Особенности коммуникативного поведения в современных организациях

3. Недостатки в структуре  организации оказывают существенное  негативное влияние на функционирование  коммуникационных сетей. Самым распространенным  из таких недостатков следует  признать неудачную конфигурацию  — существование большого количества  уровней управления, когда информация  при прохождении от уровня  к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для  восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к  руководителям).

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля  и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная  информация (документы, научная или  технологическая литература и  т.д.). Действительно, с помощью радио  или телефонной связи с удаленными  объектами иногда бывает трудно  передать большой объем информации  или проследить за выполнением  распоряжений; кроме того, проблематичны  возможности подчиненных связаться  с отдаленным центральным органом  управления. Как следствие, может  возникнуть взаимное недоверие  между членами организации, снижается  эффективность взаимодействия.

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

1) постоянное регулирование  информационных потоков путем  создания банка информационных  данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки  получаемой извне информации, отслеживания  мест информационных перегрузок;

2) контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3) организация системы  сбора информации от исполнителей  путем создания действующих каналов  от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации  в ходе ее прохождения по  структурным уровням. Это возможно  с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков  качества» и т.д.;

4) создание дополнительных  каналов для исключения искажения  информации или двойственного  понимания информационных сообщений  путем повторения распоряжений  или приказов в специально  выпускаемых бюллетенях, информационных  листках, регулярных обсуждений  или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных  средств радио или телевещания  и т.д. Кроме того, полезно вовлекать  самих пользователей информации  в разработку систем и процедур  сбора данных (например, упрощение  документооборота, самоконтроль и  др.);

5) использование современных  информационных технологий, что, подводит  руководство организаций к решению  проблемы создания качественной  системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся  внедрение персональных компьютеров  на рабочих местах, электронной  почты, выход в Интернет, связи  с другими организациями и  т.д.;

6) планирование рабочих  мест с учетом функциональных  особенностей и способностей  работников. При этом возможно  создание коммуникационных сетей  у работников, функционально связанных  между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно  отнести пространственное сближение  рабочих мест по принципу технологических  линий или цепочек;

7) предотвращение возникновения  барьеров между различными подразделениями  и должностными статусами в  организации, «снятие функциональных  и иерархических перегородок» . Действительно, снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп, а особенно на климат коллектива влияет его психическое состояние, отражая особенности его жизнедеятельности, эмоциональную атмосферу, комфортную или дискомфортную для членов трудового коллектива.

Коммуникации - это передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют, по крайней мере, два лица - отправитель и получатель.

Отсюда образуется двусторонний коммуникативный процесс, который представляет собой способ, посредством которого сообщение отправителя достигает получателя. Данный процесс вне зависимости от того, разговаривают ли собеседники, обмениваются ли люди жестами или общаются по электронной почте, всегда включает в себя восемь шагов: рождение идеи, кодирование, передача, получение, декодирование сообщения, принятие сообщения, использование информации, обеспечение обратной связи.

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

Для создания эффективных коммуникаций необходимы:

• оптимальная организационная структура;
• ясные, четкие и определенные цели организации;
• конкретизация целей в подцелях каждого уровня управления;
• четко регламентирующие основные виды работ подразделений;
• нормативы оценки контрольных показателей;
• доступная и ясная система контроля исполнения решений.

В результате можно отметить, что эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании, обеспечивают реализацию всех основных функций управления - планирования, организации, руководства и контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

 

1. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. – Изд. 2-е. – М.: «Экономика», 2004. –310 с.
2. Антонов В.Г., Бобылева Н.В. Организационное поведение в таблицах и схемах / Под научной редакцией д. э. н. Г.Р. Латфуллина, д. э. н. О.Н. Громовой - М.: Айрис-пресс, 2002 - 288с. ил. - /Высшее образование;
3. Аширов Д.А. Кадровый менеджмент в организации. – М., 2001.
4. Аширов Д.А. Управление персоналом. – М.,2003.
5. Виханский О.С. Менеджмент: учебник/О.С. Виханский, А.Н.Наумов. – М.: Экономистъ, 2004. – 528 с.
6. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. – М.: ЮНИТИ, 2000.
7. Моргунов Е. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение. – М., 2000.
8. Машков В.Н. Психология управления: Учебное пособие 2-ое издание. - СПБ: Издательство Михайлова В.А., 2002 - 254с.;
9. Организационное поведение в таблицах и схемах / под. ред. Г.Р. Лафуллина, О.Н. Громовой. – М.: Айрис-пресс, 2002. – 288 с.
10. Спивак В.А. Корпоративная культура. Теория и практика. – СПб: ПИТЕР, 2001.
11. Тейлор Ф.У. Менеджмент. – М., 1992.
12. Технологии управления персоналом. Опыт профессионалов. – М.: HRC/Кадровый клуб, 2001.
13. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. – М., 2002.
14. Якокка, Л. Карьера менеджера. – Минск: Попурри, 2002. – 416 с.