УКРАЇНСЬКА  АКАДЕМІЯ ЗОВНІШНЬОЇ ТОРГІВЛІ

      КАФЕДРА МІЖНАРОДНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ  ТА МАРКЕТИНГУ 
 
 
 

      Курсова робота 

      З дисципліни "Основи менеджменту" 

      На  тему: 
 

      "Планування  та організація  роботи менеджера" 
 
 
 

                                  Студентки 2-го курсу

                                  Факультету підготовки бакалаврів

                                  Спеціальність "менеджмент зовнішньої

                                  економічної діяльності"

                                  _______________________________

                                  _______________________________ 

                                  Науковий керівник _______________

                                  ________________________________

                                  ________________________________ 
 
 

Дата  здачі роботи на перевірку __________

Реєстраційний номер № ________________

Дата  захисту __________________________

Оцінка _______________________________

Комісія із захисту _____________________

_____________________________________

_____________________________________

3

      Київ 2000 
Зміст 
 
 

 

        Вступ

      Цінний  той керівник, що знає свою справу, уміє добре управляти і домагатися поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти. Це головний стандарт дійсного керівника. Але навіть при наявності усіх вище перерахованих навичок керівник не буде успішним якщо він не буде правильно організовувати свій час і робочий день. Адже такий ресурс як час коштує на ряду з багатьма іншими ресурсами: людьми, фінансами і сировиною. Менеджер завжди знаходиться в трьох вимірах у дійсному, минулому і майбутньому. Час - не можна нагромадити, умножити або передати. Він проходить безповоротно. На жаль в Росії з давніх часів склалося уявлення про керівника, як про людину з мінімальною кількістю вільного часу, і чим менше часу мав керівник, тим більше значною персоною він здавався. Але насправді це лише говорить про низький рівень самоменеджменту, що являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практика, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

      Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу: Алан Лекейн: «Той, хто дозволяє плинути своєму часу, випускає з рук своє життя; той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя»; Пітер Друкер: «Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим»; Ульріх Зиверт: «Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає чинником, що визначає Ваш успіх і невдачу».

      Таким чином, ми можемо сміло сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних розмірів, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.

 

       1. Постановка  мети.

      Це  аналіз і формування особистих цілей.

      Значення  постановки цілей

      Саме  в постановці цілей містяться ази діяльності підприємств і його успішне майбутнє. Мета описує кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут розуміється ні те, що ми робимо, а те заради чого ми це робимо. Мета - це свого роду виклик, що спонукає до дій. Навіть найкращий засіб роботи безнадійний, якщо ми заздалегідь чітко не намітимо те, чого ми хочемо. У свою чергу, щоб поставити ці цілі треба думати про майбутнє. Ціль дає ясність про те, у якому напрямку необхідно рухатися. Без них можна загубитися в дрібницях і зійти з вірного шляху.

      Постановка  цілей - це тимчасовий процес, оскільки в плині діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті або інші параметри  змінилися, що призводить до необхідності зміни мети. Для самоменеджменту  фундаментальне значення має усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди потрапити не хочемо, а також не потрапити туди куди нас хочуть призвести інші. Якщо в керівника існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані й усі сили керівника, тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. "Випадкові успіхи гарні, але рідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляються частіше".

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Знаходження цілей.

      Для того, щоб домогтися успіху необхідно  правильно вибрати мету. Для цього  можуть використовуватися різноманітні технології. Необхідно відповісти для себе на такі питання:

      - Яких цілей Ви хочете досягти?

      - чи узгоджуються вони між собою?

      - чи існують так називана вища  ціль і визначені проміжні  цілі на шляху до головного?

      - Знаєте чи Ви, що Ви самі  можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)? Одним словом, необхідно домогтися ястності мети.

      Ситуаційний аналіз

      

      Являє собою свого роду реєстр особистих  ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони). Шляхом аналізу своїх спроможностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо учинити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей ви розташовуєте. Мова йде про подальший розвиток цього потенціалу. З іншого боку, ми повинні ясно уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, що можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити заходів до рятунку від цих хиб. Можливо також упорядкування балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, слідством відсутності яких якостей вони були. «Знати свої слабості - значить зміцнювати свої сильні сторони». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      - Аналіз «ціль - засіб»

      У процесі аналізу необхідні для  досягнення бажаних цілей засобу (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) дорівнюються з реальною ситуацією.

      Формулювання  цілей.

      Це  останній щабель при постановки цілей. Це конкретне формулювання практичних цілей для наступної стадії планування. «Встановити терміни - сформулювати результати». При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про своє культурне просвітництво. Необхідно не брати на себе занадто багато і встановлювати також короткострокові цілі, узгоджені з досягненням своїх довгострокових глобальних цілей.

      2. Планування.

      Розробка  планів і альтернативних варіантів  своєї діяльності. Планування означає  підготування до реалізації цілей і  упорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи складається в тому, що планування часу приносить виграш у часу, практичний досвід говорить, що час затрачений на планування призводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. Але при цьому не можна вважати те, що чим більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо. В часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має змісту. Але все ж, як я думаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин у день, то можна з заощаджувати до 2-х годин.

      Принципи  і правила планування часу.

      Щоб правильно виконувати свої функції  і досягати цілей ми насамперед повинні  чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менше важливі  справи і зменшувати їхнє число. При  плануванні варто притримуватися деяких основних правил:

      1) При упорядкуванні плану дня  краще лишити 40% робочого часу  вільним. Тобто 60% - запланований  час, 20% - непередбачений час, 20% - спонтанний  час.

      2) Необхідно документувати витрачений  час. При цьому треба вказувати  як і на що воно було витрачено. Т.о. ми має постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часу.

      3) Зведення задач воєдино - план  дій. Щоб скласти гарний план  необхідно мати уявлення про  майбутні справи, до приклада  розділити їх на довгострокові, средні- і короткострокової справи.

      4) Регулярність - системність - послідовність.

      5) Реалістичне планування. Необхідно  планувати лише той об‘єм задач  із яким ми реально можемо  справитися.

      

      Система планування часу  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Як ми бачимо початком служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як складений план на найближчі декілька років ми може скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Враховані в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану місяця, що закінчився -  Декадний план - це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду. "Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей"! Денний план будується на основі декадного плану

      Упорядкування планів дня за допомогою  методу "Альп".

      Цей метод включає 5 стадій: а) упорядкування завдань;

      б) оцінка тривалості акцій;

      в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

      г) прийняття рішень по пріоритетах  і передоручень;

      д) контроль (облік незробленого)

      Щоденник  часу - є найважливішим робочим засобом щоденник є гарним інструментом планування, довідником і інструментом контролю.

      Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани  і змінювати їх , якщо вони надаються  не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої цілі до терміна.

      3. Прийняття  рішень.

      Прийняти рішення - це значити встановити пріоритетність. Воно припускає вибір першочергових справ і задач.

      Питання прийняття рішень підвівся через  появу в керівник проблем таких  як: спроба виконання відразу великого об‘єму робіт, розпилення своїх сил  на окремі не істотні, але необхідними справи, що здаються. І до кінця дня керівники дійде висновку, що вони проробили величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними. Багато керівників виправдуються говорячи, що вони змушені щодня робити багато важливих справ. Для того, щоб так не утворювалося необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає прийняти рішення про те, яким із задач варто надавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Якщо слідувати цьому простому правилу, то можна досягти такого:

      - додержуватися встановлені терміни;

      - одержувати більше задоволення  від робочого дня і результатів  роботи;

      - уникати конфліктів

      - уникати стресових ситуацій і  перевантажень. Чергу справ можна  визначати за допомогою таких  методів:

      Принцип Парето (співвідношення 80:20)

      Він означає, що усередині даної групи  або множини окремі малі частини  виявляють набагато велику значимість, чим це відповідає їх відносній питомій  вазі в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно для робочої ситуації керівника: за перші 20% що витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального результату.

      Встановлення  пріоритетів за допомогою  аналізу АБВ.

      Це  техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менше важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б и В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їхньої значимості. Аналіз АБВ грунтується на таких трьох закономірностях: