Тайм-менеджер

Методика  «Тайм менеджер», ее достоинства и  недостатки.

     Тайм-менеджмент сейчас очень популярен и многие компании тратят большие деньги, пытаясь  обучить ему своих сотрудников, чтобы те за меньшее время успевали делать все больше и больше. Это  вызвано общим возрастанием темпа жизни и работы. Тем не менее, стопроцентной гарантии успеха только тайм-менеджмент (без построения системы работы компании в целом и системы мотивации) дать не может по двум основным причинам. Первая –  потому что каждый из существующих методов наряду со своими преимуществами имеет и серьезные недостатки, о которых даже специалисты задумываются нечасто. Вторая – управлять своим собственным временем может прежде всего сам человек, и, если он не захочет – ничего не получится, какой бы совершенной ни была вся система в целом. В чем же заключаются минусы так популярного сегодня направления менеджмента?  Тайм-менеджмент делится на два основных направления: личный и корпоративный. Поскольку корпоративный тайм-менеджмент пока еще до конца не разработан как в нашей стране, так и за рубежом (имеются отдельные системы, такие как Кайзден, где снижение издержек происходит за счет экономии любых ресурсов, в том числе и времени). Прежде всего остановим своё внимание на системах управления собственным временем, которым посвящены практически все имеющиеся на сегодняшний день книги по данному направлению менеджмента. 

Виды  тайм-менеджмента  по Стивену Кови:

Согласно книге  Стивена Кови «Главное время –  главным вещам» подходы к управлению временем можно разделить на четыре поколения:   

• Первое поколение сосредоточено на памятках и списках.  
• Второе поколение – на планировании и подготовке.  
• Третье поколение – на планировании, расстановке приоритетов и контроле.   
• Четвертое поколение – основанное на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

Несмотря на то, что Стивен Кови считал первые три  поколения уже отжившими свой век, однако они живы и поныне –  их вовсю используют как в тренингах, так и в консалтинге. Многие люди упорно хотят верить в то, что где-то существует, например, идеальный органайзер, компьютерная программа, методика. Стоит только найти их и приобрести – и вот она, волшебная пилюля, решающая все проблемы. Обычно люди очень расстраиваются, узнав, что этого средства не существует, но через некоторое время возобновляют свои поиски.  

1.      Записывание планов

До сих пор  на рынке бизнес-тренингов и в  книжных магазинах можно найти  материалы, сосредоточенные в основном на том, как записывать свои дела в  ежедневники как навести порядок, например, на рабочем столе. За умеренную плату людям предлагают очередное «чудодейственное» средство, способное наконец-то организовать их жизнь. Однако, чаще всего чудо, увы, не наступает. Outlook, безусловно, помогает справиться с некоторыми проблемами, особенно, если его использовать в корпоративном формате, когда любой сотрудник может дистанционно познакомиться с расписанием его коллег (при условии, что это разрешено внутрикорпоративными правилами). Современные средства связи помогают совмещать расписания разных людей дистанционно (достаточно просто выйти в Интернет). Все это очень удобно. Однако не решает проблему. Если человек планирует больше, чем может сделать, то рано или поздно система начинает «давать сбои».

Еще хуже обстоят  дела со специальными бумажными ежедневниками. Купив дорогой солидный аксессуар в обложке из натуральной кожи, люди обычно оставляют его на полке, потому что носить постоянно с собой вещь весом в два килограмма практически нереально.

Гораздо практичнее купить обычный ежедневник (если вы не пользуетесь электронными средствами) в самом обыкновенном канцелярском магазине, чтобы он максимально соответствовал вашим потребностям.

Решение проблемы, как мне представляется, не просто в записывании планов и попытке  впоследствии «сделать всё», а в том, чтобы изменился сам подход человека к планированию, при котором он не просто делает то, что «подвернется», а сознательно создает систему собственной работы, ежедневно отсекая какие-то дела или передавая их на исполнение другим людям. 

2.      Поведенческое направление

Книги и тренинги, сосредоточенные на улучшение поведенческих  навыков, полны советами вроде «126 способов борьбы с телефоном» и т.д. Безусловно, освоение ряда навыков, таких  как слепая десятипальцевая машинопись, владение иностранным языком, скорочтение, курсы по усилению способностей к запоминанию и рисование ментальных карт, очень полезно. Однако, если нет цели и приоритетного направления, если человек (или компания) не может ответить на вопрос «Как и где ему пригодится этот навык?», то в итоге результат достигнут не будет.

На новый уровень  человека могут поднять такие  навыки, как планирование, расстановка  приоритетов, умение сказать «нет»  в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами. Однако количество задач  в современном офисе стремительно растает, а поток информации постоянно усиливается, поэтому просто планированием задачу управления временем не решить.

Рекомендация  по данному направлению планирования – не просто предвидеть, что надо сделать и улучшать свои навыки, но и уметь жестко отсекать лишнее, не пытаясь до бесконечности работать над силой воли (это чревато возникновением синдрома профессионального выгорания).  

3.      Создание системы шагов (стратегии)

Этот метод  тайм-менеджмента нацелен на обретение  контроля над жизнью. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает последовательность шагов, которая может снизить уровень стресса и создать иллюзию спокойствия. Действительно, от применения этого метода может быть получен некоторый положительный эффект – человек перестает понапрасну беспокоиться и его эффективность (а также удовлетворенность жизнью) несколько повышается. Однако у любой системы есть свои ограничения. Система Дэвида Аллена не дает возможности время от времени смотреть на свою жизнь со стороны, она как колея задает направление движения, из которого потом сложно вырваться.

Рекомендации  – не становитесь рабом какой-либо одной системы, особенно пожизненно. Время от времени полезно пересматривать свои отношения со временем и вносить  новые методы, постоянно совершенствуя  свою систему.

4.      Работа с осознанием уникальности своей личности.

Если судить с точки зрения пирамиды Маслоу, выше всего забрались те специалисты, которые говорят не просто о том, что окружает человека, или что  человек делает в этом привычном  для него окружении, чтобы удовлетворить  свои базовые потребности, а о жизненных ролях, которые он выполняет, о предназначении, о самореализации. Если человек, к примеру, стремится стать писателем, сколько бы бухгалтерских отчетов он ни написал, вряд ли это как-то приблизит его к осуществлению своей мечты. Большинство руководителей крупных организаций занимаются предвидением будущего, т.е. стратегическим планированием. Этот навык может быть полезен не только генеральным директорам, маркетологам, специалистам, но и абсолютно каждому человеку. Однако одним предвидением сыт не будешь – планы надо еще и реализовывать.

Рекомендация  – время от времени задумывайтесь  о себе. О том, как вы сами к  себе относитесь, как относятся к  вам другие люди, насколько вы довольны этим. Любой человек играет в жизни  различные социальные роли. У одних людей набор этих ролей скуден, и с точки зрения социума положение этих ролей может быть не очень высоким. Другие люди ставят себе время от времени высокие цели и периодически их достигают, что требует развития в себе разных сторон личности (социальных ролей).  

5.      Куда движется современный тайм-менеджмент

Потребность в  повышении эффективности работы с каждым годом увеличивается, и  постепенно появляются методы, являющиеся не просто комбинацией старых, уже  известных способов управления временем, а прорывом в будущее.

Стремление к  повышению эффективности привело  к тому, что в большинстве современных  организаций принят примерно один и  тот же регламент работы сотрудников. Иногда принятые компанией стандарты  доходят до абсурда. Например, сотрудник  должен каждые полчаса прикладывать свой палец к специальному датчику – таким образом, программа контролирует присутствие человека на работе. Однако узнать, чем именно занят в это время сотрудник, и заинтересован ли он в выполни своих обязанностях, датчик не способен. Вот еще один метод: специальная программа отслеживает и отображает все, что происходит у сотрудника на экране его компьютера.

Использование подобных методов говорит скорее о желании руководства компании тотально контролировать подчиненных, а также об отсутствии доверия, мотивации и контроля за результатами их работы, чем об истинном повышении эффективности.  

6.      Обратное планирование

Многие успехи современной науки и техники  начинались с того, что кто-то формулировал конечный результат, который необходимо было достичь: первым высадить человека на Луну, создать компактное средство для хранения данных, обыграть чемпиона мира по шахматам и т.д. Исходя из поставленной цели, планировался ряд промежуточных задач, затем осуществлялся первый шаг и при необходимости вносились коррективы в предыдущие планы.

Сейчас очень  часто попытки от начала до конца (т.е. из настоящего в будущее) запланировать  пошагово достижение цели часто заканчиваются  тем, что мир успевает измениться раньше, чем эта цель будет достигнута. В бизнесе это обозначает поражение, т.к. если уже есть одна разработка, завоевавшая рынок, вторая, аналогичная, может стать уже невостребованной. 

7.      Комбинация приемов тайм-менеджмента

Поскольку идеальных  методов управления временем, которые  по пунктам описывали бы, что конкретно надо делать, и при этом подходили бы всем и каждому, увы, пока не существует, можно найти для себя выход, комбинируя части различных методов. Это годится как для тех, кто хочет управлять своим собственным временем, так и для тех, кто по долгу службы организует время своих подчиненных.

Управление временем – это очень сложный процесс, хотя и кажется, что все понятно  и легко. Очень важно при усовершенствовании собственных навыков планирования и выполнения запланированного уметь переключаться от большого к малому – это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На верхних «этажах» - в стратегических целях – уметь ставить такие цели, которые другим людям могут показаться слишком дерзкими. Очень часто люди не ценят именно простые, но сильные решения, которые, повторяясь ежедневно сотни и тысячи раз, если просуммировать общий эффект за год, дают колоссальный результат.

Умение экономить  время на мелочах (как в японской системе Кайзден – не делать лишних движений, не тратить время и силы, экономить все, что может быть сэкономлено) дает весьма ощутимую выгоду, если оценивать результат глобально. Умение предвидеть результаты работы в целом (стратегическое планирование) дает возможность избавляться от малоэффективной работы: например, отдавать ее на аутсорсинг, автоматизировать, нанимать низкоквалифицированный персонал, вывозить производство в регионы с дешевой рабочей силой и т.д. 

Получается, что  идеального способа, как извлечь  больше выгоды из времени, которым мы располагаем, увы, пока нет. Есть только конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно увеличивать свою эффективность. Потом проходит некоторое время и процесс надо повторять, т.к. ситуация вокруг нас постепенно меняется, а требования растут непрерывно. Поэтому при имеющихся методиках, каждый человек или  компания должны выбрать свое, наиболее оптимальное, направление дальнейшего совершенствования и идти по нему.

Список  используемой литературы:

1. Зайверт Л. «Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время»  М.: Интерэксперт, 1995
2. «Организация рабочего времени», учебник  М: «ДеКА», 1994
3. Гамидуллаев Б.Н. «Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием» Пенза, 1997
4. Электронный журнал «Корпоративные Финансы»  http://cfin.ru/management/index.shtml