Ситуационные и поведенческие факторы, влияющие на разработку управленческих решений

 

     Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть  группа в процессе совместной работы.

        Цель — это мысленное предвосхищение в сознании руководителя желаемого результата будущих действий. Как говорил Аристотель, цель — это «то, ради чего нечто существует».

Целеполагание осуществляется руководством в ходе  процесса планирования и сообщаются членам организации, что  является важнейшим  фактором координирования  деятельности группы. Организация существует ради достижения своих целей, которые  направляют ее деятельность и определяют содержание всех управленческих решений.

         Разнообразие целей.  Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так,  организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на  таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. Они, главным образом, ставят  себе цели по рентабельности (прибыльности) и производительности. В свою очередь эти цели конкретизируются, находя выражение в таких, например, определениях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей, а также социальная ответственность.

С другой стороны,  государственные  учреждения, которые не являются коммерческими  организациями,  формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках  определенных бюджетных ограничений. Включаемые в формулировки этих целей  этические  представления и оценки социальной ответственности выражают в большей  степени философию данной организации, чем конкретизацию  результата.

Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет  все последующие решения руководства.

           Цели подразделений. Необходимо различать цели предприятия и входящих в его структуру подразделений. В каждом  подразделении организации также необходима выработка своих целей. Здесь может наблюдаться несовпадение целей, однако возникающие противоречия обычно не носят принципиального характера и руководитель вполне может их разрешить. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

          Общность целей сплачивает коллектив предприятия, повышает результативность его работы.

          Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

         Структура организации — это совокупность наиболее устойчивых связей, обеспечивающих функционирование и развитие организации как социальной системы. Структура организации включает четыре типа элементов:

- звенья структуры (органы  управления, подразделения, отдельные  работники);

- отношения (горизонтальные  и вертикальные); уровни структуры  (высший, средний и низший);

- полномочия (линейные и  штабные).

            Различные сочетания этих элементов определяют широкое разнообразие организационных структур. Процессы принятия управленческих решений всегда протекают в рамках определенной структуры организации, они «несвободны» от структуры, которая влияет как на способы принятия решений, так и на качество этих решений.

            Задачи. Ставятся и решаются для достижения оставленных целей. Характеристика задач: задачи организации традиционно делятся на три категории:

- работа с людьми; 

- работа с предметами (машины, сырье, инструменты);

- работа с  информацией.

          Основная и самая трудная задача руководителя – это работа с персоналом, людьми.

          Другими важными характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

          Организационная культура. Представляет собой один из важнейших компонентов организации, основу ее жизненного потенциала. Это понятие очень близко по смыслу к такому понятию, как «организационная мораль».                                   Поэтому в наиболее общем виде его определяют как систему общих ценностей, мнений, правил и норм поведения в организации.

          Кроме того, важным элементом организационной культуры являются так называемые видимые артефакты, которые включают конкретные образцы поведения в организации, а также ее «символику» (истории, легенды, мифы, ритуалы, язык, гимн, флаг, лозунг, логотип, кодексы чести и поведения и другие элементы).

          Культурные различия как фактор принятия решений отражают культурные (национальные) особенности системы управления. Например, в стране может использоваться мягкий или более жесткий подход к выработке и реализации управленческих решений, применяться подходы, имеющие крен в сторону индивидуализма (США) или, наоборот, в сторону национального коллективизма (Япония).

      

            Организационные процессы. Их можно условно разделить на две группы:

1. Функциональные процессы

2. Процессы управления.

      Функциональные процессы — это совокупность взаимосвязанных операций, направленных на достижение целей организации. Деятельность организации может состоять из большого числа функциональных процессов, однако среди них принято выделять пять основных видов: производство, маркетинг, финансы, работа с персоналом, исследования и разработки.

      Процессы управления организацией традиционно разделяют на два класса — функции управления и «связующие» процессы. Среди функций управления обычно выделяют такие, как планирование, организация, мотивация и контроль. Каждая из них реализуется с помощью «связующих» процессов, к которым относят обмен информацией и принятие управленческих решений.

     Ресурсы организации. Известно, что деятельность любой организации можно представить как процесс получения ресурсов из внешней среды, их переработки и преобразования в продукцию или услуги, которые «передаются» обратно во внешнюю среду. Таким образом, ресурсы, поступая из внешней среды, становятся важнейшей частью внутренней среды организации и представляют, собой ключевой фактор, влияющий на ее эффективность. Различают семь видов ресурсов, необходимых для жизнедеятельности организации: люди, материалы, энергия, финансы, информация, технологии и время. Качество и количество этих ресурсов всегда необходимо учитывать в процессе принятия решений, чтобы они были не только реалистичными, но и обеспечивали достижение целей управления организацией.

        Люди (персонал). Говоря о предприятии в целом, нужно помнить, что руководители и подчиненные – это люди с индивидуальными особенностями. Люди являются  центральным фактором в любой модели управления.

Работа персонала является сложнейшим сочетанием разнообразных  факторов, к которым можно отнести: потенциал человека, его способности,  потребности (физиологические и  психологические), восприятие, ценности, влияние коллектива (группа, масса  людей), лидерство, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, «текучесть кадров», стоимость рабочей силы, интересы.

          Технологии. Основными технологическими факторами являются:

1) повышение технического уровня производства;

2) совершенствование управления, организации производства и труда;

3) изменение объема и структуры производства;

4) отраслевые факторы.

К первой группе относятся факторы, влияющие на технический уровень производства: внедрение новой техники, прогрессивной технологии, механизации и автоматизации производственных   процессов,   повышение   уровня оснащенности технологических процессов, улучшение использования сырья, материалов, применение прогрессивных материалов и др. Производительность труда увеличивается за счет сокращения трудозатрат на производство единицы продукции.

Факторы, относящиеся ко второй группе - совершенствование управления, организации производства и труда - позволяют: сократить потери рабочего времени, а следовательно, увеличить действительный годовой фонд времени одного рабочего, повысить нормы выработки и уменьшить численность производственных рабочих; повысить нормы обслуживания и уменьшить численность вспомогательных рабочих и обслуживающего персонала; уменьшить численность аппарата управления и в результате сократить численность промышленно-производственного персонала, то есть повысить производительность труда.

По факторам третьей группы рост производительности труда обуславливается тем, что численность всех категорий промышленно-производственного персонала, кроме основных производственных рабочих при прочих равных условиях увеличивается в меньшей степени, чем возрастает объем производства. Это приводит к относительному уменьшению общей численности промышленно-производственного персонала. К такому же результату приводит изменение удельного веса отдельных видов продукции, то есть изменение соотношения между объемом продукции с различной трудоемкостью в производственной программе.

В четвертую группу включаются все факторы, которые не могут быть отнесены к первым трем. Влияние этих факторов на производительность труда обуславливается изменениями трудоемкости и подсчитывается по отраслевым методикам и инструкциям.

        Влияние личностных факторов. Личностные факторы определяются своеобразием психических процессов, состояний и качеств ЛПР, влияющих на процесс принятия решений. Поэтому их можно представить в виде трех уровней, соответствующих традиционной психической структуре личности. К ним относятся психические процессы, психические состояния и психические свойства.

          Психические процессы. Психические процессы обычно разделяют на три основных вида: познавательные, волевые и эмоциональные. Наиболее важную роль среди них в процессе принятия решений играют познавательные, или когнитивные, процессы, к которым относят ощущение, восприятие, память, мышление, представление, воображение и внимание.

          Кроме того, в отдельную группу можно выделить мотивационные процессы, которые предопределяют направленность, интересы, предпочтения, притязания личности и влияют на формирование целей деятельности человека. Эти процессы оказывают значительное влияние на принятие решений, которое рассматривается как регулятивный психический процесс, включающий все «базовые» или частные психические процессы — познавательные, волевые, эмоциональные, мотивационные.

         Психические состояния. В современной психологии под психическим состоянием понимается целостная реакция личности на внешние и внутренние стимулы, направленная на достижение некоторого полезного результата. Психические состояния очень изменчивы и мало подвластны человеку. Они полностью характеризуют содержание психики людей, но в различные моменты и периоды времени. Из данного определения следует вывод, что психические состояния зависят как от конкретной ситуации, в которой находится человек, так и от его индивидуальных психологических особенностей.

         Можно привести такие примеры психических состояний, как бодрость, усталость, утомление, психическое пресыщение, информационная перегрузка, апатия, депрессия, эйфория, отчуждение, скука, стресс, фрустрация, тревога, истощение и многие другие. Очевидно, что психические состояния оказывают значительное влияние на качество решений и способы принятия решений, однако определение относительной силы такого влияния для разных состояний нуждается в дальнейших исследованиях и экспериментах.

          Психические свойства. Всю совокупность психических свойств, или качеств, можно разделить на два класса: общие и индивидуальные. К общим свойствам относятся наиболее типичные и фундаментальные особенности психики, присущие всем людям, и прежде всего, ограничения индивидуальных возможностей по хранению и переработке информации. Например, всегда ограничена скорость переработки информации человеком. Одна из причин этого явления состоит в том, что кратковременная память человека имеет ограниченный объем, что сильно влияет на принятие решений и объясняет многие эффекты, сопровождающие этот процесс. Как показали эксперименты, человек одновременно может удерживать в кратковременной памяти не более 7±2 смысловых единиц информации, что приводит к явлению «диагностического обеднения»: в силу ограниченности объема кратковременной памяти люди обычно сокращают число рассматриваемых альтернатив. Реально это количество редко превосходит 4-5 вариантов.

Так же к индивидуальным свойствам относятся предпочтений и уровень притязаний личности. Под  системой предпочтений понимают совокупность взглядов, ценностей, убеждений, интересов, с помощью которых человек  сравнивает альтернативы и принимает  решение. Каждый человек обладает уникальными  предпочтениями, которые складываются под влиянием его воспитания, обучения, жизненного опыта, а также индивидуальных психических свойств. Предпочтения незримо присутствуют внутри каждого  из нас, они скрыты в глубинах человеческой психики и «срабатывают» только тогда, когда перед человеком  встает проблема выбора. Поскольку  принятие решений непрерывно сопровождает деятельность людей, то система предпочтений — это активный и постоянно  «включенный» механизм, используемый людьми для сравнения и выбора альтернатив.

Другой важнейший фактор, влияющий на принятие решений и непосредственно  связанный с индивидуальными  психическими свойствами, носит название уровень притязаний личности. Это  понятие характеризует стремление человека к достижению целей такой  степени сложности, на которую он сам считает себя способным. В  основе уровня притязаний лежит оценка человеком своих собственных  возможностей, причем сохранение этой оценки стало для него потребностью. Уровень притязаний может быть частным, т.е. относиться к определенным областям (например, бизнесу, политике, науке, искусству), либо он может носить общий характер, т.е. относиться сразу ко многим областям жизни и деятельности человека, и  прежде всего к таким, в которых  проявляются его умственные и  нравственные качества. В этом случае уровень притязаний основан на общей  самооценке человеком себя как личности. В процессе принятия решений уровень  притязаний влияет, прежде всего, на формулирование целей деятельности и выбор таких  альтернатив, которые в наибольшей мере этим целям соответствуют.