Система і процес контролю

 

 

ТЕМА 6. Основи теорії організації

 

План лекції

 

1. Сутність і зміст функції організації.
2. Класична теорія організації.
3. Поведінковий підхід в теорії організації.
4. Ситуаційний підхід в теорії організації.

 

1. Сутність і зміст  функції організації

В процесі вивчення цієї теми важливо, насамперед, усвідомити сутність трьох ключових категорій: "організація", "організаційний процес (діяльність)", "організаційна структура". Всі вони тісно пов’язані між собою, але не є синонімами.

Організація – це функція управління, в межах якої здійснюється розподіл робіт між окремими працівниками (їх групами) та узгодження їх діяльності. Реалізація функції організації здійснюється в процесі організаційної діяльності.

Організаційна діяльність – це процес, за допомогою якого керівник усуває невизначеність та конфлікти між людьми щодо роботи або повноважень і створює середовище, придатне для їх спільної діяльності.

Основні елементи організаційного процесу (організаційної діяльності):

а) поділ праці - поділ загальної роботи на окремі складові частини, достатні для виконання окремим працівником відповідно до його кваліфікації та здібностей;

б) департаменталізація - групування робіт та видів діяльності у певні блоки (підрозділи: групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо);

в) делегування повноважень - підпорядкування кожного такого підрозділу керівникові, який отримує необхідні повноваження;

г) встановлення діапазону контролю - визначення кількості працівників, безпосередньо підлеглих даному менеджерові;

д) створення механізмів координації - забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності.

Організаційний процес – достатньо складний вид діяльності. Його складність полягає у необхідності вибору з численних альтернатив, кожна з яких не поступається решті з точки зору раціональності прийняття організаційного рішення. На рис. 7.1 представлено діапазони можливих рішень в межах організаційної діяльності (діапазон – сукупність всіх точок відрізку прямої, яка еквівалентна сукупності всіх дійсних чисел).

 

 

Рис. 7.1. Діапазони можливих рішень в процесі організаційної діяльності

 

Кінцевим результатом організаційної діяльності є вибір певної позиції у діапазонах всіх елементів організаційної діяльності. Такий вибір у підсумку і формує організаційну структуру.

Організаційна структура в теорії управління визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома організаційними параметрами:

1. ступінь складності;
2. ступінь формалізації;
3. ступінь централізації.

Складність - кількість виразних ознак організації. Чим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління та кількість підрозділів на одному рівні, тим складніше координувати діяльність організації.

Ступінь формалізації - ступінь, в якому організація покладається на правила та процедури, спрямовуючи поведінку своїх працівників. Чим більше правил та регуляторів в організації, тим більш формалізованою є структура організації.

Централізація - місце зосередження права прийняття рішень. Якщо всі рішення (або їх більшість) приймаються вищими керівниками, тоді організація є централізованою.

Децентралізація - передача права прийняття рішень з вищих рівнів управління на нижчі.

 

 

2. Класична теорії організації

За часом опрацювання розрізняють:

1) класичну (ієрархічну) теорію організації;

2) неокласичну ( поведінкову) теорію організації;

3) сучасну ( ситуаційну) теорію організації.

Класична теорія організації сформувалася як загальний теоретичний підхід до визначення організаційних параметрів, який ґрунтується на вивченні:

• анатомії організації;
• формальної структури організації;
• поділу праці та спеціалізації;
• ієрархії побудови організації.

В центрі уваги неокласичної (поведінкової) теорії організацій знаходиться людина в організації, більш конкретно – соціально-психологічні відносини, індивідуальні та групові взаємозв’язки, децентралізація повноважень тощо.

Сучасна теорія розглядає організацію як відкриту систему, яка знаходиться у постійній взаємодії зі своїм зовнішнім середовищем, до якого вона має пристосуватися. Сучасна теорія організації спрямована на вивчення механізмів адаптації організації до свого середовища.

В основу класичної теорії організації покладено результати досліджень А. Файоля та М.Вебера. Вони намагалися виокремити загальні характеристики та закономірності управління будь-якою організацією. За мету своїх досліджень вони ставили опрацювання "універсальних принципів управління", дотримуючись яких можна забезпечити успіх організації.

Найбільш чітко 14 таких універсальних принципів сформулював А. Файоль (Тема 2. “Еволюція управлінської думки”, рис. 2.3) у книзі "Загальна промислова адміністрація" (Париж, 1916).

Іншим відомим теоретиком класичної школи теорії організацій був М.Вебер ("Теорія соціальних та економічних організацій", 1947). В результаті аналізу церковних, урядових, військових та комерційних організацій він сформулював концепцію ідеальної бюрократії (Тема 2. “Еволюція управлінської думки”, рис. 2.4). Вебер розглядав бюрократію як нормативну модель, як ідеал, досягнення якого мають прагнути всі організації.

За Вебером ідеальна бюрократія має наступні основні характеристики:

1. високий ступінь поділу праці - кожна операція повинна виконуватися фахівцем;
2. чітка управлінська ієрархія - кожний нижчий рівень контролюється вищим і підпорядковується йому;
3. численні правила, стандарти та показники оцінки роботи - організація повинна розробити та встановити певний набір правил та стандартів, щоб гарантувати повну єдність виконання робіт;
4. "дух формальної знеособленості" - менеджери повинні управляти бізнесом за відсутності симпатій та переваг щодо окремих працівників;
5. підбір кадрів має здійснюватися виключно за діловими та професійними якостями кожного співробітника.

 

Сильні та слабкі сторони моделі Вебера наведені у табл. 7.1.

Таблиця 7.1

Сильні та слабкі сторони ідеальної бюрократії

 

 

 

 

 

3. Поведінковий підхід в теорії організації

Найбільш чітко поведінковий підхід в теорії організації був сформульований у працях професора Мічиганського університету Р. Лайкерта, який дійшов висновку, що організації, які орієнтувалися на бюрократичну модель, менш ефективними.

Він запропонував характеризувати організації за допомогою 8 ключових характеристик:

• процеси лідирування;
• процеси мотивації;
• процеси комунікацій (формальної і неформальної);
• процеси взаємодії (керівник                 підлеглий);
• процеси прийняття рішень( зверху, знизу);
• процеси встановлення цілей (залучення підлеглих);
• процеси контролю (жорсткий, частий і навпаки);
• процеси досягнення цілей (оцінка роботи по досягненню цілей).

Значення параметрів дозволяють віднести ту чи іншу організацію до однієї з 4 систем управління (табл. 7.2).

Таблиця 7.2

Системи управління організацією за Р. Лайкертом

 

 

Базисну бюрократичну форму організації Р. Лайкерт назвав "Система 1". Іншою крайньою формою є "Система 4".

Лайкерт вважав, що до "Системи 4" (партисипативно-демократичної) як найбільш ефективної з точки зору організаційних параметрів, мають прагнути всі організації.

Таким чином, поведінковий підхід (так само як і бюрократичний) є універсально орієнтованим, тобто з позицій цих двох підходів існує лише один найкращий варіант організаційного рішення. В цьому і полягає основний недолік як класичної, так і поведінкової теорій організації.

 

 

 

4. Ситуаційний підхід  в теорії організації

Сучасна теорія організації (ситуаційний підхід в теорії організації) розглядає організацію як відкриту систему, яка постійно взаємодіє із зовнішнім середовищем, до якого вовна має пристосуватися. На відміну від класичного та неокласичного підходів сучасна теорія ґрунтується на тому, що не існує найкращої, ідеальної структури або моделі, до якої мають прагнути всі організації.

Кращою структурою організації буде така, яка найбільш повно враховує вплив ситуаційних факторів, які характерні для даної організації.

До основних ситуаційних факторів, які впливають на формування організаційної структури, сучасна теорія організації відносить такі:

1. технологія;
2. розміри організації;
3. середовище;
4. стратегія.

При цьому слід зауважити, що кожний із зазначених факторів впливає на формування організаційної структури не тільки прямо, але і опосередковано, тобто шляхом їх взаємного впливу один на одного.

 

Технологія. У широкому розумінні технологія – це процес конверсії (перетворення) організаційних входів ( людських, фінансових, фізичних та інформаційних ресурсів) в організаційні виходи (продукція, послуги, прибутки/збитки). Таке розуміння технології дозволяє використовувати цю категорію для характеристики будь-якої організації, а не лише виробничої.

На початку 60-х років група науковців під керівництвом Дж. Вудворд досліджувала діяльність малих підприємств з метою встановити взаємозв’язки між розмірами організації та її структурою. Але такі взаємозв’язки не виявилися доти, доки всі фірми не класифікували за типами технологій.

Були визначені 3 типи технологій:

• одиничне виробництво,
• масове виробництво,
• процесне (безперервне) виробництво.

Результати подальших досліджень дозволили зробити такі висновки:

1. Існує тісний зв’язок між типом технології і організаційною структурою.
2. Ефективність діяльності організації залежить від того, наскільки структура фірми відповідає технології, що використовується.

Отже, не існує "ідеальної" організаційної структури фірми. Органічний принцип побудови організаційної структури сприяє ефективній роботі організацій, які використовують технології одиничного та процесного виробництва, а бюрократичний (механістичний) принцип доцільний для організацій з технологією масового виробництва (табл. 7.3).

Таблиця 7.3

Вплив типу використовуваної технології на

вибір організаційної структури за Дж. Вудворд

 

 

Недоліком класифікації технологій, запропонованої Дж. Вудворд є те, що її можна застосувати переважно для виробничих організацій.

Більш широку основу для класифікації технологій запропонував Ч. Перроу, що розглядав технолог крізь призму двох таких критеріїв:

1. ступінь мінливості завдань у роботі індивідуума;
2. тип дослідних процедур для пошуку методів реагування на ці зміни (або ступінь, у якому проблема піддається аналізу).

Відповідно до цього Ч. Перроу виокремив наступні технології (рис. 7.2):

Рутинна технологія – за такої технології працівники мають відносно постійні (усталені) завдання, а проблеми, які при цьому виникають легко піддаються аналізу і вирішенню (виробництво сталі, автомобілів).

Інженерна технологія – для такої технології характерні часті зміни завдань, проте проблеми, які при цьому виникають, вирішуються відпрацьованими, раціональними та системними методами (будівництво мостів).

 

 

Рис. 7.2. Класифікація технологій за Ч. Перроу

 

Нерутинна технологія – має справу з частими змінами завдань та багатьма проблемами, які важко піддаються вирішенню (аерокосмічна промисловість).

Реміснича технологія – за такої технології завдання не змінюються часто, проте проблеми, які при цьому виникають, досить складні для аналізу (ремонт машин та устаткування).

На підставі такої класифікації Ч. Перроу зробив такі висновки: