Підготовка і проведення ділових зустрічей і переговорів

     Реакція на вибір незручного місця проведення переговорів. Якщо ви відчуваєте, що незручне приміщення вибране спеціально для того, щоб ви прагнули швидше закінчити переговори і були готові йти на поступки, необхідно обговорити ваші неприємні відчуття з іншою стороною. Скажіть, що вам незручно, запропонуйте зробити перерву і перейти в інше, більш зручне приміщення чи домовитися про перенесення зустрічі на інший час.

     Щоб успішно відстоювати свої позиції, варто з'ясувати, на скільки "сильніша" сторона може відступати з вигодою  для себе. Треба мати запасний варіант  переговорів або пропозицій на випадок, якщо пропозиція "сильної" сторони  зовсім неприйнятна.

     У переговорах "слабка" сторона  може успішно використовувати різні  форми захисту і навіть морального тиску — це перш за все можуть бути:

     - посилання на норми міжнародного  права;

     - принципи вірності;

     - звернення до спільного минулого;

     - посилання на міцні колишні  зв'язки;

     - заклик до поступок в ім'я  світлого майбутнього.

     На  багатосторонніх переговорах слабкі учасники часто утворюють коаліцію і спільно протидіють більш сильному партнеру.

     Переговори  не завжди завершуються успішно. У будь-якому  випадку не слід їх грубо переривати, "стукати дверима". Переговори треба закінчувати спокійно, бо не виключена можливість, щодо них ще колись доведеться повернутись. 

     6. Сприйняття партнера в процесі переговорів

        Основні прийоми, які дозволяють досягти взаєморозуміння:

        - Поставити себе на місце партнера. Уміння бачити ситуацію такою,  якою вона уявляється іншій  стороні, — найважливіше мистецтво,  яким необхідно володіти.

        - Порівняти ваші точки зору. Зрозуміти  точку іншої людини — це  не означає погодитися з нею,  але краще її зрозуміти.

        - Не робити висновків про наміри  інших на основі особистих  побоювань. Люди схильні сприймати  власні страхи за наміри іншої  сторони. Підозрілість часто виникає  через упередженість.

        - Не перекладати відповідальність  за свої проблеми на інших.  Звинувачувати інших — найлегший  спосіб. Але ваш наступ означає  захист і наступ іншої сторони  й однозначний відхід від суті  проблеми.

        - Обговорювати сприйняття один  одного. Таке обговорення відмінностей  сприйняття один одного без  обвинувачень внесе розуміння  позицій і процесу прийняття  рішення кожної із сторін.

        - Створити у партнера відчуття  причетності до прийняття рішення.  Про це необхідно потурбуватися  якомога раніше: звернутися до  партнерів за порадою, віддати  належне за висунення ідей  тощо.

        - Узгоджувати рішення з принципами  та іміджем учасників спілкування.  Рішення повинно бути узгоджене  з нормами і законом, а зміст  заключного документа — примирювати  учасників і виглядати як справедливий  вихід із ситуації, що склалася.

        - Керувати емоціями. У діловому  спілкуванні, особливо в ситуації  застою, емоції можуть бути більш  важливішими, ніж дискусія. Виникає  схильність до боротьби, а не  до співробітництва. Емоції можуть  швидко завести у безвихідь  ділову розмову, тому:

        - усвідомте свої та чужі почуття;

        - ставтеся до партнерів як  до виразників чиїхось думок;

        - поділіться своїми відчуттями;

        - дозвольте партнеру звільнитися  від своїх почуттів;

        - не реагуйте на емоційні прояви;

        - використовуйте символічні жести  відкритості.

        Стримувати емоції — це не  означає говорити беземоційно.  Тому намагайтеся:

        - говорити людям приємні речі, підтримувати і підбадьорювати  їх, щиро захоплюватися їх досягненнями. Це набагато корисніше, ніж  принижувати їх гідність;

        - починати і закінчувати ділову  бесіду компліментом на адресу  співрозмовника;

        - ніколи не обзивати і не  ображати, краще висловити свої  почуття: "Не чекав від Вас  такого" тощо;

        - спілкуючись з людьми, краще  називати їх по імені, це  приємно, як і комплімент.

        Відмовити настирливому відвідувачеві,  не ображаючи його і не почуваючи  себе винним, можна спокійно і  впевнено повторюючи одне й  те ж речення: "Я вас розумію..., але не можу", або "Яв цьому  не зацікавлений...", або "Це  питання не в моїй компетенції"  тощо. 
 

     7. Аналіз результатів проведення ділових переговорів

     Переговори  можна вважати завершеними, якщо ретельно і відповідально проаналізовані їх результати, коли прийняті необхідні  заходи для їх реалізації, зроблені певні виводи для підготовки наступних  переговорів.

     Цілями  аналізу підсумків переговорів  є:

     - порівняння цілей переговорів  з їх результатами;

     - визначення заходів і дій з  виконання досягнутих домовленостей;

     - вивчення можливостей проведення наступних ділових переговорів.

     Аналіз  результатів ділових переговорів  проводиться за трьома напрямами:

     1. Попередній аналіз одразу після  закінчення переговорів, який  допомагає оцінити хід і результати  переговорів, обмінятися враженнями, визначити основні заходи і  терміни їх виконання, призначити  виконавців.

     2. Аналіз на вищому рівні керівництва  організації — обговорення звіту  про результати переговорів, визначення  відхилень від розроблених планів, оцінка інформації про вже  прийняті заходи і відповідальних; визначення обґрунтованості пропозицій  ділових партнерів, одержання  про них додаткової інформації.

     3. Індивідуальний аналіз ділових  переговорів — оцінка відповідального  ставлення кожного учасника переговорів  до виконання власних завдань  і реалізації інтересів організації.

     В процесі індивідуального аналізу  можна отримати відповіді на наступні питання:

     - Чи правильно були визначені  інтереси і мотиви партнера  по переговорах?

     - Чи відповідала підготовка до  переговорів реальним умовам, ситуації, що склалася, і вимогам?

     - Наскільки правильно визначені  аргументи або пропозиції про  компроміс? Як підвищити дієвість  аргументації в змістовному і  методичному плані?

     - Що визначило результат переговорів?  Як виключити в майбутньому  негативні нюанси в процедурі  проведення переговорів?

     - Хто і що повинен робити, щоб  підвищити ефективність переговорів?

     Отримання об'єктивної і повної відповіді на останнє питання матиме вирішальне значення для майбуття організації.

     Позитивні результати переговорів слід розглядати як їх природне завершення, тому на закінчення необхідного зупинитися на утриманні  договору, в якому знайшли віддзеркалення всі інтереси партнерів.

     Переговори  вважаються завершеними, якщо їх результати піддалися ретельному аналізу, на основі якого зроблені відповідні підсумки. 

     8. Рекомендації менеджерові щодо ведення переговорів

        1. Усвідомте необхідність і важливість  для вас цих переговорів.

        2. Упевнено досягайте поставленої  мети, аргументуйте свої позиції,  але не будьте впертим і  глухим до думки партнера. Не  забувайте слухати партнера і  враховувати його думку та  побажання, бо інакше вам не  вдасться досягти консенсусу.

        3. Гідно представляйте свої інтереси, дотримуючись при цьому ввічливості і толерантності.

        4. Намагайтеся досягнути таких  ухвал, які відповідали б інтересам  обох сторін. Якщо є труднощі, тоді варто спробувати підійти  до проблеми з іншого боку. Не намагайтеся перехитрити партнера  за допомогою різних трюків, не  затягуйте переговорів, не "викручуйте  руки партнеру" термінами, обдумайте  позитивні і негативні сторони  пропозиції партнера, точно аналізуйте  співвідношення власних інтересів  та інтересів партнера, не втрачайте  самоконтролю, якщо йде щось не  так, як ви запланували.

        5. Рятуючи головне в позиціях, поступіться, але не задовольняйтеся  частковим результатом.

        6. У процесі переговорів ясно  і чітко передавайте інформацію, при цьому не повчаючи партнера.

        7. Ведіть переговори впевнено, утримуйтеся  від запевнень.

        8. Врахуйте тип темпераменту.

        9. Досягніть згоди з принципових  питань, а потім переходьте до  деталей.

        10. Почніть з несуперечливих питань  і тим самим позбудетеся блокади.

        11. Уникайте поверхових відповідей.

        12. Контролюйте свою мову, говоріть  не голосно і не тихо, не  швидко.

        13. Якщо компромісної пропозиції  партнер не очікує, тоді дайте  час на обдумування.

        14. Свою незгоду з іншою думкою  висловлюйте конструктивно і  аргументовано, не принижуйте  гідності партнера.