацией.

Планирование - непрерывный циклический процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей организации и условий  рынка. Оно связано с решением будущих проблем, использует методы выбора альтернативных решений, направления  которых имеют как общий, так  и частный характер. Планирование только тогда эффективно, когда оно  базируется на статистических исследованиях  и анализе результатов хозяйственной  деятельности.

Нормирование - процесс научно обоснованного расчета  оптимальных норм и нормативов, направленный на обеспечение эффективного использования  всех видов ресурсов и изыскание  путей наиболее продуктивного превращения  затрат в выпуск продукции. Комплекс норм и нормативов составляет нормативное  хозяйство организации, которое  охватывает все сферы его деятельности. Нормативные технологические показатели увязывают технико-экономическое  планирование с оперативно-производственным еще на стадии технической подготовки производства. Плановые и нормативные  показатели определяют систему показателей  учета производства, что в немалой  степени способствует сопоставимости показателей нормирования, планирования, учета по нормам затрат и отклонениям  от них. Технологические нормативы  можно рассматривать как аналитическую  базу производственного учета, обеспечивающую его соответствующими данными о  деятельности подразделений и уровне внутреннего хозяйствования. Таким  образом, нормы выражают количественные цели, которые должны быть достигнуты предприятием при определенных условиях внутренней и внешней среды.

Анализ - в  силу специфических особенностей этот элемент метода управленческого  учета взаимодействует практически  со всеми остальными его составляющими. В сферу изучения попадает как  производственная деятельность всей организации, так и отдельных подразделений, выраженная экономическими показателями. Выбор показателей определяется целями и возможностями системы  управления. В процессе анализа выявляются взаимозависимости и взаимосвязи  между подразделениями по выполнению установленных плановых заданий, отклонения и причины, вызвавшие изменения  в результатах и эффективности  производства [12,с.102] .

Контроль - завершающий  процесс системы управления, направляющий деятельность предприятия на выполнение ранее установленных заданий, позволяющий  вскрывать и устранять возникающие  отклонения. Основой системы контроля служит обратная связь, которая дает надежную, необходимую и целесообразную информацию для осуществления наблюдения и регулирования.

Лимитирование - первая ступень контроля за материальными  издержками, основанная на системе  норм запасов и затрат. Лимит - установление границ выдачи, исходя из нормы расходов ресурсов на единицу продукции, установленной  технологической документацией, и  планируемой производственной программы  каждому производственному подразделению.

Все элементы метода действуют не изолированно друг от друга, а в системе организации внутренних хозяйственных связей, направленной на решение задач управления.

 

2. КОНТРОЛЬ В  МЕНЕДЖМЕНТЕ

2.1 Понятие контроля

 

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает  прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе  личности. Вследствие такого устойчивого  восприятия, контроль относится к  числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего  неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам - это  то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении  подчинения чему-то. Однако сводить  контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и  заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей [10, с.390].

Контроль  - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть) [5, с.107].

Контроль - процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности [4, с. 196].

Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

Управленческий  контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий [2, с.15]:

а) определение  фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля).

б) сравнение  фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности.

в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния  на аспекты функционирования организации.

г) выявление  причин данных отклонений.

Для того, чтобы  глубже понять сущность контроля как  важнейшей составной части понятия  управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические  особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой  позиции и с практической точки  зрения, рассматривая его как систему  и составную часть системы  управления организацией.

Итак, в широком  смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета [2, с.15].

Таким образом, говорят о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент.

Контроль  осуществляется лицами, прямо или  косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов. (Подробнее  о процессе контроля будет сказано  ниже.).

Контроль  можно также классифицировать:

• по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);
• по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);
• по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);
• по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

2.2 Основные виды контроля

 

По времени осуществления  контрольных действий выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль (Рисунок 4).

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ [4,с.197]. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Например, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам [1,с.97].

Предварительный контроль в  области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль в  области материальных ресурсов осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Цель данного контроля - произвести высококачественную продукцию

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации [4,с.197].

Отклонения, на которые система  должна реагировать, чтобы достичь  своих целей, могут вызываться как  внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы - это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Организационные системы  контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему  термостат-обогреватель (при понижении  температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех  пор, пока не поступит второй сигнал - о  том, что достигнута нужная температура). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель - это  замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически  без внешнего вмешательства. Большинство  организационных систем контроля с  обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний  для таких систем элемент - руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В  управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию  оказывают воздействия очень  много переменных величин [10,c.395].