Порядок формирования целей организации

 

2) Вторая фаза.

  При  установлении целей для организации  в целом важно определить, что  из широкого круга возможных  характеристик деятельности следует  взять за основу. Далее выбирается  определенный инструментарий количественного расчета величины целей. Особое значение имеет система критериев, которыми пользуются при определении целей организации. Обычно эти критерии вытекают из миссии, а также из результатов анализа макроокружения, отрасли, конкурентов и положения организации в среде. При определении целей организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько достижение этих целей способствовало выполнению миссии. Наконец, решение по целям всегда зависит от тех ресурсов, которыми обладает организация. 10

 

3) Третья фаза.

  Для установления иерархии целей необходимо для всех уровней организации определить такие целей, достижение которых отдельными подразделениями организации будет приводить к достижению общих целей. При этом иерархия должна строиться как по долгосрочным, так и по краткосрочным целям.

 

4) Четвертая фаза.

   Чтобы иерархию целей организации можно было с успехом применять на практике, каждый отдельный работник должен чётко её понимать. Это значит, что каждый работник, несмотря на свои личные цели, должен также стремиться к достижению общих целей. Сотрудники организации должны иметь представление о том, какие задачи им предстоит выполнить и как результаты их труда повлияют на деятельность организации в целом. Установленные цели должны иметь статус закона для организации, всех ее подразделений и членов. Но требование обязательного достижения целей не равносильно неизменности этих целей, так как цели могут корректироваться под давлением внешних обстоятельств, о чём говорилось раньше. В этом случае процесс изменения целей носит сугубо ситуационный характер. Однако многими организациями применяется подход систематического упреждающего изменения целей. При таком подходе в организации устанавливаются долгосрочные цели, на базе которых вырабатываются детализированные краткосрочные цели (чаще всего годовые). По достижении этих целей разрабатываются новые долгосрочные цели. При этом в целях учитываются те изменения, которые происходят в среде, и те изменения, которые происходят в наборе и уровне требований, выдвигаемых по отношению к организации со стороны субъектов влияния. На основе новых долгосрочных целей определяются краткосрочные, после достижения которых опять происходит выработка новых долгосрочных целей. При таком подходе не происходит достижения долгосрочных целей, так как они регулярно изменяются. Однако постоянно в деятельности организации присутствует долгосрочная целевая ориентация и регулярно производится корректировка курса с учетом возникающих новых обстоятельств и возможностей.

2.2. Метод целеобразования "Дерево целей"

 

Помимо требований к целям и формулировкам целей универсальных правил их постановки не существует.

 "Дерево целей" - это структурированная, построенная чётко по иерархическому принципу совокупность целей организации. Данный метод широко применяется многими организациями и считается наиболее эффективным.  

Существует определенный алгоритм построения "дерева целей".  
1. Постановка цели

Вначале нужно сформулировать цель в виде вопросов:

- Чего  мы хотим достичь?

- Как  мы видим свою компанию в  будущем?

- Какие  товары и услуги мы будем  предоставлять?

- Каково  желаемое мнение людей о нашей  компании? 
Желательно как можно ярче описать цель, образ компании.

 
2. Определение  цели

Далее необходимо определить понятие цели. Это поможет установить критерии, по которым можно будет определить, движемся ли мы к намеченной цели, и ограничения этой цели, например, временные.

Здесь же необходимо учитывать требования к целям, особенно такие качества, как измеримость, конкретность и согласованность целей между собой. Таким образом, определение стратегической цели - самый важный этап целеобразования.

 
3. Декомпозиция  цели

Декомпозиция — это научный метод, по которому решение одной большой задачи заменяют решением серии меньших задач, пусть и взаимосвязанных, но более простых. 
Стратегическая цель - это количественный или качественный ориентир развития компании. Такая цель разрабатывается на основе уже имеющихся миссии, видения, результатов стратегического анализа отрасли, оценки уровня конкуренции в ней, имеющихся ресурсов и конкурентных возможностей. Стратегическая цель отдалена по времени от настоящего момента и обычно существенно отличается от текущего состояния компании. Логично задать вопрос, какие изменения должны произойти, чтобы компания достигла планируемого состояния. Здесь и применяется декомпозиция. 
Декомпозиция цели совершается в виде сложной классификации, которая допускает сочетание трех видов операций над понятием, выражающим цель и полученным на предыдущих шагах.  
 
Эти операции определены ниже: 
• Таксономическое деление понятия, выражающего цель. Данное логическое деление своим результатом имеет иерархию цели и подцелей, построенную на отношении «род-вид». Можно в качестве одной из характеристик стратегической цели взять «снижение издержек в течение года на 15%». Например, Вы имеете торговые точки в сельской местности и в городе, и для этих двух разных видов торговых точек надо выделить две подцели.  
• Деление «часть-целое», выражающего цель. Часто бывает так, что стратегическая цель представляет собой сложное понятие, в котором содержится многоаспектный набор существенных характеристик цели, и они обязательно должны быть отражены в подцелях, чтобы не быть утраченными. В таком случае требуется аналитическое расчленение будущего состояния компании, выраженного в цели. В нашем примере целым является «снижение издержек в городских торговых точках на 10%», а частями: «расширение площадей на 50%» и «оборудование складских помещений автоподъемниками»  
Логическое и аналитическое деления должны соответствовать определенным требованиям: 
• Деление должно быть полным (адекватным), то есть в ходе деления должны быть названы все части (виды), которые в своей взаимосвязи составляют целостный предмет (класс).  
• Деление должно быть исключающим, то есть выделяемые в ходе его части (виды) не должны содержать в себе совместно принадлежащих им элементов (подвидов).  
• Деление должно производиться по одному основанию. Содержание высказывания о цели может быть сложным и допускает деления по любым существенным для анализа основаниям. Но избранное основание должно выдерживаться до конца и не подменяться в ходе деления другим.  
• Нельзя допускать «скачков» в делении, когда среди частей более крупного членения оказывается составная часть одной из них. 11

 
4. Формулирование  ограничений

Формулирование ограничений демонстрирует такие черты цели, которые по мнению руководителей неприемлемы ни при каких обстоятельствах. Эти ограничения связаны с ценностями компании и работающих в ней людей либо с ограничениями, которые накладывает общество, поэтому их принимают и редко пересматривают. Например, компания отказывается заимствовать технологические, управленческие, рекламные решения у других организаций, а опирается только на собственный опыт и открытия из принципа. Другой пример - отказ от нарушения экологических требований, даже если от этого зависит прибыль компании и т.п.

 
5. Анализ вариантов 
   Анализ вариантов имеет место, когда первый набросок дерева целей уже приобрел более менее законченный вид и находится в процессе завершения, дорабатывается. Сама формулировка цели отвечает на вопрос "что", а разбивая её на маленькие фрагменты, мы отвечаем на вопрос "как", и чем дальше мы продвигаемся в декомпозиции, тем отчетливее видим разнообразные пути, которыми можно достичь главной цели. Остается выбрать лучшие пути, а другие наиболее удачные оставить в качестве запасных вариантов. Необходимо помнить, что подцели и варианты - разные понятия, не путать их, иначе снижается качество выполнения работы. 

  Если дерево целей хорошо продуманно, установить цели для определенных небольших подразделений и конкретных людей уже не кажется сложной задачей.

 
6. Продуманность решений

   Частой ошибкой руководителей является постановка такой цели, как "получение прибыли" и движение исключительно в этом направлении. Такой подход может загубить всю систему планирования, это ложная установка. Если компания в долгосрочной перспективе хочет эффективно функционировать, обходить конкурентов, её миссия должна быть ближе к потребителю. Вот почему правильная постановка целей считается одним из самых значительных качеств руководителя.

Здесь имеет смысл привести три совета руководителей по успешному целеполаганию: 
1) Наиболее эффективными являются те цели, достижение которых не требует чрезмерных усилий, но совершается «как естественной движение к предустановленной гармонии»  
2) В работе с целями надо сохранять способность к компромиссам, поскольку наша рациональность ограничена, а наши действия несовершенны в нашем вечном стремлении к гармонии.  
3) При построении дерева целей – старайтесь не делать типовую ошибку - не расписывайте дерево по отделам или направлениям работы в вашей компании, как описано во многих учебниках теоретиками. Старайтесь смотреть на цель с чистого листа без каких-либо усвоенных жизнью шаблонов и ложных ценностей. Не смотрите на структуру компании, делайте декомпозицию необходимой и достаточной, но свободной от  любых готовых сценариев. 12

 
7.Состояние 
   Имеется ввиду внутреннее состояние настроя. Определенная свобода действий, мышления, состояние покоя - необходимые элементы для познания стратегического планирования и постановки целей. Главный принцип - постоянное совершенствование, ежедневные тренировки и упражнения, оттачивание способности. Не так важно, сколько времени на это уходит, результат докажет, что тратить усилия на него стоило. Нужно отбросить ограничения и стереотипы, тогда сохранится свежесть мышления и индивидуальный подход к решению задач.

 
8. Инструменты

   Это предметы, непосредственно участвующие в построении "дерева целей". На начальном этапе построения советуют взять ручку, лист бумаги и расписать все цели подробно и систематизировано. Далее можно воспользоваться компьютерными программами, например программой Mind Manager. Если сразу начать пользоваться компьютером, в последствии может развиться привычка строить "дерево целей" исключительно с помощью техники. Такой подход неэффективен. Опытные руководители, сталкиваясь с задачей, способны на ходу мысленно выстраивать путь решения. То есть мышление будет структурироваться намного быстрее, чем раньше. Это очень ценный навык для менеджера, он применим не только в работе, но и в жизни.

 
9. Практическое освоение "Дерева целей" 
   Информации о способах построения "дерева целей" много, однако стоящих специалистов в данном направлении достаточно мало. Нужно упорно тренироваться, развиваться, не обращая внимания на страхи и предрассудки. 
Это не всегда легко, иногда приходится рисовать по 10 деревьев одной цели, чтобы качественно осмыслить происходящий процесс. Мало того, очень часто бывает, что сама формулировка цели меняется по ходу декомпозиции – и это нормально. Ключ к успеху - регулярная тренировка и понимание происходящих процессов.

 

При построении дерева целей к целям предъявляется ряд требований:  
- Ясность и четкость формулировки каждой цели, не допускающей произвольных толкований;  
- Цели каждого уровня должны быть сопоставимы по своему масштабу и значению;  
- Формулировка целей должна обеспечить возможность количественной или порядковой оценки степени ее достижения;  
- Полнота разукрупнения: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, что достижение всех целей нижнего уровня означало бы достижение целей верхнего уровня;  
- Цель вышестоящего уровня не является простой суммой целей нижнего уровня;  
- Цель нижестоящего уровня определяется вышестоящими;  
- Цель нижестоящего уровня является средством для достижения вышестоящей цели;  
- По мере перехода к низшим уровням цели все более конкретизируются;  
- Все дерево целей – единая, но детализированная цель.13 

Для закрепления теоретических знаний имеет смысл построить "дерево целей" любой организации. Я воспользуюсь гипотетической организацией, а именно "Сеть аптек". Миссия данной организации, то есть её значение для общества - удовлетворение потребности населения в медикаментах и медицинской техникой. Далее выделяются основные цели, которые, в свою очередь, делятся на подцели:

1. Увеличение  доли рынка на 4-5 % ежегодно  
 
1.1 Маркетинговые исследования 
    1.1.1 Сегментация рынка 
    1.1.2 Анализ конкурентов 
    1.1.3 Изучение спроса 
 
1.2 Привлечение новых клиентов  
    1.2.1 Контроль за качеством продукции  
    1.2.2 Повышение качества обслуживания в виде снижения жалоб  
на обслуживающий персонал 

1.2.3 Увеличение ассортимента продукции

1.3 Разработка концепции рекламы 
    1.3.1 Массовые рекламные акции 
    1.3.2 Эксклюзивные эмблемы и слоганы 
 
1.4 Расширение сети ресторанов. Ежегодно ввод в эксплуатацию нового ресторана 

      2.Формирование положительного имиджа сети аптек  
 
2.1 Благотворительные акции, спонсорство  
       2.1.1 Наличие специальных программ для социально незащищенных слоев населения 
        2.1.2 Популяризация социальной ответственности аптечного бизнеса

        2.1.3 Сбор  пожертвований в аптеках сети

2.2 Поддержание ассортимента жизненно-важных лекарств в каждой аптеке, несмотря на их ограниченные предложения на рынке в кризисных условиях

      3. Максимизация прибыли  
 
3.1. Ввод нового оборудования и технологий 
   3.1.1 Проведение собственных исследований 
   3.1.2 Отслеживание перспективных разработок НТП 
 
3.2 Снижение себестоимости на 5 % ежеквартально  
   3.2.1 Повышение производительности труда на 15 % ежеквартально 
   3.2.2 Снижение издержек производства на 20 % ежегодно  
 
3.3 Сохранение постоянных клиентов  
    3.3.1 Предоставление различных скидок  
    3.3.2 Уменьшение цен на товары в аптеке для постоянных посетителей

 
3.4 Усовершенствование процесса  управления  
    3.4.1Обеспечение постоянного потока информации 

3.4.2 Введение повышенного контроля за каждой аптекой сети

 

3.5 Популяризация товаров для улучшения качества жизни

  4. Расширение сферы сотрудничества

4.1 Привлечение внешних инвестиций для расширения сети аптек

4.2 Расширение сотрудничества с ведущими страховыми компаниями России

Наглядно подобное "дерево целей" (приближенно, в неполном варианте) выглядит примерно как на Рисунке 1. Благодаря такому методу целеполагания ни один важный момент не останется без внимания, процесс управления понятен и эффективен.