Самоменеджмент как новое направление в традиционном менеджменте

Правило 7. Не умножать количество бумаг на столе. Обычно по 80% бумаг может быть принято решение с первого прочтения – стоит лишь немного подумать над каждой из них. Стопки бумаг на столе говорят и неорганизованности менеджера и незнании им законов психологии. Вид стола не должен отвлекать от решения задач.

Правило 8. Рационализировать технику чтения. Наиболее радикальное средство – освоить технику быстрого чтения. Это позволит тратить на чтение документов в 3-5 раз меньше времени.

Правило 9. Экономить время на совещаниях. Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:

- без него не обойтись;

- оно подготовлено.

Очень важно заранее позаботиться о том, чтобы были подготовлены цели совещания, круг участников, определена продолжительность, ответственные.

Правило 10. Использовать эффект 7 «мелочей»:

1) Записывать полезную информацию, не надеяться на память;

2) Использовать для работы и чтения время ожидания приема, в очереди;

3) Всегда носить с собой блокнот и ручку;

4) Не тратить время на сетования по поводу неудач;

5) Анализировать свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных;

6) Не считать, что методы и приемы Вашей работы – самые лучшие;

7) Решив трудную задачу, наградить себя кратким отдыхом.

2.3. Правила ведения деловых бесед и переговоров

Итак, менеджеру в целях осуществления успешных переговоров необходимо:

1) привлечь внимание собеседника;

2) пробудить в собеседнике заинтересованность, и тогда он будет слушать вас (передача информации);

3) убедить собеседника в правильности наших предложений и идей (аргументация);

4) выявить интересы и устранить сомнения собеседника в реализации наших идей (нейтрализация, опровержение замечания);

5) преобразовать интересы собеседника в окончательное решение (принятие решения).

Наряду с этими пятью принципами ведения деловой беседы предлагается помнить о пяти важных рекомендациях, которые носят универсальный характер:

1) Изучите своего оппонента. Соберите как можно больше информации об интересах, целях и намерениях вашего собеседника. Понимание позиции оппонента позволяет лучше понять его поведение, предсказать его реакцию на те или иные предложения с вашей стороны и выработать решения с учетом интересов другой стороны.

2) Начните с позитивного шага. Уступки имеют тенденцию приводить к взаимности, и, в конечном итоге, к соглашению.

3) Сосредоточьтесь на проблеме, а не на личности. Концентрируйте внимание на важнейших моментах беседы, а не на личностных качествах собеседника. Когда беседа становится жесткой, не атакуйте оппонента. Помните, что вы не согласны с его идеями, а нес ним лично.

4) Стремитесь к взаимовыгодным решениям. Относитесь к исходным предложениям как к отправному пункту.

5) Создавайте атмосферу доверия и взаимопонимания. Менеджеры, часто и успешно участвующие в переговорах, как правило, хорошие слушатели; они задают много вопросов, четко формулируют свои аргументы, редко занимают оборонительную позицию и умеют обходиться без слов, которые могут раздражать оппонента (таких как «щедрое предложение», «справедливая цена», «разумная договоренность»).

          РАЗДЕЛ 3.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА НА ПРЕКТИКЕ

                                        3.1. Самоменеджмент в России

Прежде всего в российской практике самоменеджмента необходимо сказать о плохой структурированности работы в группе; руководитель далеко не всегда обладает навыками эффективного расписания обязанностей и функций каждого работника. Преобладает опасение, что кто-то «прокатится зайцем» за счет других, хотя, в принципе, русские любят работать вместе. Кроме того, руководитель часто не тратит свое время на делегирование полномочий и рабочих функций людей, работающих в группе. Он предпочитает «бросать» задание в группу, вследствие чего начинаются разборки, что нужного эффекта, конечно, не дает, хотя работа в группе сегодня эффективнее, чем при любой другой организации труда. Говоря об ответственности – важнейшей составляющей эффективного самоменеджмента, нужно признать, что под участием в управлении в России понимают такое положение дел, при котором человек пытается пролезть наверх и дать какие-то предложения, чтобы заявить о себе, не собираясь при этом брать на себя ответственность за реализацию хотя бы их части.

Современные авторы, издающие различные пособия и учебники по самоменеджменту, советуют заботиться о себе, причем при условии, если человек действительно в этом заинтересован, в противном случае он просто потеряет время. Даются рекомендации баловать себя приятными мелочами, такими как ванна, приятная музыка, а также советы по занятиям спортом. Специалисты советуют устраивать двухдневные отпуска (санаторий, морской круиз, катание на лыжах и т.д.) Но в настоящее время эти советы и предложения не находят в России широкого применения, среди причин этого можно назвать недостаток финансовых ресурсов на полноценный отдых, привычка многих руководителей «работать на износ», что в практику самоменеджмента не входит. Кроме того, зачастую даже кратковременный отдых, путешествие вызывают негативную реакцию у подчиненных, сослуживцев. По причине неумения многих российских менеджеров чередовать работу и отдых у них не остается сил на занятия физическими нагрузками, на активный отдых, что, несомненно, отрицательно сказывается на здоровье людей.

Не всегда человек способен правильно реагировать на возникшие проблемы и находить рациональный выход из трудного положения. Что делает русский работник в случае возникновения какой-либо затруднительной ситуации в организации или на предприятии? Он может перекладывать вину на окружающих и, конечно, на обстоятельства. Но необходимо избавляться от этого самообмана. Далее, работник вполне способен проигнорировать некоторые задания, но следствием такого поведения, как показывает практика, является лишь усугубление ситуации. Не является секретом, что в условиях стресса человек прибегает к алкоголю как к спасительному средству, как панацее от всех бед. Но чувствует себя лучше он не на долгое время. Затем ситуация кажется еще более удручающей, что заставляет вновь злоупотреблять спиртными напитками. В конечном счете получается замкнутый круг.

Кроме того, очень часто встречается такая ошибка, как недооценка правильного, регулярного питания. Можно вспомнить, что в некоторых восточных странах процесс принятия пищи – целый ритуал. И завтрак занимает в дневном рационе наиважнейшее место. В нашей стране же зачастую завтрак пропускается, в результате чего продуктивность работы в течение дня неуклонно снижается, не говоря уж о том, что неумение организовать процесс правильного и полноценного питания ведет в дальнейшем к проблемам со здоровьем.

Далее, перейдем к одному из самых ярких показателей самоменеджмента – самомотивации.

Изучение мотивации – не просто модная тема. В настоящее время руководитель предоставляет работу - сотрудник должен ее выполнять, и заинтересованностью в надлежащем выполнении своих обязанностей со стороны подчиненного руководитель не озадачен. Сейчас от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, и именно самомотивация становится инструментом успеха.

Мотивы же можно перечислять до бесконечности, их очень много:

— человеку это интересно;

— в этом состоит его самовыражение;

— для человека это ступенька роста;

— так работник приобретает новый опыт и т. д.

Но мотивация и стимулирование – это разные понятия. Именно мотивация – это создание у работников внутренних побуждений к труду (заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворенности от работы). Стимулирование представляет собой побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование).

Существует множество различных теорий мотивации, изучая которые, менеджер использует соответствующие средства побуждения к трудовой деятельности, исходя из потребностей людей. Сомнительно, что эти интересные концепции находят применение в российской практике. И есть ли смысл в исследовании различных высших и низших потребностей, анализе и сопоставлении теорий, способах применения их в рабочей обстановке, если они относятся именно к мотивации, а не к стимулированию? Мотивация как таковая имеет слабое развитие в российском менталитете. Именно удовлетворение материальных потребностей чаще всего выдвигается на первый план при выборе работы, при планировании будущей профессии. Для молодежи также имеет место быть престиж организации, в которой они намерены работать, обретение нужных связей, получение опыта работы. И говорить о заинтересованности в труде, удовлетворении от работы, по-видимому, говорить не приходится. Удовлетворенность диктуется материальным благополучием, для кого-то – дальнейшим продвижением по службе.

Следует сказать, что многие люди недооценивают значимость рабочей атмосферы. Большинство из них вначале готовы работать в условиях, где царят недоброжелательность, нездоровая конкуренция, где каждый сам за себя, где каждый заботится только о самом себе и готов на то, чтобы, образно говоря, идти по головам ради карьеры, либо подставить другого человека во имя денег и поощрения начальства. Все это кажется несерьезным на фоне грядущей солидной зарплаты. Однако проходит не так много времени, и человек сбегает из такого коллектива. Ведь нельзя не принимать во внимание эмоции и чувства человека, нельзя ими пренебрегать.

В общем, российский самоменеджмент нуждается в развитии, формировании мотивации, в определении четких жизненных и рабочих целей, которые играют роль в качественной трудовой деятельности. Нужно учиться самомотивированию, нужно учиться целеполаганию в работе. Не последнюю роль должна играть самореализация в профессиональном плане. Но в силу того, что достаточно большое количество русских не стремится найти ту работу, которая стала бы для них любимой, зачастую не имеет возможностей для ее поиска, самореализация не является одной из главных ценностей. Редкостью для русского работника является удовлетворенность работой и в моральном, и в материальном плане.

В настоящий момент времени большие затраты и проблемы связаны с использованием труда наемных работников, поэтому самоменеджмент предполагает умелое распоряжение людскими ресурсами со стороны руководителя. В наших компаниях, фирмах, учреждениях такое умение ограничено лишь поголовным сокращением работников и перекладыванием функций уволенных сотрудников на специалистов, не имеющих достаточного опыта в выполнении заданной работы. Причем нередки случаи, когда новым обязанностям людей не обучают в надлежащем порядке, что сказывается на качестве общей работы организации. Поэтому в современных условиях человеку необходимо быть быстро обучаемым, приходится учиться ускоренной адаптации в новых рабочих условиях, а также быть специалистом широкого профиля.

На Западе человек, попадая из рабочей обстановки в домашнюю, все рабочие проблемы оставляет за дверьми своей организации. Российским менеджерам стоит использовать на практике такое поведение, следует разграничить домашние и рабочие проблемы, требующие решения.

Самоменеджмент предполагает адаптацию к изменениям. В Японии человек ежегодно изучает различные нововведения, совершенствует свои навыки и знания с отрывом от работы в течение 1-3 месяцев. Причем обучение идет за счет средств организации, то есть здесь мы имеем дело с вложением в человека как в ресурс производства. В нашей стране не так часто встречаются сообщения о приеме на работу, где предусмотрено бесплатное обучение нового сотрудника. Поэтому человеку следует мотивировать себя на постоянное изучение новейших технологий, методик и т.д.

                                 3.2. Практические приемы самоменеджмента

Рассматривая и анализируя теоретические основы самоменеджмента, следует признать, что теоретическая база неотделима от практической, ни в коем случае не стоит умалять практические приемы и методы. В настоящее время существует множество всевозможных методик, тестов, рекомендаций по саморазвитию и совершенствованию навыков, умений, развитию необходимых менеджеру качеств. Остановимся на некоторых, наиболее известных из них.

Во-первых, самоменеджмент предполагает развитие у человека самомотивации. И один из приемов – это рефрейминг. Рефрейминг – это специальный прием, который позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для человека углом зрения. В классическом примере оптимист видит стакан с водой наполовину заполненным, пессимист же считает его наполовину пустым. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной – позитивная (стремление) или негативная (избегание), – вполне возможно частично спрогнозировать его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать у них умение видеть другую сторону событий.

Рефрейминг может строиться по нескольким принципам:

- позитивное переформулирование сообщений: «Мы даем Вам дополнительный проект, чтобы Вы могли проявить себя и доказать свою способность к дальнейшему росту» (вместо: «Вы получаете дополнительную нагрузку за те же деньги»);

- выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова «зато»: «Он медлителен, зато тщательно все проверяет и не допускает ошибок»;

- постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд: «Наш отдел загружен гораздо меньше, чем бухгалтерия», «Вы сейчас делаете эту работу быстрее, чем три месяца назад»;

- использование контрастов со словом «или»: «Лучше, если я пообещаю Вам необходимые средства, или скажу о реальных ресурсах, которые могу гарантировать?»

Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека, обязательно должны соответствовать действительности. Желательно, чтобы руководители, рекомендуя этот прием сотрудникам, показывали также его преимущества для самомотивации.

Практика показывает, что люди, которые регулярно используют его, значительно более удовлетворены и счастливы, причем не только на работе, но и в личной жизни.