Система і процес контролю

2. Операційний  контроль

На практиці широко використовують такі інструменти операційного контролю:

• графіки Г. Гантта;
• сітьові графіки;
• метод оцінки та перегляду планів (PERT);
• метод критичного шляху (CPM);
• методи управління запасами;
• методи контролю якості.

 

Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан виробничого процесу (які процеси завершені, а які - ні). Графік Гантта із виготовлення партії письмових столів, наведений на рис. 12.3, показує кількість часу, який необхідний на виконання кожного елементу робіт у процесі виготовлення.

 

№ підрозділу	Операція	Тиждень
		1		2		3	4	5	6	7			8
1	1. Виготовлення верхніх кришок 2. Виготовлення ніжок
2	3. Свердління
3	4. Складання 5. Фарбування
4	6. Упаковка та доставка замовнику

 

Рис. 12.3. Графік Гантта щодо виконання робіт

з виготовлення письмових столів

 

Мережеві графіки. Мережеве планування та управління (МПУ) –специфічний метод планування та управління проектами шляхом застосування мережевих графіків.

Система МПУ дозволяє:

• формувати календарний план виконання комплексу робіт;
• мобілізувати часові, трудові, матеріальні та грошові ресурси;
• управляти комплексом робіт за принципом "провідної ланки" із прогнозуванням та попередженням можливих зривів у ході робіт;
• підвищити ефективність управління шляхом чіткого поділу відповідальності між керівниками різних рівнів та виконавцями.

Метод оцінки та перегляду планів (PERT) – це метод складання виробничого графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі. Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі визначається час, необхідний для виконання кожної операції. На основі цього складається таблиця наступного вигляду:

 

Операція	Час (год., хв.)	Попередня операція
А Б В Г . . .		А А Б . . .

 

Найдовший шлях називають критичним шляхом, оскільки саме він визначає тривалість усього виробничого процесу. Знання критичного шляху необхідно для того, аби сконцентрувати зусилля на його удосконаленні, оскільки він показує найбільш важливі етапи процесу.

 

Метод критичного шляху (СРМ) на основі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в цілому.

Згідно зображеного на рис. 12.4 виробничого графіка, критичний шлях складає 15 тижнів (1+4+2+6+1+1).

 

                                              2              6

                         4                                                   1

                    1               2             4               4                  1

 

                         3                                                     1

                                             1                4  

 

 

Рис. 12.4. Визначення критичного шляху

 

Таким чином, і в методі PERT, і в методі критичного шляху проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Основна розбіжність двох методів полягає в різному підході до оцінки тривалості операцій. Метод критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з достатньо високою мірою точності та визначеності, тоді як метод ПЕРТ базується на використанні імовірнісного підходу до визначення тривалості операцій і аналізує вплив невизначеності на тривалість робіт за проектом у цілому.

 

Техніка управління запасами. Основними системами управління запасами з незалежним попитом є система «з фіксованим часом» (періодичністю замовлення) та система «з фіксованою кількістю» (розміром замовлення). Графічна інтерпретація функціонування цих систем представлена на рис. 12.5.

 

 

 

Рис. 12.5. Графічна інтерпретація функціонування систем управління

запасами з незалежним попитом

 

У системі «з фіксованою кількістю» постійно контролюють рівень запасів. Коли кількість знижується до певного рівня (точки замовлення), видається чергове замовлення на поповнення запасів при чому замовляється завжди одна й та сама кількість. Фіксованими величинами в цій системі є рівень, за якого повторюється замовлення тобто – точка замовлення та обсяг замовлення.

У системі «з фіксованим часом» замовлення на поповнення запасів розміщуються з заданою періодичністю, наприклад, раз на два тижні. Обсяг, що замовляється, щоразу інший і залежить від залишку, який лишається на складі. Фіксованими величинами у цій системі є інтервал замовлення та максимальний рівень запасу на складі.

 

Інструментами контролю якості є статистичні методи контролю.

Цілі статистичного контролю якості:

• встановлення відповідності продукції та процесів вимогам нормативно-технічної документації, зразкам-еталонам тощо;
• отримання інформації про хід виробничого процесу та рівень його стабільності;
• захист підприємства від постачання недоброякісних сировини та матеріалів;
• виявлення дефектної продукції на якомога ранніх етапах її виготовлення;
• запобігання випуску недоброякісної продукції.

Використовуються два підходи:

1. Статистичний приймальний контроль – застосовується для контролю якості готової продукції або вхідних матеріалів.
2. Статистичний контроль якості процесу – використовується для регулювання якості продукції у процесі її виготовлення.

Статистичний приймальний контроль - вибірковий активний контроль, в основу якого покладене застосування методів математичної статистики, що дозволяє оцінювати якість великої партії продукції за результатами контролю малої вибірки (проби).

Карта контролю технологічного процесу використовується в тих випадках, коли необхідно проконтролювати якість продукції або послуг у процесі виробництва. Мета полягає у визначенні моменту виходу процесу виробництва "з-під контролю" і випуску продукції з нестабільною якістю. При цьому можна одразу приймати необхідні заходи з коригування процесу.

 

 

3. Контроль поведінки  працівників

Фінансовий контроль дозволяє ефективно контролювати використання фінансових та фізичних ресурсів організації. Проте його можливості щодо контролю поведінки працівників в організації суттєво обмежені.

Контроль поведінки працівників в організації, модель якого представлена на рис. 12.6, має свої специфічні особливості.

 

 

Рис. 12.6. Модель процесу контролю поведінки працівників в організації

 

 

Складові елементи процесу контролю поведінки працівників в організації:

1. Стандарти діяльності працівників. Будь-яка робота, яку належить виконати в організації, описується за допомогою певних стандартів. Завдання стандартів, що використовуються в процесі контролю поведінки працівників, полягає в тому, щоб пояснити, що саме очікується від його діяльності.

 

2. Вимірювання реального виконання. В процесі вимірювання реального виконання принципово важливим є правильний вибір відповідного методу оцінки виконання.

Вирізняють 3 основних підходи до оцінки діяльності виконавців в організації:

1. оцінка за абсолютними стандартами;
2. оцінка за відносними стандартами;
3. оцінка за критерієм ступеня досягнення цілей діяльності.

 

Оцінка за абсолютними стандартами здійснюється шляхом порівняння отриманих працівником реальних результатів із заздалегідь визначеним певним кількісним показником (стандартом). За використання абсолютних стандартів діяльності менеджер може чітко визначити ступінь відповідності поведінки даного працівника визначеному критерію.

 

Оцінка за відносними стандартами полягає у порівнянні діяльності одного працівника із результатами діяльності іншого. Використання відносних стандартів дозволяє чітко ранжувати працівників. При цьому дехто має бути кращим, а дехто – гіршим. Такий метод оцінки не рекомендується за умов:

• незначної кількості працівників, діяльність яких оцінюється;
• незначних відмінностей у результатах роботи підлеглих;
• якщо високо оцінений за абсолютним стандартом працівник може бути найгіршим за відносним стандартом.

Якщо організація використовує процес управління за цілями (МВО), оцінку діяльності працівників краще здійснювати за критерієм ступеня досягнення цілей.

На практиці рекомендується комбінувати підходи до оцінки виконання, щоб зменшити недоліки кожного з них. Менеджер може спочатку розставити підлеглих за ступенем досягнення абсолютного стандарту і далі визначити найкращих, середніх і гірших за відносними стандартами. Це особливо допомагає менеджерам, оцінки яких бувають надзвичайно різкими або, навпаки, поблажливими.

Якщо оцінка діяльності використовується як механізм контролю, зворотній зв’язок (повідомлення працівникові про результати оцінки його діяльності) є суттєво важливим елементом контролю поведінки (проблема – повідомлення про погано виконану роботу).

 

3. Прямий управлінський контроль поведінки працівників в організації.

Складовими прямого управлінського контролю поведінки працівників є:

• винагородження;
• підвищення кваліфікації підлеглих;
• підсилення мотивації;
• дисциплінарний вплив.

Винагородження. Якщо поведінка підлеглого відповідає встановленим стандартам або перевищує їх, менеджер має позитивно на неї реагувати та підсилювати шляхом винагородження. Як інструмент винагородження на практиці найчастіше використовується заробітна плата. Інструментами винагородження можуть також виступати:

• похвала;
• підвищення у посаді;
• спеціальні винагороди (премія, пільги);
• надання бажаного робочого завдання;
• символи статусу, тощо.

Коли діяльність підлеглих є незадовільною, менеджер має визначити причини цього:

• неадекватність здібностей?
• недостатня мотивація?

За ситуації неадекватності здібностей менеджер має підібрати або скоригувати програму підвищення кваліфікації для даного працівника.

Якщо працівник здатний працювати ефективніше, але не працює, проблемою стає мотивація.