Стиль менеджмента на примере компании «Владивосток-шампунь»

Таблица 2.9

Уровни управления

№ п/п	Уровень
	Функциональный	Линейный
1.	-	Генеральный директор
2.	Зам. директора	Зам .директора
3.	Начальник отдела	Начальник отдела
4.	Главный специалист, главный  инженер, начальник бригады
5.	Рабочие, специалисты	-
6.	Обслуживающий персонал (АХО)

 

В целях устранения данных недостатков следует:

- создать отдел планирования  и его вместе с бухгалтерией и юридическим отделом передать в подчинение заместителю генерального директора по финансово-экономическим вопросам.

 

Характеристика  структурного подразделения

В качестве объекта для  анализа была избрана кадровая служба ВШ.

Основная цель деятельности: обеспечение качественной работы организации по приему, увольнению и расстановке кадров.

Отдел кадров подчиняется  непосредственно зам. Ген. Директора  общим вопросам

 

В отделе кадров работают 2 женщины в возрасте от 25 до 28 лет  и 1 мужчина в возрасте 30 лет.

Возглавляет отдел  начальник - мужчина, в его подчинении находятся 2 ведущих специалиста-женщины.

Область деятельности каждого  работника определена должностными инструкциями и положением об отделе кадров.

 Все работники отдела  имеют высшее образование и стаж работы в данной области - 5-10 лет.

 

Анализ функций  управления структурного подразделения

Таблица 2.10

№ п/п	Функции управления	Содержание задач
1.	Определение потребности  в персонале	-Планирование потребности  в персонале; -выбор методов расчета потребности в персонале.
2.	Обеспечение персоналом	-получение и анализ  маркетинговой информации; -отбор персонала и  его оценка.
3.	Развитие персонала	- организация и проведение  обучения; -реализация и планирование  служебных перемещений.
4.	Мотивация труда и поведение персонала	-управление конфликтами; -управление процессом  мотивации.
5.	Использование персонала	-безопасность труда; -определение результатов  труда.
6.	Правовое и информационное обеспечение процесса управления	-учет и статистика  персонала; -правовое регулирование  трудовых взаимоотношений.

Среди указанных функций  нет тех, выполнение которых было бы нецелесообразным для отдела кадров.  Нецелесообразно выполнение лишь двух задач: -получение и анализ маркетинговой  информации; -определение результатов труда.

Распределение функций  внутри подразделения:

Начальник отдела: -обеспечение  персоналом; -использование персонала.

Ведущий специалист: - определение  потребности в персонале; - правовая и информационное обеспечение процесса управления.

Ведущий специалист: -развитие персонала; -мотивация труда и поведение персонала.

Выполняемые функции  распределены без учета статуса  начальника отдела и должны выглядеть  следующим образом.

Начальник отдела:       

              -определение потребности в персонале;

-правовое и информационное  обеспечение процесса управления.

Ведущий специалист   

-обеспечение персоналом;   

-использование персонала.

Ведущий специалист                     

  -развитие персонала; 

  -мотивация труда  и поведения персонала .

Исходные данные:

Тф (суммарное фактическое  время использования технических  средств управления в год, час) = 645 ч.

Тр (суммарное расчетное  время использования технических  средств в год, час) = 1936 ч.

Ктп (количество рабочих  мест, отвечающих требованиям) = 3.

Ко (общее количество рабочих мест) = 3.

Кр (количество функций, обеспеченных документацией) = 6

Ко (общее количество функций) = 6.

Кд (количество функций, дублируемых подразделениями аппарата)  = 1.

-Находим коэффициент  качества выполнения управленческих  функций:

Ккфу = (К₁ + К₂ + К₃ + К₄₎/4

К₁ = Тф / Тр (коэффициент использования технических средств).

К₂ = Ктп / Ко (коэффициент организации рабочих мест).

К₃ = Кр / Ко (коэффициент регламентации функций).

К₄ = Кд / Ко (коэффициент дублирования функций).

К₁ = 645 / 1936 = 0,3; К₂ = 3 / 3 = 1;К₃ = 6 / 6 = 1;К₄ = 1 / 6 = 0,2

Ккфу = (0,3 + 1 + 1 + 0,2)/4     =  0,6

Исходные данные:

коэффициент	П1	П2	N3А	NA	К1	К2	Qф	Оз
Значение	2	4	18	21	96	104	61	74

-Коэффициент ритмичности  аппарата управления:

Кру = 1 – П₁/     П₂     , где

П₁ – количество зафиксированных задержек управленческих функций;

П₂ – количество своевременно выполняемых функций.

Кру = 1 – 2 / 4 = 0,5

-Коэффициент охвата  функций:

Кфа = N_3А/ N_A    , где

N_3А – количество задач, решаемых автоматизированным способом;

N_A – количество задач, которые можно автоматизировать.

Кфа = 18 / 21 = 0,85

-Коэффициент полноты  реализации, принимаемых решений:

Кср = К₁ / К₂   ,где

К₁ – количество решений своевременно реализованных за год;

К₂ – количество решений намеченных для реализации за год.

Кср = 96 / 104 = 0,9

В итоге, определенные показатели выполнения управленческих функций  достаточно высоки. То есть функции  выполняются почти без задержек, в полном объеме и нуждаются в  небольшой корректировке, относительно их распределения. Работа практически автоматизирована. Решения реализуются на 90 %, ритмичность работы – 50 %, автоматизация 85 %, технические средства используются на 30 %. Дублирование функций происходит на 20 %.

Анализ выполнения должностных  обязанностей осуществляется по следующим формулам.

Квдо – коэффициент  выполнения должностных обязанностей.

Квдо = Qф / Qз   ,   где

Qф – объем фактически выполненных заданий; Qз – объем запланированных заданий.

Квдо =  61 / 74 = 0,82

Кор – коэффициент  оперативности работы:

Кор = Qс / Qф,   где

Qс – число работ выполненных в срок; Qф – число работ выполненных фактически.

Кор = 59 / 61 = 0,97

Кк – коэффициент  качества выполненных должностных  обязанностей:

Кк = 1 – Р/Qф  , где

Р – число жалоб, неверных работ и т.п.

Кк = 1 – 2 / 61 = 1 – 0,03 = 0,97

Ктд – коэффициент  общей трудовой дисциплинированности:

Ктд = Ö Квдо + Кор + Кк    ,

Ктд = Ö  0,82 + 0,97 + 0,97 = 1,66

Анализируя вышеизложенные коэффициенты можно утверждать, что  начальник отдела кадров успешно  справляется со своей деятельностью, работает оперативно и качественно.

 

2.8.Схема  функциональных взаимосвязей подразделения

 

Таблица 2.11

Схема функциональных взаимосвязей подразделения

Функции подразделения	Занимаемые должности
	Ген. дирек.	Глав. бухг.	Зам. Дир. По общим вопросам	Нач. ОК	Гл инженер	Нач. юрид. отдела
1.Определение потребности  в персонале	-	П	Р	О	П	С
2.Обеспечение персоналом	Р	П	С	О	П	-
3. Развитие персонала	Р	-	С	О	П	С
4. Мотивация труда  и поведение персонала	-	-	Р	О	С	С
5.Использование персонала	-	*	Р	О	С	С
6.Правовое и информационное обеспечение процесса управления	-	-	Р	О	С	С

 

Данная схема отражает горизонтальные взаимосвязи функциональных подразделений аппарата управления.

О – отвечает за выполнение данной функции, подготавливает и оформляет  окончательный документ

П - представляет  исходные данные, информацию, необходимые для  выполнения данной функции

У – участвует в  выполнении данной функции

С -  согласовывает  подготовленный документ или отдельные  вопросы в процессе выполнения функций

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.

 

2.9.Информационная  система структурного подразделения

 

Таблица 2.12

Функции руководителя	Получает документацию	Разрабатываемая документация	Передает документацию
-Обеспечение персоналом	-заявление о приеме; -заявление об увольнении; -заявление об отпуске.	-график отпусков; -должностные инструкции; -график аттестации; -потребности в персонале.	-приказы об увольнении, приеме, отпуске; -справка о текучести  кадров; -план о приеме кадров; -штатное расписание.
-Использование персонала	-закон о соблюдении  безопасности труда; -КЗоТ; -требования к результатам  труда.	-положение о безопасности  труда; -инструкции по безопасности  труда.	организационные акты о  безопасности труда; -отчет о травматизме.

В итоге, согласно, проведенному анализу повторяющихся и дублирующих  документов  в подразделении нет.

 Анализ схемы документооборота  позволяет сделать вывод о  том, что информационный поток  между ОК и отделами  излишен.  Поскольку вся информация проходит  через зам. Ген. Директора по  общим вопросам и поступает в отделы.

Определим уровень делопроизводства в ОК по формуле.

Код – ( К₁ + К₂ + К₃) / 3

Исходные данные:

Коэффициент	Д1	Д2	Д3	Д4	Д5	Д6
Значение	112	-119	59	67	71	74

К₁ = Д₁ / Д₂  - уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации,  где

Д₁ – количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;

Д₂ – общее количество входящих документов и других источников информации.

К₂ = Д₃ / Д₄ – уровень оперативности размножения документов,  где

Д₃ – количество документов и других источников информации,  своевременно размноженных;

Д₄ - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения.

К₃ = Д₅ / Д₆ – уровень оперативности работы с письмами,  где

Д₅ - количество писем, своевременно дошедших до адресата;

Д₆ – общее количество отправленных писем.

К₁ = 112 / 119 = 0,94

К₂  =  59 / 67 = 0,88

К₃ = 71 / 74 = 0,96

Итак, уровень делопроизводства в отделе кадров достаточно высок, работы с документами протекают оперативно, письма своевременно доходят до адресатов и т.д.

В подтверждение вышеуказанного вывода, находим:

Код = (0,94 + 0,88 + 0,96)    =   0,92

3

Отметим, что идеальным  является Код = 1.

 

2.10  Регламент  управления

 

  ПОЛОЖЕНИЕ                                                                 УТВЕРЖДАЮ:

                                                                                              _________________