Организационная структура управления предприятия

Показатели эффективности управления для действующей структуры за 2008 г. рассчитывались на основе фактических данных, для модернизованной структуры – исходя из перспективных данных. Так, при реструктуризации действующей организационной структуры управления планируется повысить эффективность производственной деятельности предприятия, а значит увеличить чистую прибыль.

3.3 Разработка положений о подразделениях и должностных инструкций

Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.

Должностные инструкции относятся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяющей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку [25].

В унифицированной форме должностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена структура текста этого документа, включающая следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки степени выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями при этом являются качество работы и своевременность ее выполнения, а качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной инструкции.

Раздел «Общие положения» должен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок замещения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, нормативных и методических материалов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы [36].

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

В разделе «Права» описываются полномочия работника, необходимые для выполнения предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой для работы, право визирования документов и участия в их подготовке и обсуждении и т.п. Работник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации своевременного и качественного исполнения определенных действий.

Виды и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за не принятие своевременных мер по определенным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу его обязанностей, описываются в разделе «Ответственность». Например, специалист по работе с кадрами несет ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении сотрудников; нарушение инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевременную выдачу трудовых книжек работникам при увольнении; бестактное, грубое отношение к работникам организации и гражданам, обращающимся в кадровую службу.

Раздел «Взаимоотношения» должен четко показывать служебные взаимосвязи сотрудников, и, прежде всего взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации, а также между должностным лицом и сторонними организациями. Данный раздел лучше представлять в табличной форме, включающей три графы:

                  первая графа: круг должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций, с которыми обменивается документацией сотрудник;

                  вторая графа: что получает сотрудник от других должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций;

                  третья графа: что передает сотрудник другим должностным лицам, структурным подразделениям и сторонним организациям.

При необходимости во второй и третьей графах таблицы могут быть указаны дополнительные характеристики процессов обмена информацией: периодичность представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д.

Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности» помимо организационных вопросов (режим или график работы сотрудника, порядок контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов труда сотрудника для объективной его характеристики как специалиста.

После утверждения должностной инструкции она в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность. Этот факт фиксируется с помощью отметки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностные инструкции рекомендуется разрабатывать с учетом введенных в действие руководящих и методических материалов и других директивных документов, регламентирующих деятельность служащих. Должностные инструкции должны основываться на положениях о структурных подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций был полностью и четко распределен между работниками данного подразделения.

При этом в должностных инструкциях руководителям необходимо четко указать, какие решения по функциям управления: планированию, организации, координации, регулированию, мотивации, контролю и анализу - он принимает и оценивает исполнение.

Для специалистов определяется круг обязанностей по подготовке решений по соответствующим перечисленным функциям, т.е. это работы, связанные с расчетами, обоснованиями и т.д. Для технических исполнителей определяется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходной информации, рассылке и другой работе, связанной с доведением управленческих решении до исполнителей.

Должностные инструкции периодически пересматриваются. Порядок пересмотра и внесения изменений тот же, что и при разработке новых.

Приведем в качестве примера положение о финансово-экономическом отделе ОАО «ПИиНИИ ВТ «Ленаэропроект».

Общие положения

Финансово-экономический отдел является самостоятельным отделом института.

Отдел возглавляет начальник финансово-экономического отдела (главный бухгалтер), назначаемый на должность приказом генерального директора.

Начальник финансово-экономического отдела (главный бухгалтер) имеет:

- заместителя главного бухгалтера.

- заместителя начальника отдела.

Работники финансово-экономического отдела назначаются на должность и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника финансово-экономического отдела.

Финансово-экономический отдел состоит из:

- начальника финансово-экономического отдела – главного бухгалтера;

- заместителя начальника отдела;

- заместителя главного бухгалтера;

- старшего бухгалтера по расчету заработной платы;

- бухгалтера-кассира;

-бухгалтера по учету материально-производственных ресурсов и основных средств;

- ведущего экономиста;

- экономиста;

- техника;

Задачи финансово-экономического отдела:

1. Ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование полной и достоверной информации о деятельности института и его имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской и налоговой отчетности.

2. Осуществление единой политики института в области финансов.

3. Организация финансовой деятельности института с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

4. Контроль за использованием оборотных средств института.

5. Анализ финансово-экономического состояния.

6. Разработка учетной и налоговой политики.

7. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с поставщиками.

8. Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов института.

Функции финансово-экономического отдела:

1. Управление движением финансовых ресурсов института и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

2. Разработка финансовой стратегии института и базы для его финансовой устойчивости.

3. Участие в подготовке проектов планов: реализации продукции (работ, услуг), себестоимости продукции и рентабельности.

4. Разработка прогнозов ожидаемой прибыли, расчет налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и поквартально.

5. Оформление финансово-расчетных и банковских операций в установленные сроки, включая предъявление в банк платежных требований, поручений, выписок, счетов.

6. Соблюдение установленного обслуживающим банком лимита остатка наличных денег в кассе института и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу.

7. Принятие мер к своевременному получению средств за отгруженную продукцию (выполненные работы, услуги).

8. Обеспечение своевременной оплаты счетов поставщиков и субподрядчиков за материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги в соответствии с заключенными договорами.

9. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в федеральный бюджет, бюджеты субъектов РФ, местный бюджет, в государственные внебюджетные фонды.

10. Подготовка необходимых материалов для проведения взаимозачетов и актов сверок.

11. Обеспечение своевременной и полной выплаты заработной платы работникам.

12. Осуществление мероприятий по усилению финансовой дисциплины.

13. Ведение учета доходов и расходов института.

14. Составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности.

15. Осуществление контроля за своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций.

16. Осуществление контроля за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения.

17. Проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

18. Ведение массива нормативных и других документов по вопросам учета и отчетности, относящихся к компетенции финансово-экономической службы.

19. Хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета) в соответствии с правилами организации архивного дела.

Права. Финансово-экономический отдел имеет право:

1. Давать указания в рамках контроля за финансово-хозяйственной деятельностью института по оформлению финансовой документации.

2. Требовать и получать от других отделов данные анализа хозяйственной деятельности, необходимые для деятельности отдела.

3. Вести переписку по вопросам методологии финансового, бухгалтерского, налогового учета и отчетности, а также другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем организации.

4. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения генерального директора.

5. Представительствовать в установленном порядке от имени и по доверенности руководства по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, иными государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.