Підготовка і проведення ділових зустрічей і переговорів

        - необхідність ретельного аналізу  наявної ситуації;

        - прогнозування найімовірніших  варіантів та зміни;

        - проектування найбільш сприятливих  умов, навіть якщо їх створення  малоймовірне за нинішніх ситуацій. У великих фірмах, звичайно, створені  спеціальні відділи, які займаються  опрацюванням зазначених питань, на підставі чого визначаються  найперспективніші розробки та  напрями діяльності фірми.

        Організаційний аспект охоплює  коло питань, починаючи з місця,  часу та загального антуражу  проведення переговорів і закінчуючи  підбором команди з точним  розподілом функцій та ролей,  які виконує кожний її член  на переговорах.

        Організаційний аспект підготовки  означає розв´язання таких питань: "Хто? Де? Коли?" Підбір команди  є головним завданням при підготовці  переговорів. Ідеальних людей  немає, тому проблема підбору  команди зводиться до пошуку  та залучення необхідних людей  (або спеціального їх навчання).

        Тактичний аспект забезпечує  необхідну професійну спрацьованість  висунутих пропозицій. Він включає  в себе весь обсяг конкретних  питань: від тактико-технологічних  характеристик пропозицій до  фінансових та юридичних деталей.

        Це питання становить особливий  інтерес для бізнесменів-початківців.  Одного проекту пропозицій щодо  змісту майбутньої справи для  успішних переговорів недостатньо,  він має бути доповнений програмою  його реалізації. При цьому завжди  виникає безліч питань фінансового  та юридичного змісту. Досвідчені  бізнесмени та підприємці добре  знають це коло питань і  виходять на переговори підготовленими.

        Останнім завершальним кроком  при підготовці до переговорів  можна вважати конкретизацію  дій членів команди на поведінковому  рівні.

        Опрацювання трьох зазначених  аспектів передбачає такий рівень  інтелектуальних здібностей та  професійних знань, який практично  недоступний окремій людині. Звичайно  ж у житті ми часто-густо  стикаємося з фактом індивідуальної  підготовки та проведення переговорів,  проте докладніший аналіз такої  практики засвідчує значно нижчий  рівень її ефективності та, що  найголовніше, вимушений, але неминучий  перехід до групової роботи. 

     4. Стратегічні підходи до проведення переговорів

        Жорсткий підхід — обидві сторони,  зайнявши протилежні позиції,  вперто відстоюють їх, застосовуючи  певні прийоми, щоб увести противника  в оману щодо істинної мети, і роблять невеликі поступки, необхідні для продовження переговорів.  У ході переговорів суперечка  може перетворитися на змагання  волі, і тоді досягти згоди  буде важко.

        М´який підхід — кожна сторона  вважає іншу сторону дружньою. Замість того щоб робити ставку  на досягнення перемоги, вони  підкреслюють необхідність досягнення  хоча б згоди. Стратегія м´якого  підходу полягає в тому, щоб  робити пропозиції і йти на  поступки, довіряти іншій стороні,  бути дружелюбним і поступатися для уникнення конфронтації там, де це необхідно. За такого підходу сторони можуть прийти до незрозумілих і нерозумних угод.

        Принциповий підхід — альтернативний  до наведених вище. Він орієнтований  на ефективне досягнення результату.

        Про кожний метод можна зробити  досить правильний висновок за  допомогою трьох критеріїв.

        Переговори повинні привести  до такої угоди, яка максимально  задовольняла б інтереси кожної  сторони, справедливо регулювала  суперечності, була довгостроковою  і брала до уваги інтереси  суспільства.

        Переговори мають бути ефективними,  без втрат, якими, як правило,  супроводжуються угоди, пов´язані  із проханням не поступатися  своїми позиціями.

        Стосунки між сторонами повинні  поліпшитися чи, щонайменше, не зіпсуватися.

        Найбільше поданим критеріям  відповідає принциповий підхід.

        Авторами принципового підходу  до проведення переговорів є  американські спеціалісти Гарвардської  школи права Р. Фішер і У.  Юрі, які виклали його в своїй  книзі "Шлях до згоди та  переговори без поразки".

        Підготовка до переговорів включає  два основні напрями роботи: вирішення  організаційних питань і відпрацювання  основного процесу переговорів.

        Організаційними питаннями є:

        - складання плану прийому партнерів;

        - формування групи учасників  переговорів;

        - визначення місця та часу  проведення переговорів;

        - складання порядку денного кожного  засідання;

        - погодження із зацікавленими  організаціями певних питань.

        Організаційне рішення цих питань  необхідно доручити найбільш  відповідальним і серйозним працівникам.

        Вдала підготовка до переговорів  передбачає завчасний розгляд  максимально можливої кількості  варіантів рішень.

        У ході підготовки до переговорів  спеціалісти рекомендують обміркувати  відповіді на запитання. 

     5. Тактичні прийоми проведення ділових переговорів

     Тактика проведення переговорів реалізується за допомогою певних прийомів, які  дають змогу досягти бажаної мети.

     Універсальні  тактичні прийоми можна застосувати  на будь-якій стадії комерційних переговорів.

     Прийом  ухилення від боротьби. Застосовується тоді, коли вирішуються питання, небажані для обговорення, коли переговори зайшли в глухий кут, коли потрібно обдумати пропозицію ділових партнерів, порадитися із керівництвом. У таких випадках партнерам з переговорів висувається прохання відкласти розгляд проблеми, перенести її на інший час, перейти до наступних питань, оголосити перерву. 

     

       Класифікація прийомів проведення ділових переговорів 

     Прийом  затягування або вичікування  часу. Цей захід близький за змістом до ухилення, його використовують, коли хочуть затягнути процес переговорів, щоб прояснити ситуацію, отримати більше інформації від партнера, додатково вивчити проблему.

     Прийом "салямі"— повільне, поступове відкриття власної позиції (точки зору на проблему). Мета — одержати максимально можливу інформацію від партнера, сформулювати і забезпечити прийняття вигідного для себе варіанта рішення проблеми, затягнути переговори за неготовності вирішення проблеми.

     Прийом "пакетування" полягає в тому, що для обговорення пропонується не одне питання чи пропозиція, а кілька. При цьому вирішуються два завдання:

     - у "пакет" поєднуються привабливі  й не зовсім прийнятні для  партнерів пропозиції;

     - забезпечується прийняття основних  пропозицій шляхом поступок щодо  незначних пропозицій.

     Прийоми демонстрації згоди та незгоди полягають у підкреслюванні спільності, чи, навпаки, повної розбіжності у точках зору.

     Прийоми максимального завищення вимог. Цей захід полягає в тому, щоб включити до обговорюваних проблем пункти, які потім можна безболісно зняти. Зробивши вигляд, що це є поступка, можна вимагати натомість аналогічних кроків з боку партнера. Причому деякі пункти можуть містити явно не прийнятні для партнера пропозиції.

     Прийом  відвертання уваги партнерів полягає в тому, щоб продемонструвати крайню зацікавленість у вирішенні певного питання, яке насправді є другорядним. Це робиться для того, щоб після зняття його з обговорення одержати необхідні рішення щодо іншого, більш важливого питання.

     Прийом "висування вимог в останню  хвилину". Суть цього заходу в тому, що наприкінці переговорів, коли тільки залишається підписати контракт, один з партнерів висуває нові вимоги. Якщо інша сторона зацікавлена у контракті, вона прийме ці вимоги, хоча підписання контракту з цієї причини може "зірватися". Тоді, як одна сторона погоджується з висунутими вимогами, інша висуває все нові та нові.

     Прийом  поступового підвищення складності питань. Переговори починаються з найбільш легких, незначних питань, вирішення яких демонструє можливість досягнення домовленостей, що позитивно впливає на психологічний стан партнерів. Далі пропонуються для обговорення більш складні питання.

     На  етапах обговорення, уточнення і  узгодження пропозицій сторін застосовуються такі прийоми.

     Прийом "прямого відкриття позицій" — добровільне і повне розкриття своїх потреб, інтересів і пропозицій з подальшим обґрунтуванням необхідності та важливості їх задоволення.

     Прийом  прийняття першої пропозиції партнера застосовується, коли ця пропозиція цілком прийнятна, але існує загроза, що надалі друга сторона не піде на поступки.

     Прийом  заперечення партнеру — звернення уваги на слабку аргументацію і непідготовленість пропозицій іншої сторони.

     Прийом "ультиматуму". Ультиматум, чи останнє слово, висувається зразу: або приймаєте наші пропозиції, або ми йдемо із переговорів. Вважається ризикованим, але інколи ефективним прийомом.

     Прийом  подвійного тлумачення. Одна із сторін закладає в остаточне формулювання договору подвійний зміст, не помічений партнером. Таким чином, існує можливість згодом трактувати договір у своїх інтересах, формально не порушуючи його.

     "Сюрприз'' полягає у прийнятті пропозицій, які за розрахунками іншої сторони не могли бути прийняті вами. Мета застосування прийому — перехопити ініціативу, викликати розгубленість у партнерів.

     Пошук спільної зони рішення — вислухати точку зору партнерів з переговорів, порівняти із власними пропозиціями, спробувати знайти спільні моменти, інтереси, використати це у переговорах.

     Для реагування на неетичну, маніпулятивну  лінію поведінки ділових партнерів  пропонуються такі прийоми.

     Реакція на обман. Партнери з переговорів ідуть на обман, наводять дані, які не відповідають дійсності. Якщо ви виявляєте сумнів у їх аргументах, вони демонструють образу і навіть обурення.

     Переговори  можуть тривати, але уже без довіри до іншої сторони. Не потрібно намагатися одразу ловити партнерів на брехні. Необхідно в коректній формі  з відповідними вибаченнями заявити  партнерам, що ви ведете переговори незалежно  від того, довіряєте їм чи ні, а  також збираєтеся перевірити всі  фактичні заяви, оскільки це ваша принципова позиція на переговорах.

     Реакція на сумнівні наміри. Якщо наміри іншої сторони виконати угоду сумнівні, необхідно внести в договір пункти, що забезпечують виконання зобов'язань і містять жорсткі санкції в разі недотримання умов угоди. Для дотримання пристойності необхідно при цьому виявити впевненість у порядності, чесності іншої сторони, малій вірогідності порушень нею умов договору.

     Реакція на неясні повноваження. У той момент, коли ви вважаєте, що досягнуто домовленості, інша сторона починає розповідати вам про брак у неї повноважень на прийняття остаточних рішень і про необхідність одержання схвалення власного керівництва.

     У такому разі рекомендують перед початком переговорів з'ясувати рівень повноважень  іншої сторони. При одержанні  неконкретної ухильної відповіді залишайте  за собою право перегляду будь-якого  пункту переговорів чи вимагайте  зустрічі із особами з повноваженнями.