Проектування системи менеджменту на підприємстві

      На  підприємстві «Інтертрейд» повноваження і відповідальність працівників передбачені у посадових інструкціях (табл. 2).

Таблиця 2

Відповідальність  і повноваження ПП «Інтертрейд»

    На  підприємстві “Інтертрейд” працює значна чисельність менеджерів різних підрозділів. Для прикладу хочу продемонструвати посадову інструкцію менеджера зі збуту:

Завдання  та обов’язки:

• організовує та координує збутову діяльність відповідно до замовлень і укладених договорів, забезпечує постачання продукції, що випускається, споживачам у встановлені терміни в повному обсязі;
• організовує проведення маркетингових досліджень з вивчення споживчого ринку і його перспектив, формування і розширення господарських зв’язків зі споживачами, проведення аналізу попиту покупців, ступеня задоволення потреб, вимог і запитів споживачів на вироби, що пропонуються, рівня конкурентоспроможності продукції на ринку шляхом вивчення і оцінювання потреб споживачів, моніторингу конкурентів;
• бере участь у розробленні маркетингової політики;
• готує пропозиції і розробляє рекомендації щодо підвищення якості і  поліпшення споживчих властивостей товарів та послуг;
• бере участь у підготовці проектів перспективних і річних планів реалізації продукції, складанні прогнозів збуту, розробленні рекламної стратегії, програм із формування попиту і стимулювання збуту;
• вносить пропозиції щодо коригування цін на продукцію, що пропонується, обсягів продажу, вибору каналів збуту, способів і часу виходу на ринок;
• бере участь у ярмарках, торгах, виставках, біржах із рекламування і реалізації продукції, що випускається;
• організовує зв’язки з діловими партнерами, забезпечує своєчасне виконання обов’язків перед контрагентами, добирає необхідну інформацію для розширення зовнішніх зв’язків;
• виконує роботу з укладання договорів на постачання продукції і узгодження умов постачання;
• складає заявки, зведені відомості замовлень і асортиментні (номенклатурні) плани постачання;
• аналізує дані з обліку готової продукції на складах підприємства і проводить розподіл по покупцях відповідно до укладених договорів;
• контролює відповідність рівня запасів готової продукції за обсягом і номенклатурою (асортиментом) до встановлених нормативів;
• спільно з технічними службами підприємства бере участь у розробленні технічних умов приймання від виробничих підрозділів готової продукції, її пакування, зберігання і транспортування;
• контролює дотримання правил зберігання і підготовки готової продукції до відправлення споживачам;
• визначає потребу в різних транспортних засобах і робочій силі для своєчасного відвантаження готової продукції та оформлює договори на перевезення продукції з транспортними організаціями;
• організовує і контролює своєчасне відвантаження готової продукції відповідно до укладених договорів;
• бере участь у здаванні, прийманні продукції покупцям (перевізникам) і перевірці її якості, кількості та комплектності, підписує і візує приймально-здавальні акти, супровідні документи;
• вживає заходів із забезпечення своєчасного надходження коштів за реалізовану продукцію;
• одержує і аналізує претензії від покупців щодо невідповідності якості, кількості і комплектності продукції, яка постачається, порушення термінів постачання;
• готує інформацію, необхідну для висунення претензій покупцям за порушення термінів приймання продукції та оплати;
• вживає заходів щодо заміни продукції, яку повернув покупець, її реалізації чи перероблення;
• забезпечує складання встановленої звітності, формує базу даних щодо внутрішньої і зовнішньої інформації зі збуту ( натуральні і вартісні обсяги; засоби просування товару на ринки, територіальне поширення та терміни його збуту; відхилення і зміни кон’юнктури ринку);
• контролює внесення змін у довідкову та рекламну інформацію.

Менеджер  повинен знати:

• чинне законодавство України та нормативні акти, що регламентують підприємницьку діяльність;
• комерційне право, методологію аналізу ринкового середовища на мікроекономічному рівні, основні напрямки маркетингової діяльності;
• перспективи та світові тенденції розвитку галузі;
• порядок підготовки та встановлення господарських зв’язків, методику актово-претензійної роботи, маркетинг та менеджмент, теорію управлінських рішень та комунікацій;
• економіку підприємства, ціноутворення, логістику, основи рекламної діяльності, етику ділового спілкування;
• стандарти і технічні умови на продукцію, що виготовляється, умови постачання, зберігання та транспортування продукції;
• конфліктологію;
• інформаційні технології менеджменту, економіко-математичні моделі та методи;
• статистичну звітність, бухгалтерський облік основних бухгалтерських операцій;
• діловодство;
• організацію праці та управління, правила і норми охорони праці.

Кваліфікаційні  вимоги до менеджера:

• повна вища освіта напрямку підготовки “Менеджмент” ( магістр, спеціаліст) без вимог до стажу роботи;
• або повна вища освіта ( спеціаліст, магістр);
• стаж роботи за фахом – не менше 2 років та післядипломна освіта за напрямом “Менедждмент”.

Щодо  функціональних підрозділів, то для  прикладу візьмемо положення про відділ збуту.    

 Загальні  положення відділу збуту

• Відділ збуту є самостійним структурним підрозділом підприємства.
• Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
• Відділ підпорядковується безпосередньо директору підприємства (комерційному директору).
• Керівництво відділу:
• Відділ очолює начальник відділу збуту, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.
• Начальник відділу збуту має  заступника (ів).
• Обов'язку заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу збуту.
• Заступник(и) і керівники структурних підрозділів у складі відділу збуту, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника відділу збуту.

Структура відділу збуту:

Структуру і штатну кількість відділу збуту затверджує директор

підприємства  виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства

за наданням начальника відділу збуту і за узгодженням з (відділом кадрів; відділом організації й оплати праці).

   До  складу відділу входять (структурні підрозділи, групи фахівців і ін.).

   Начальник відділу збуту розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції. 

Регламентуючі документи:

1. Зовнішні  документи:

Законодавчі і нормативні акти.

2. Внутрішні  документи:

Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Права відділу збуту

• Відділ збуту має право:
• Давати виробничим підрозділам підприємства вказівки з питань збуту продукції.
• Не приймати брак , некомплектну продукцію.
• Вимагати й одержувати від усіх структурних підрозділів підприємства відомості, необхідні для виконання покладених на відділ задач.
• Самостійно вести листування з питань реалізації продукції, а також з інших питань, що входять у компетенцію відділу і не потребують рішення керівника підприємства.
• Виступати у встановленому порядку від імені підприємства з питань, що відносяться до компетенції відділу, у взаєминах з державними і муніципальними органами, а також іншими підприємствами, організаціями, установами.
• Давати роз'яснення, рекомендації і вказівки з питань, що входять у компетенцію відділу.
• Вносити пропозиції керівництву підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб підприємства за результатами перевірок.
• Проводити наради і брати участь у нарадах з питань реалізації продукції, що проводяться на підприємстві.
• Начальник відділу збуту підписує збутові, товарно-супровідні документи.
• Начальник відділу збуту також має право:
• Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників відділу, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладання стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

Відповідальність відділу збуту

• Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій відділу несе начальник відділу збуту.
• На начальника відділу збуту покладається персональна відповідальність у випадку:

• Невідповідності законодавству виданих відділом інструкцій, наказів, що виписуються, рахунків, порушень правил обліку і звітності.

• Складання, затвердження і надання недостовірної зведеної звітності і порушення термінів її представлення у відповідні підрозділи підприємства.
• Незабезпечення збереженості товарно-матеріальних цінностей.
• Незабезпечення чи неналежного забезпечення керівництва підприємства інформацією з питань роботи відділу збуту.
• Невірогідності і несвоєчасності надання керівникам підрозділів інформації про обсяги запасів продукції на складах і обсяги виробничого заділу, терміни й обсяги виконання угод, ін.
• Несвоєчасного, а також неякісного виконання документів і доручень керівництва підприємства.
• Допущення використання інформації співробітниками відділу не в службових цілях.
• Недотримання трудового розпорядку співробітниками відділу.
• Перевитрати коштів на утримання відділу.

• Відповідальність співробітників відділу збуту встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

Заключні  положення:

При виявленні  невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ  у відділі збуту керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в (службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій тощо) із заявкою на внесення змін і доповнень у положення.

Внесена пропозиція розглядається підрозділом протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти  зміни чи доповнення,

- відправити  на доопрацювання (із зазначенням  терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити  у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається  обґрунтована відмова в письмовому вигляді).