Отчет по практике в підприємстве ТОВ «ТД Аніка»

Саме тому, що обмін інформацією  вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо  комунікації сполучною ланкою. Це означає, що для успіху менеджерів і  організацій, для координації їх діяльності необхідні ефективні  комунікації. Неефективні комунікації  за часом і якістю не дозволяють здійснювати ефективну координацію  як діяльності людей, груп і організацій  в цілому, так і виконання функцій  управління.

Управління виробництвом через функцію координації покликане  раціонально організувати численні зв'язки на основі їх вивчення та вдосконалення. У міру зростання масштабів виробництва  і його управління, розвитку в ньому  процесів спеціалізації та кооперування неухильно збільшується кількість  зв'язків. Зростання числа зв'язків  супроводжується збільшенням обсягу інформації, необхідної для управління. Це ускладнює процес управління. Навпаки, скорочення числа зв'язків веде до спрощення процесу виробництва  та управління ім. Звідси важливість вивчення факторів, що впливають на скорочення кількості зв'язків. До їх числа відносяться: НТП, концентрація виробництва, вдосконалення організації праці, виробництва і управління.

В умовах зростання самостійності  і відповідальності всіх рівнів відбувається зростання так званих неформальних зв'язків, які забезпечують горизонтальну  координацію робіт, виконуваних  на одному рівні управлінської структури.

У будь-якому процесі управління має місце як пряма, так і зворотна зв'язок. Координація діяльності немислима  без зворотного зв'язку. Звідси, випливає, що зворотний зв'язок як комунікація  дуже важлива, оскільки дає можливість забезпечити безперервність процесу  управління.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Організація роботи в  підрозділі з документами 

Документ - це носій управлінської  інформації, науково-технічного, економічного, оперативно-виробничого та адміністративного  характеру.

Розглянемо, як здійснюється документообіг у підрозділах  ТОВ «ТД Аніка»

Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або  створення до завершення використання, відправлення або здачі в справу. Розрізняють три основних потоку документації:

- Документи, що надходять  з інших організацій (вхідні);

- Документи, надіслані  в інші організації (вихідні);

- Документи, що створюються  в організації і використовувані  працівниками організації в управлінському  процесі (внутрішні).

Документи надходять в  організацію, проходять:

- Первинну обробку;

- Попередній розгляд;

- Реєстрацію;

- Розгляд керівництвом;

- Передачу на виконання.

Служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена ​​в організації як самостійним структурним підрозділом (загальний відділ, канцелярія, секретаріат), так і окремим співробітником. Секретар - референт повинен приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявність додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються, причини повернення.

Конверт від вступників документів залишають в тих випадках, коли лише з конверта можна визначити  адресу відправника, час відправлення і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються  за призначенням документи з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на направляються на розгляд  керівнику організації і направляються  безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівника передаються  по призначенню документи, що містять  поточну оперативну інформацію або  адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника  організації від розгляду дрібних  поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва  передаються документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації.

Все що підлягають виконанню  документи реєструються і потім  передаються відповідно до попереднім розподілом або керівнику, або в  структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).

Розглянуті керівником документи  повертаються в службу ДОП, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документу. Після  заповнення реєстраційної форми  ці документи передаються на виконання  в структурні підрозділи. Хід виконання  контролюється службою ДОП.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в службу ДОП. Якщо документ повинен використовуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній  кількості екземплярів.

Виконавчі документи підшиваються у справі разом з копіями відповідей. Робота з вихідними документами  починається з підготовки, відповідальним виконавцем проекту тексту документа, що потім узгоджується із зацікавленими  посадовими особами і доопрацьовується за з зауваженням. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Завірена копія вихідного документа підшивається в справу.

Документи, що підлягають відправці  в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють як поштові відправлення і здають відділення зв'язку. Перед  упаковкою документів служба ДОУ  зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості  примірників кількості адресатів  і т.д.

Неправильно оформлені документи  підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні  оброблятися і відправлятися  в день реєстрації.

Внутрішні документи організації  створюються по тій же схемі, що і  вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами  та керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості  екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються  й передаються на виконання в  структурні підрозділи (відповідним  виконавцям. Оригінал документа підшиваються в справу

Документи усередині організації  повинні передаватися виконавцем під  розписку.

Служба ДОУ повинна  систематично вести облік кількості  оброблюваних документів, включаючи  всі їх види і розмножені екземпляри, тобто враховувати обсяг документообігу. Відомості про кількість документів зручно вносити у відповідну облікову форму, розроблену самою організацією і заповнюють щодня, щомісяця, щокварталу та щороку в структурних підрозділах  і службах ДОУ.

Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами та визначення істинної чисельності служби ДОП.

6. Комунікаційні процеси  на підприємстві 

Здатність передавати абстрактні ідеї є однією з важливих відмінних  особливостей людини.

Комунікації - це процес обміну інформацією, її смисловим значенням  між двома або більш людьми. Оскільки організація являє собою  структурований тип відносин між  людьми, вона в значній мірі залежить від якості комунікацій для забезпечення ефективного функціонування.

На прикладі такого способу  спілкування, як ділова зустріч, розглянемо процедуру ділового спілкування.

Найбільш сприятливою  і часто єдиною можливістю спілкування  та обміну інформацією є ділова зустріч - бесіди (переговори). Вона дозволяє переконати співрозмовника в обгрунтованості нашої позиції з тим, щоб він сам з нею погодився і підтримав її.

Оскільки зустріч не завжди можна повторити, важливо повністю використовувати її можливості, особливо якщо в ній беруть участь фахівці  і керівник.

У зв'язку з цим доцільно познайомиться з правилами і  технікою ведення бесіди, а також  з методами оцінки реакції співрозмовника. Тому сподівання на успіх і на збіг обставин найкраще замінити стратегією і тактикою ведення бесіди.

Виділяється шість основних етапів (правил) процесу ведення  ділової зустрічі. Вони є універсальними і можуть бути застосовані в будь-якій ситуації. Назва етапів і зміст  їх завдань полягає в наступному.

1. Підготовка до зустрічі.

Завдання. Вибір і розробка стратегії бесіди.

Встановити мету та умови  бесіди (що сказати, що очікувати, місце, час, співрозмовників).

Визначити зміст, організацію  і стиль бесіди. Передбачити нейтралізацію  можливих зауважень співрозмовника. Необхідно заздалегідь обдумати і проаналізувати завдання або питання, які хочете зробити об'єктом бесіди. Складіть план бесіди.

2. Початок бесіди.

Завдання. Привернути увагу  співрозмовника. Чітко сформуйте  тему і мотиви бесіди. Поясніть свої завдання або питання у вигляді  основних положень.

Встановити контакт зі співрозмовником, створити позитивну  атмосферу, зняти напруженість, «зачепити», перехопити ініціативу (якщо буде потрібно). Якщо ви не в змозі привернути увагу  вашого співрозмовника, якщо він вас  не слухає, то навіщо вам взагалі  говорити?

3. Передача інформації.

Завдання. Спонукати в  співрозмовнику зацікавленість. Викласти головну думку бесіди, переконати співрозмовника в корисності розмови. Не відволікайтеся на приватні чинники. Якщо ми сконцентруємо свою увагу  тільки на приватних факторах, через  це можуть виникнути непорозуміння.

Хороший слухач аналізує, які  чинники є головними, основними, а які побічними, другорядними. Він  зважує інформаційну цінність факторів, порівнює одне з одним, щоб зрозуміти, яка думка криється за ними.

Вживайте точні слова, а не слова загального характеру. Цим можна виграти в результаті розмови. Уникайте невірних тлумачень. Слідкуйте за інтонацією розмови, власними позами і жестами. Підтримуйте доброзичливі відносини при розмові.

Коли співрозмовник зрозуміє суть бесіди і буде впевнений, що розмова  йому корисний, він буде із задоволенням слухати.

4. Аргументація.

Завдання. Детально обґрунтувати та захистити свої пропозиції.

Будь-яким можливим способом постарайтеся переконати співрозмовника в користі ваших пропозицій, враховуючи внутрішню боротьбу між бажаннями  і реальними можливостями. Щоб  співрозмовник міг "зберегти своє обличчя».

Загальні рекомендації проведення аргументації:

1. 1) способи і темпи  аргументації повинні відповідати  особливостям вашого співрозмовника;

2. 2) вести аргументації  коректно по відношенню до  співрозмовника;

3. 3) наочно викладати свої  докази.

На основі викликається інтересу переконати співрозмовника в тому, що він чинить розумно, погодившись  з вашими пропозиціями, так як він  принесе йому і фірмі певну  користь.

5. Спростування та нейтралізація  зауважень.

Завдання. Виявити інтерес  і усунути сумніви у співрозмовника.

Вислухайте співрозмовника до кінця. Виявіть цілі, які переслідує співрозмовник, його позиції.

Спростування зауважень  співрозмовника повинне бути переконливо  і коректно. Будьте дружньо і позитивно  налаштовані. Знаходьте під час  бесіди прийнятні компроміси. Не поспішайте, дайте співрозмовнику достатньо  часу для того, щоб він поступово  переконався в правильності ваших  пропозицій.

Якщо співрозмовник веде себе все ж обережно і не бачить можливості застосування ваших пропозицій, то, викликавши інтерес у співрозмовника і, переконавши його в доцільності  висловленого, ви повинні з'ясувати, зрозуміти і розмежувати його бажання.

6. Прийняття рішення.

Завдання. Перетворити інтереси в остаточні рішення.

Не нав'язуйте готового рішення. В остаточному вирішенні врахуйте інтерес співрозмовника. Постарайтеся не допускати враження, що співрозмовник під вашим тиском здався або надзвичайно далеко відійшов від своїх початкових позицій.

Оптимальним буде успіх, коли співрозмовник прийме ваші пропозиції тому, що ви поступово переконали його у своїй правоті. Це означає, що ви не нав'язуєте співрозмовнику готового рішення, а разом з ним «пробиваєте  тунель з двох сторін».

7 Мотивація праці на підприємстві  

Мотивація - це процес спонукання себе й інших до діяльності для  досягнення особистих цілей або  цілей організації.