Пути улучшения использования персонала

Управление  персоналом, да и предприятием в  целом, можно, и вполне реально, улучшить без использования сложных компьютерных систем. Именно организационные мероприятия  дают наибольший, а главное наиболее быстрый эффект в повышении эффективности  работы. С другой стороны, в системе  автоматизации интегрирован опыт многих предприятий, учтены лучшие мировые  достижения, передовые подходы и  технологии управления человеческими  ресурсами, наработанные варианты решения  типичных задач. Вывод - оптимизация  управленческих схем должна предшествовать автоматизации. Иначе желаемого  результата не достигнуть.

Задуматься  над комплексной автоматизацией задач по управлению персоналом предприятию  имеет смысл в том случае, если оно перешло от функционального  управления к процессному управлению, реализовало системный подход к  управлению персоналом (сформулировало требования к профилям должностей, разработало критерии оценки персонала, составило перечень необходимых  мероприятий для развития сотрудников  и т.п.). Наладить эффективный учет кадров (учет трудозатрат, начисление зарплаты, администрирование персонала, формирование отчетности в фискальные органы) сегодня проблемы не составляет - для этого подойдет любой кадровый модуль бухгалтерской программы, которая, по сути, представляет собой развитую базу данных с соответствующим интерфейсом.

Для полного  охвата всех задач управления персоналом требуется комплексная система. В дополнение к традиционному  учетному блоку подобная система  содержит развитые аналитические средства и блок HRM (Human Resource Management). Последний  позволяет наглядно представить  профиль должности в виде навыков, знаний и компетенций, осуществлять управление подбором и расстановкой персонала, его обучением и развитием, карьерным ростом и мотивацией. К  представленным на рынке СНГ комплексным HR-системам можно отнести соответствующие  модули интегрированных пакетов mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, системы "БОСС-Кадровик" компании "АйТи", "АиТ:Управление персоналом" компании "АиТ Софт", Lotus Notes HRM.

Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением  и (или) автономных технических средств  сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления  информации, а также средств оргтехники. Комплекс технических средств должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью  и достоверностью, в указанные  сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании  комплекса технических средств  должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда  персонала службы, так и, что значительно  важнее, за счет возможности использования  экономико-математических методов  решения задач управления на основе более полной и точной информации. Комплекс технических средств должен обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью  к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Таким образом, эффективность функционирования системы управления персоналом в  значительной степени зависит от информационной базы. Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также  отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления персоналом.

 

 

2. Анализ системы управления персоналом ООО "Альфа-СВК"

2.1 Организационная характеристика предприятия

 

ООО "Альфа-СВК" - общество с ограниченной ответственностью, учрежденное физическим лицом. Зарегистрировано 7 февраля 1997 года. Компания занимается оптовой и розничной торговлей сантехнической продукции. В наличии на складах находятся более 40 000 наименований продукции. Организация работает с муниципальными, строительными предприятиями, оптовыми и розничными фирмами, а также частными лицами в Ростове, Ростовской области, Краснодарском крае, Астраханской области и Ставропольском крае. Всего в ООО "Альфа-СВК" работает 70 человек. Организационная структура предприятия представлена на рис. 1

 

Рис.1 Организационная  структура ООО "Альфа-СВК"

 

Руководство деятельностью предприятия осуществляет директор. Он самостоятельно решает вопросы  деятельности предприятия, действует  от его имени, имеет право подписи  и распоряжается имуществом предприятия, осуществляет прием и увольнение работников. Директор несет материальную и административную ответственности  за достоверность данных бухгалтерского и статистического отчетов. Главный  бухгалтер ведет деятельность по составлению документальных отчетов  предприятия. Ему подчинена бухгалтерия (бухгалтеры, кассир, кадровик).

В непосредственном подчинении у директора фирмы  находятся директор по продажам, директор по закупкам и логистике и все  администраторы магазинов. В подчинении у директора по продажам находятся  менеджеры по продажам. Директору  по логистике и закупкам подчиняются  водители и менеджеры по закупкам.

Менеджеры по продажам занимаются оптовыми поставками по направлениям. В обязанности менеджера по продажам входит подготовка коммерческих предложений, ведение бесед с клиентами, ведение клиентской базы, заключение договоров. Менеджеры по закупкам занимаются поиском более выгодных поставщиков, закупкой сантехнических материалов, заключением договоров.

Кадровик  занимается кадровым учетом и делопроизводством, разрабатывает нормативные документы  по работе с персоналом, осуществляет весь цикл работ с персоналом: от изучения рынка труда и найма  до ухода на пенсию и увольнения.

В ООО  "Альфа-СВК" нет продвижения по службе. А также отсутствует система отбора и найма сотрудников.

ООО "Альфа-СВК" к 2009 году значительно увеличило объемы продаж за счет появления новой продукции и появления нового менеджера. Увеличилась прибыль предприятия, но в целом по предприятию наблюдается снижение показателей рентабельности. Финансовое положение ООО "Альфа-СВК" к концу 2009 года неустойчивое. Необходимо совершенствовать систему управления персоналом и информационную систему.

2.2 Анализ системы управления персоналом ООО "Альфа-СВК"

 

Основными задачами кадровой службы на предприятии  "Альфа-СВК" являются: проведение активной кадровой политики, обеспечение условий для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков, разработка совместно с коммерческой службой материальных и социальных стимулов. Для организации этой работы на предприятии существует должность кадровика. Кадровик находится в непосредственном подчинении у главного бухгалтера.

Система поощрения работников предприятия включает в себя моральное и материальное вознаграждение.

Коллектив ООО "Альфа-СВК" молодой. Возраст сотрудников от 21 года до 40 лет.

Стратегия управления персоналом на ООО "Альфа-СВК" отражает разумное сочетание экономических целей предприятия, потребностей и интересов работников (достойная оплата труда, удовлетворительные условия труда, возможности развития и реализации способностей работников и т.п.). На предприятии разработана система оплаты труда, которая не ограничена минимальными и максимальными размерами и зависит от результатов работы коллектива в целом и каждого работника в частности.

Для отдельных  работников и групп работников установлены градации качества для того, чтобы работники могли увидеть, чего они могут достигнуть в своей работе, тем самым, поощряя их к достижению необходимого качества. Оплата труда работников происходит в соответствии с их трудовым вкладам в конечные результаты труда коллектива, в том числе по повышению качества выпускаемой продукции. В основном, к этим группам относятся менеджеры по продажам, закупкам, а также администраторы и продавцы магазинов.

Для последовательного  повышения квалификации менеджеров, получения ими технических знаний, необходимых для овладения передовой  техникой продаж, организуются курсы целевого назначения; экономическое обучение. Например, последнее обучение менеджеры проходили в Институте управления, бизнеса и права в марте 2007 года. Отметим, что для специалиста кадровой службы предприятия отсутствуют специализированные курсы повышения квалификации. Основная задача, которая стоит перед кадровиком ООО "Альфа-СВК" - это организация эффективной работы сотрудников для достижения поставленных целей деятельности предприятия. Например, в качестве целей можно поставить следующие: достоверная оценка эффективности работы сотрудников и построение очевидной системы мотивации. Согласно целям формулируются требования к персоналу предприятия и согласно данным требованиям (количество сотрудников, качество образования, требуемые навыки и т.п.) происходит анализ текущей ситуации на предприятии. Получить информацию об эффективности конкретного сотрудника не предоставляется возможным из-за отсутствия как информации, так и инструментов обработки. Предоставить необходимый для анализа инструментарий может современная система ALFA-HRMS. Применительно к рассматриваемому примеру, инструментарий, предлагаемый системой, позволяет достаточно точно оценить эффективность каждого сотрудника в зависимости от выполняемых функций: качественные и количественные характеристики заключенных им договоров с клиентами, рабочее время и эффективность на рабочем месте, количество обработанных заказов и т.д. В результате анализа руководство предприятия получит точную картину о предприятии с точки зрения управления персоналом и список того, что не хватает для соответствия выдвинутым требованиям. Таким образом, анализ системы управления персоналом ООО "Альфа-СВК" показал, что специальных программ по управлению персоналом на предприятии не имеется. Для системы управления персоналом в ООО "Альфа-СВК" характерны следующие тенденции: вторичность значимости управления персоналом по сравнению с управлением коммерческой, финансовой деятельностью; взгляд на стимулирование как на систему и процесс, имеющий преимущественно денежное выражение; укоренившиеся представления об этих методах (благодарность, ценный подарок, почетная грамота). Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом ООО "Альфа-СВК" нуждается в совершенствовании.

 

3. Пути совершенствования информационного и технического обеспечения системы управления персоналом ООО "Альфа-СВК"

3.1 Совершенствование  организационной структуры

 

В целях  повышения эффективности управления персоналом в ООО "Альфа-СВК" нами рекомендована реструктуризация организационной структуры предприятия. Учитывая особенности ООО "Альфа-СВК" я предлагаю создание службы персонала, в составе которой предусмотрены три штатные единицы: менеджер по учету персонала, менеджер по развитию персонала, руководитель службы персонала. Помимо знания всех функций своих сотрудников, кадровые работники прежде всего, должны уметь: организовывать обратную связь с подчиненными, обеспечивать признание их успехов, обеспечивать строгую дисциплину, давать указания, интервьюировать и нанимать новых сотрудников, распределять задания, слушать, вести записи, писать письма и инструкции, организовывать презентации, управлять временем, планировать и реализовывать проекты, обеспечивать постоянное движение вперед, принимать решения, организовывать встречи, разбивать сотрудников на команды.

Чем увереннее  руководитель кадровой службы справляется с этими задачами, тем больше времени и энергии он может посвящать работе с кадрами и созданию мотивирующего микроклимата.

Цели  компании реализуют менеджеры по продажам. В настоящее время изменился  целевой рынок и методы продвижения  и стимулирования товаров. Усилилась  конкуренция со стороны подобных компаний. Несмотря на увеличение объема продаж, эффективность коммерческой деятельности снизилась.

Новая организационная  структура ООО "Альфа-СВК" приведена на рис. 2 .

 

Рис. 2 Организационная  структура ООО "Альфа-СВК" после реорганизации

 

В результате внедрения предложения по реструктуризации организационной структуры ООО  "Альфа-СВК" на предприятии произойдет увеличение фонда заработной платы за счет введения штатной единицы руководителя службы персонала на 50000 руб., менеджера по учету кадров - на 20000 руб., менеджера по развитию персонала – на 20000 руб. Всего затраты составят 90 000 руб.

Таким образом, для совершенствования системы  управления персоналом на предприятии  необходим высокий профессионализм  кадровых работников предприятия, который  включает ряд качеств (организация  обратной связи с персоналом, признание успехов работника, обеспечение строгой дисциплины, управление рабочим временем работников, организация корпоративных мероприятия, построение командных отношений в подразделениях организации). Поэтому необходима программа повышения квалификации работников службы персонала, а также руководителей всех уровней предприятия. Реорганизация организационной структуры предприятия позволит повысить эффективность управления персоналом, что приведет к повышению эффективности коммерческой деятельности предприятия.

 

3.2 Внедрение  Alfa-HRMS

 

Целью проектирования изменений в системе управления персоналом на предприятии является решение проблем формирования рациональной информационной системы c помощью внедрения системы Alfa-HRMS.

На первом этапе нужно провести комплекс подготовительных работ, необходимых для запуска  системы Alfa-HRMS, включающий в себя:

разработку  механизмов импорта и выверки  данных о сотрудниках, импорт данных за все предыдущие периоды;

согласование  форм неунифицированных приказов и  распоряжений и их настройка в  Alfa-HRMS в соответствии с требованиями ООО "Альфа-СВК";

настройка специфических отчетных форм, необходимых службе персонала;

настройку алгоритмов автоматического расчета  начислений/удержаний, отчислений в  фонды, а также выполнение рабочих  настроек, влияющих на корректность расчета  заработанной платы;

разработка  и утверждение инструкций и регламента работы в новой системе.

После этого  необходимо перевести службу персонала  на работу в Alfa-HRMS.

После перехода службы персонала на работу в систему  Alfa-HRMS, она получит возможность не только вести учет кадров, но и управлять ими. Кадровые учетные документы станут формироваться непосредственно в новой системе, проходя все стадии от создания проекта приказа, его согласования и визирования до отражения действий по приказу в карточках сотрудников, табелях и прочих объектах системы.

В рамках задачи управления рабочим временем совместной проектной командой необходимо разработать и утвердить единые стандарты приказов и распоряжений по личному составу, выпускаемых в структурных подразделениях и не проходящих через отдел кадров (изменение графика сменности, перенос выходного, сверхурочные работы, закрепление за бригадой и т.д.).

До внедрения Alfa-HRMS приказы по персоналу печатаются вручную в текстовом редакторе. После ввода первичных данных в систему печатные формы всех приказов автоматически будут формироваться и распечатываться, данные приказов проверяться на корректность в соответствии с настроенными алгоритмами, как результат, существенно вырастут качество и достоверность информации.

В связи  с отсутствием возможности отслеживания штатного расписания в используемой конфигурации 1С, возникали случаи приема сотрудника на уже занятую или  сокращенную штатную единицу. В  процессе внедрения решения "Система Alfa/ Управление персоналом" будет выверено и упорядочено штатное расписание, налажен контроль занятых и свободных штатных единиц, премии и надбавки, привязанные к штатной единице, теперь автоматически учитываются при переводе сотрудника на другую должность, будет формироваться вся необходимая отчетность по штатному расписанию. До внедрения "Система Alfa" начисления по среднему заработку рассчитывались вручную. После завершения проекта при корректном вводе данных в программу начисления считаются автоматически с учетом всех исключительных периодов.