Отчет по практике в ГОКУ «Новгородавтодор»

Основными требованиями к  кандидату являются соответствующее  должности образование и опыт работы в дорожной сфере. Главным  образом по двум этим критериям ведущий  специалист по кадрам отбирает кандидатов и приглашает их на собеседование. В  ходе собеседования у кандидата  уточняется, какие именно обязанности  он исполнял на прежнем рабочем месте, ему дается информация об учреждении и о том, какие требования выдвигает должность, на которую он претендует. После этого ведущим специалистом по кадрам совместно с начальником юридического отдела и начальником организации принимается решение о приёме того или иного кандидата на должность. Юридический отдел связывается с ним по телефону и приглашает на повторное собеседование, которое проводит начальник учреждения, с дальнейшим оформлением.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, для оформления приказа  о приеме на работу, необходимо представить следующие обязательные документы:

• Паспорт
• Трудовую книжку
• Военный билет или приписное свидетельство
• Диплом об образовании
• Страховое свидетельство пенсионного фонда

Так же работник предоставляет:

• 3 фотографии
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
• Копию свидетельства о браке (при наличии)
• Копию свидетельства о рождении ребенка (при наличии)
• Справку НДФЛ с последнего места работы

После оформления приказа и вместе с ним трудового  договора, оформляется личная карточка работника. Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников организации, принятых на работу на условиях трудового договора. Личные карточки заполняются на бланке унифицированной формы № Т-2. Данным документом отражаются следующие сведения о работнике:

1. общие сведения: ФИО, дата и место рождения, информация об образовании, профессия и стаж работы, состав семьи, паспортные данные, адрес, место жительства и контактные телефоны;
2. сведения о воинском учете;
3. прием на работу и переводы на другую работу (должность, оклад);
4. аттестация;
5. повышение квалификации и профессиональная переподготовка (вид повышения квалификации, учреждение, специальность);
6. поощрения и награды;
7. отпуск (вид и количество дней);
8. социальные льготы;
9. основание для увольнения (со ссылкой на документ, например, приказ или статья Трудового Кодекса РФ).

Данные работника заносятся  в автоматизированную систему «1С: Кадры». Один экземпляр подписанного трудового договора вручается работнику, другой – остается в юридическом отделе, после этого работник приступает к исполнению своих обязанностей.

К сожалению, следует отметить, что в «Новгородавтодоре» никто специально не занимается такой важной составляющей частью управления персоналом, как адаптацией и социализацией новых сотрудников. Адаптация персонала — процесс ознакомления, приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации. И для работника, и для организации введение системы адаптации имеет ряд неоспоримых плюсов:

1. уменьшение стартовых издержек, так как пока новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;
2. снижение степени озабоченности и неопределенности у новых работников;
3. сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новой работе и ненужными, то они могут отреагировать на это увольнением;
4. экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить время каждого из них;
5. развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности работой, а также увеличение творческого потенциала работника.

Адаптация в данном учреждении проходит произвольно, но, к счастью, коллектив в нем очень дружелюбный  и немного помогает освоиться  новым сотрудникам.

Мотивация — внутреннее побуждение к деятельности, исходящее от желаний, интересов, позиции работника. Стимулирование – это основа мотивации, это прежде всего внешнее побуждение, элемент трудовой ситуации, влияющий на поведение человека в сфере труда, материальная оболочка мотивации персонала. Стимулирование бывает как экономическим, так и моральным. Естественно, главным методом экономического стимулирования в ГОКУ «Новгородавтодор», как и во всех организациях, является заработная плата. Размер оклада и надбавок для каждой из должностей (за стаж, за государственную тайну, а также размер повышающего коэффициента к окладу) указан в штатном расписании. Также к методам экономического стимулирования можно отнести выдачу премий. Методами морального стимулирования являются похвала, а также выдача почетных грамот, благодарностей губернатора, Министерства транспорта или присвоения звания “Заслуженный работник ГУ «Новгородавтодор». Поощрения объявляются в приказе, доводятся до сведения всего коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. Нельзя сказать, что данная система стимулирования труда работников действенна. Такой вывод можно сделать в том числе и из того, что в организации существуют некоторые проблемы с дисциплиной. Следить за ней призваны ведущий специалист по кадрам и начальники отделов, и руководствуются они Правилами внутреннего трудового распорядка, принятыми в учреждении. Этим документом устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными - суббота и воскресение, продолжительность рабочего времени - 8 часов, начало работы -8.30, обеденный перерыв с 13 до 14 часов, окончание работы – 17.30. Специалист по кадрам ведет табель учета рабочего времени, используемый для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы. Табель учета рабочего времени ведется в течение месяца, в последний день месяца в табеле подводят итоговое количество отработанных часов каждым сотрудником предприятия, и на основании этих данных делается расчет заработной платы. Начальники отделов также ответственны за дисциплину: они следят, чтобы их сотрудники были на своих рабочих местах и выполняли свои обязанности. За совершение дисциплинарного проступка работодатель имеет право применять следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение. Я должна отметить, что делают они это не очень эффективно, поскольку в течение рабочего дня сотрудники делают многократные перерывы, не предусмотренные распорядком дня или техникой безопасности.

Обучение сотрудников  чаще всего проходит в Павловском дорожно-инженерном центре - учебном и научно-исследовательское предприятии, которое осуществляет подготовку, переподготовку и повышение квалификации органов управления автомобильными дорогами, инженерно-технического персонала подрядных предприятий, мастеров, прорабов, рабочих различных специальностей дорожной отрасли, экономистов, бухгалтеров, сотрудников отдела кадров. Помимо этого сотрудники посещают различные семинары, устраиваемые в том числе и Федеральным дорожным агентством. По окончании обучения в юридический отдел работник предоставляет свидетельство или диплом о прохождении курсов повышения квалификации с соответствующими отметками.

Высвобождение персонала - вид деятельности, предусматривающий комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно-психологической поддержке со стороны администрации при увольнении сотрудников. Планирование высвобождения или сокращения персонала имеет существенное значение в процессе кадрового планирования. Вследствие рационализации производства или управления образуется избыток кадровых ресурсов. В данной конкретной организации, как уже указывалось выше, численность персонала зависит от государственного финансирования: если оно сокращается, приходится сокращать и персонал. Варианты высвобождения персонала, принятые в данном учреждении, - это прекращение найма и перемещение работников.

 

3 Анализ кадровой службы учреждения

 

Поскольку ГОКУ «Новгородавтодор» - учреждение сравнительно небольшое, кадровой работой занимается один человек - ведущий специалист по кадрам, и он включен в состав юридического отдела, который подчиняется непосредственно руководителю учреждения. Нынешний специалист по кадрам – женщина, занимает свою должность уже 18 лет, имеет высшее образование по специальности «строительство и эксплуатация автомобильных дорог», а также средне-специальное по специальности «бухгалтерский учет». Согласно должностной инструкции (Приложение Б) ведущий специалист по кадрам:

• возглавляет работу по комплектованию кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации;
• принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии;
• ведет учет личного состава в соответствии с унифицированными формами первичной документации;
• оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами начальника, а также другую установленную документацию по кадрам;
• формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
• подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
• заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
• вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движение в банк данных о персонале учреждения;
• ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графиков очередных отпусков;
• оформляет необходимые документы для назначения пенсий работникам учреждения;
• подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче их на хранение в архив, составляет установленную отчетность;
• организует воинский учет;
• организует табельный учет;
• обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

В своей  работе ведущий специалист по кадрам руководствуется:

- трудовым законодательством;

- законодательными и нормативными актами по вопросам кадров, методическими материалами по ведению документации по учёту и движению персонала;

- Уставом  ГОКУ «Новгородавтодор»;

-  коллективным  договором данного учреждения;

- должностной  инструкцией;

- структурой  и штатами Управления;

- порядком оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников;

- порядком установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и других видов стажа работы, льгот, компенсаций;

- порядком учёта движения кадров и составления установленной отчётности;

- порядком ведения банка данных о персонале учреждения;

- кадровой политикой и стратегией Управления;

- порядком составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

- порядком формирования и ведения банка данных о персонале Управления;

- правилами  внутреннего трудового распорядка;

- правилами  и нормами охраны труда.

Помимо  ведущего специалиста по кадрам, кадровой работой также занимается начальник  юридического отдела. Он участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений в Управлении; организует проведение аттестации работников Управления, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя Управления; ведет учет личного состава, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранит и заполняет трудовые книжки и ведет установленную документацию по кадрам, а также подготавливает материалы для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Взаимодействие  ведущего специалиста по кадрам с  другими подразделениями ГОКУ «Новгородавтодор»:

1. с другими отделами: получает характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению, материалы на нарушителей трудовой дисциплины;
2. внутри юридического отдела: представляет приказы и другие документы на визирование
3. с бухгалтерией: получает справки о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности, представляет табель учета рабочего времени, больничные листы для оплаты, сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия.

Осуществляются  как горизонтальные так и вертикальные информационные связи.

Таким образом, служба управления персоналом играет определяющую роль в организации, так как именно от неё зависят  прием и увольнение работников, а  также их пенсии и льготы.

 

Заключение

 

После проведения анализа  процесса управления персоналом и оценки труда специалистов, ответственных за кадровую работу в ГОКУ «Новгородавтодор», можно сделать следующие выводы:

1. В организации почти не уделяется внимание адаптации и социализации новых сотрудников.
2. Имеет место невысокая мотивация персонала.
3. Выполняемая работа зачастую однообразная, вследствие чего существуют проблемы с трудовой дисциплиной.
4. Не проводится деловая оценка персонала.

К сожалению, в данном учреждении, как и во всех подобных организациях, мало задумываются о кадровом менеджменте и эффективном управлении персоналом, а ограничиваются лишь кадровым делопроизводством. Всеми кадровыми функциями занимается один человек, и хотя он в целом справляется со своими основными обязанностями, невозможно охватить всё, вследствие чего и возникают некоторые проблемы.

Также следует отметить, что практически отсутствует корпоративный дух, сотрудники разных отделов зачастую не работают как команда и перекладывают ответственность друг на друга. За это также частично лежит ответственность на ведущем специалисте по кадрам. Необходимо проводить мероприятия по укреплению корпоративного духа: например, совместные походы в театр, или проведение тренингов.

При подборе  персонала нужно уделять внимание тому, подходит ли кандидат на вакантную  должность не только с профессиональной, но и с психологической точки  зрения. Сотрудникам часто приходится заниматься работой с документами, а для этого больше подходят меланхолики или флегматики и совершенно не подходят холерики. По этой же причине нужно более тщательно подходить к расстановке персонала.

 

Приложение А

 

Приложение Б

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРАМ

 

1. Назначение.

 

  1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основании Положения об юридическом отделе (далее – Отдел) государственного учреждения «Управление автомобильных дорог Новгородской области «Новгородавтодор» (далее - Управление), в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет функциональные обязанности, права и ответственность ведущего специалиста по кадрам. Инструкция является локальным нормативным документом Управления.