- найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, який займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає біля 65%.

      - На важливі задачі припадає  біля 20% загального числа справ,  значимість котрих також біля 20%.

      - Менше важливі і несуттєві задачі складають біля 65% усіх справ, а у свою чергу значимість їх складає усього лише біля 15%. Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати таким пунктам:

      - скласти список усіх майбутніх  задач.

      - Систематизувати їх по важливості  й установить чергу

      - Пронумерувати ці задачі

      - Оцінити свої задачі відповідно  до категорії А,Б,В.

      - Задача категорії А (15% усіх  задач) не підлягають передоручити.

      - Задача категорії Б (20% усіх  задач) підлягають передорученню.

      -  задачі , що залишилися, маловажні  і підлягають обов'язковому передорученню.

      Прискорений аналіз за принципом  Ейзенхауера 

      Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно  швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість справи. Вони підрозділяються на 4 групи:

      1) Термінові/ важливої справи - необхідно  виконати їх самому керівнику.

      2) Термінові/менше важливі справи

      3) Менше термінові/важливі задачі. Необв‘язково виконувати їх відразу,  але виконувати їх треба самому.

      4) Менше термінові/ менше важливої  справи. "Від задач менше термінових  і несуттєвих варто утримуватися". Завдяки принципу Ейзенхауера  можна істотно збільшити продуктивність, продуктивність і результативність.

      Основи  делегування.

      Під делегуванням у загальному значенні розуміється передача задач своєму поідлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Але при цьому  начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, що не може бути делегована.

      Передача  задач або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями.

        
 
 
 
 
 

      Доцільно  відзначити переваги делегування:

      - делегування допомагає керівнику  визволити час для важливих  задач і трохи розвантажитися;

      - делегування сприяє використанню  фахових знань і навичок робітників;

      - Делегування стимулює розкриття  спроможностей, самостійності і  компитенції підлеглих;

      - Делегування позитивно впливає  на мотивацію праці співробітників.

      Для того, щоб навчитися правильно  делегувати необхідно ознайомитися і взяти до уваги такі правила:

      - підібрати підхожих співробітників;

      - розподілити сфери відповідальності;

      - координувати виконання доручених  задач;

      - стимулювати і консультувати  підлеглих;

      - здійснювати контроль робочого  процесу і результатів;

      - давати оцінку своїм співробітникам;

      - припиняти спроби зворотного  або наступного делегування. Делегувати  необхідно рутинну роботу, спеціалізовану  діяльність, приватні питання і  підготовчу роботу. Ні в якому  разі не можна делегувати таку  роботу як визначення цілей,  керівництво співробітниками, задача високого ступеня ризику, і т.д.

      4. Реалізація  й організація.

      Упорядкування розпорядку дня й організація  трудового процесу з метою  досягнення поставлених цілей.

      Організація свого робочого дня повинна відповідати  основному принципу: "Робота повинна підпорядковуватися мені, а не навпаки". Існує 25 правил, що можна розділити на 3 групи: правила початку дня,  основної частини дня і кінця дня.

      Правила початку дня:

      1) починати день із позитивним  настроєм;

      2) добре поснідати і без поспіху на роботу;

      3) починайте роботу з можливості  в те саме час;

      4) повторний огляд плану дня

      5) спочатку - ключові задачі;

      6) приступати без розкачки;

      7) узгодити план дня із секретарем;

      8) ранком займатися складними і  важливими справами;

      Правила основної частини дня:

      9) Гарна підготовка до роботи;

      10) Впливати на фіксацію термінів;

      11) Уникати дій, що викликають  обернену реакцію;

      12) Відхиляти додатково виникаючі  невідкладні проблеми;

      13) Уникати незапланованих імпульсивних  дій;

      14) Своєчасно робити паузи / дотримувати розміреного темпу;

      15) Невеличкі однорідні задачі виконувати  серіями;

      16) Раціонально завершувати почате

      17) Використовувати тимчасові проміжки;

      18) Працювати антициклічно;

      19) Викроювати спокійний час;

      20) Контролювати час і плани;

      Правила завершення робочого дня:

      21) Завершити незроблене;

      22) Контроль за результатами і  самоконтроль;

      23) План наступного дня;

      24) Додому з гарним настроєм;

      25) Щодня  повинний мати свою  кульмінацію. 

      Природний денний ритм

      У різних людей різна психологія й  організм. Внаслідок цього працездатність людей різноманітна в різноманітні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють ранком, деякі в день, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності в цих людей припадає на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально різняться, але що однаково для усіх людей - так це відносні, ритмічні коливання!

      5. Контроль.

      Самоконтроль  і контроль результатів.

      Контроль  за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку -оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три задачі:

      - осмислення фізичного стану

      - порівняння запланованого з досягнутим

      - коригування по установлених  відхиленнях

        
 
 
 
 
 
 
 

      Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію  праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перепонів.

      Контроль  за результатами праці (цільовий контроль) повинний у будь-якому випадку  провадитися після виконання  задачі (кінцевий контроль).

      Наприкінці  робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання  поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

      "Той  хто хоче себе по-справжньому  розвантажити не може відмовитися  від самоконтролю".

      6. Інформація  і комунікація.

      Найважливіша  фаза, тому що всі інші фази потребувають у ній. Інформація і комунікація  складає серцевину самоменеджменту, навколо котрої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня  обрушується потік інформації з який йому припадає справлятися. У реальному житті керівник опрацьовує набагато більше інформації, чим це необхідно. Для того, щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.

      Раціональне читання

      Це  важливо для керівника, оскільки раціоналізувати читання означає  ліквідацію загубленого часу на безсистемне  читання і порожню витрату  засобів.

      

      Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Раціональне читання припускає насамперед визначення того треба чи цей матеріал читати взагалі, якщо так, то в якому об‘ємі.

      1) при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію ми хочемо з нього одержати;

      2) треба переглянути назву глав  і поділів, пробігти очима стислий  зміст, а також передмову і  вступ.

      3) З'ясувати, що б ми хотіли  прочитати більш інтенсивно.

      4) Не затримуватися на примітках,  частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом

      5) Слідувати значеннєвому змісту  й ідеї тексту, а не словам.

      6) Відшукувати усілякі виділення  і таблиці.

      Читати  можна також швидше якщо позбутися  від шкідливих навичок і відтяжних  чинників і удосконалювати методику читання. Необхідно також звикнути і до того, що важливі тексти потрібно не тільки читати, але й опрацьовувати після читання.

      Також бажано розробити свою систему маркірувань  і робити позначки, що вказують на важливість або якість того або іншого абзаца.

      Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у стислій формі.

      Метод SQ 3R є методом 5-ти щаблів, що передбачають:

      1. Огляд. Треба дізнатися яку  інформацію несе книга в цілому.

      2. Постановка питань. Це критичне  читання.

      3. Читання. Цільове і концентроване сприйняття.

      4. Узагальнення. Необхідно, щоб засвідчиться, що матеріал засвоєний.

      5. Повторення. Завершальне повторення  служить зведенню в єдине ціле  окремі результати, отриманих у  ході проробки тексту.

      Раціональне проведення нарад.

      Наради  забирають у керівника й у підлеглих дуже велика частина робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат найближчої наради з урахуванням: витрат на підготування, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних витрат і загубленого часу! «найкращі наради ті, що взагалі проводити не треба!» Порядок денний складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тим. Для кожного пункту намічайте час відповідно до його значимості. Використовуйте для цього такий формуляр: «План обговорення».