Обеспечение сопоставимости альтернативных вариантов управленческих решений

Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном регионе, необходимо постоянно контролировать уровень товарооборота, проводить экономический анализ эффективности совершаемых сделок, а АСОЭИ значительно облегчает бухгалтеру работу по составлению необходимого анализа и при этом экономит немало времени. При работе с клиентами АСОЭИ также востребована – минимально сократить время на обслуживание каждого клиента и при этом максимально качественно обслужить его – с этой задачей можно справиться, пожалуй, только с помощью эффективной АСОЭИ.

В штате предприятия помимо директора и главного бухгалтера имеются бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету товаров, секретарь, два менеджера по продажам и снабжению, кладовщик. Таким образом, можно выделить два основных блока, нуждающихся в автоматизации – бухгалтерия и менеджерский отдел.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии, где будет использоваться для обработки первичной документации, возникающей как в отделе менеджмента, так и в самой бухгалтерии предприятия, ее группировки; работы с банком, обслуживающим предприятие, по системе «Клиент-Банк»; составления финансового и экономического анализа состояния предприятия на любой момент времени по запросу руководителя предприятия. В отделе менеджмента АСОЭИ прежде всего будет использоваться для оформления первичных учетных документов; анализа спроса и предложения, существующего на региональном рынке.

Назначение АСОЭИ бухгалтерии состоит в следующем:

      Экономия затрат рабочего времени бухгалтера;

      Высокая скорость при обработке документов;

      Сокращение или полный отказ от «бумажной» работы;

      Быстрое осуществление платежей со счетов предприятия;

      Возможность оперативно предоставлять необходимую информацию в другие отделы предприятия;

      Усиление контрольных и аналитических функций бухгалтера;

      Назначение АСОЭИ менеджерского отдела состоит в следующем:

      Экономия затрат рабочего времени менеджера;

      Повышение качества и сокращение времени обслуживания клиентов;

      Оперативная связь с поставщиками и заказчиками.

Функциональная часть АСОЭИ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и его имущест­венном положении, необходимую внутренним и внешним пользо­вателям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения.

Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие хозяй­ственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и фи­нансовые результаты.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии ТП «URAL Энерго» с численностью служащих – 3, включая главного бухгалтера. Этот отдел выполняет следующие функции:

1. Обеспечение своевременных и правильных расчетов по налоговым и другим платежам предприятия;

2. Ввод в систему необходимой информации о покупателях и поставщиках, сотрудниках предприятия;

3. Осуществление денежных платежей и кассовых операций;

4. Обеспечение других отделов предприятия необходимой информацией экономического и аналитического характера.

2.2. Общая структура АСОЭИ

В бухгалтерии АСОЭИ строится сетевая многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сра­зу нескольких пользователей плюс доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент времени.

При организации информационной базы централизованно ведется хранение всей используемой информации. Система ра­ботает с единым информационным полем. Здесь каждая запись любо­го справочника, документ или проводка принципиально доступны любому пользователю в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных с рабочего места. Однако условие доступности данных пользователям справедливо только то­гда, когда конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации.

Системное программное обеспечение включает в себя:

1) Операционную систему (ОС) — Windows 98 — это популярная операционная систе­ма для персонального компьютера с графическим пользовательским интерфей­сом. Она включает в свой состав операционную систему DOS 7.0 и относится к новому поколению 32-разрядных операционных систем. Позволяет более полно использовать потенциал современного персонального ком­пьютера, операции выполняются быст­ро и просто. Windows 98 — хорошо защищенная многооконная, многозадачная ОС, она обеспечивает эффективную работу в системах мультимедиа и в информационно-вычислитель­ных сетях (в том числе и в Интернете), работу с электронной почтой.

На сервере устанавливается специальное про­граммное обеспечение — сетевая ОС – Windows 2000 Server. Сетевая операционная система специально оптимизирована для обслуживания групповой работы большого числа пользовате­лей с данными общего пользования, размещенными на сервере, а также с высокопроизводительным периферийным оборудовани­ем, доступным всем пользователям сети (принтер, модем и т.д.).

2) Сервисную систему — FAR manager, — расширяющую возможности ОС и выполняющую посреднические функции меж­ду пользователем и ОС - реализует наиболее «дружественный» интерфейс с пользователем с помощью системы меню;

3) Системы программирования - системы, которые автоматизируют процедуры создания программы. Они включают языки, трансляторы с языков, правила программирования;

4) Сервисное ПО - включает программы диагностики работоспособности компьютера, антивирусы, архивацию, обслуживание сети. Эти утилиты направлены на поддержание работы элементов системы в рабочем состоянии, служат для выполнения вспомогательных операций по обработке - Norton Utilities, антивирусные программы, программы резервного копирования, программы защиты от несанкционированного доступа, программы криптографического шифрования.

Фирма «URAL Энерго» обеспечена прикладной программой.

Основные приложения:

Word — текстовый процессор; Microsoft Word — это мощный интеллектуальный текстовый редактор (процес­сор), удобный и простой в использовании инструмент для создания профессио­нально оформленных документов. Многофункциональные программы Word обеспечивают возможность создания и редактирования текстовых документов любого объема и сложности.

Excel — табличный процессор; Microsoft Excel — самая мощная и распространенная программная система, выпол­няющая организацию и всевозможные преобразования данных, представленных в виде таблиц. Отсюда одно из ее названий — электронная таблица. Очень хорошо и полно представлены в Excel средства математической и логической обработки данных.

Access — система управления базами данных; Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных на­стольных приложений для работы с базами данных. В Access реализовано множе­ство средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представле­нию данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

Power Point — система подготовки презентаций; Microsoft Power Point является одним из самых мощных на сегодняшний день приложений, предназначенных для подготовки и проведения презентаций. Пре­зентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, со­браний и т.п.

Outlook — менеджер персональной информации; Важным шагом на пути решения задачи унифицированного доступа к разнород­ной информации и ее коллективной обработки явилось появление программы Microsoft Outlook, которая стала для сотрудников многих организаций универ­сальным инструментом для доступа к корпоративной информации.

MS Outlook предоставляет следующие возможности: обработка сообщений электронной почты; планирование встреч и собраний; управление контактами и задачами; доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещен­ным на локальных и сетевых дисках.

FrontPage — система редактирования web-узлов Интернета;

PhotoDraw — графический редактор для создания и редактирования тоновых рисунков и деловой графики;

Publisher — настольная издательская система;

Small Business Tools — специализированный инструментарий для работы с ин­формацией и осуществления бизнес-анализа;

Internet Explorer — web-обозреватель (браузер) для сети Интернет. Microsoft Internet Explorer облегчает поиск данных разного типа (web-узлов, людей, компаний, географи­ческих карт и схем и т. д.), используя различные поисковые машины, указанные пользователем.

Office 2000, кроме основных программ — приложений, содер­жит много вспомогательных программ, использу­емых для создания и включения в базовые документы Office различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д.

Проблемная прикладная программа пользователя - бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» Версии 7.7. «1С:Бухгалтерия» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности.

«1С:Бухгалтерия» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета:

      произвольная структура кода счета дает возможность использовать длинные коды счетов (субсчетов) и вести многоуровневые планы счетов с большим уровнем вложенности;

      возможность работы с несколькими планами счетов позволяет вести учет в нескольких системах учета;

      «1С:Бухгалтерия» содержит встроенные механизмы ведения количественного и валютного учета;

      на любом счете можно вести многомерный (до 5-ти разных разрезов) и многоуровневый (до 10-ти уровней вложенности) аналитический учет;

      «1С:Бухгалтерия» поддерживает ведение консолидированного учета, поэтому может применяться в централизованных бухгалтериях.

Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; основные средства и нематериальные активы; материалы; товары и услуги, выполнение работ; учет производства продукции; учет валютных операций; взаиморасчеты с организациями; расчеты с подотчетными лицами; начисление зарплаты; расчеты с бюджетом и другие.

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии» соответствует принятой методологии бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях и позволяет вести налоговый учет в соответствии с требованиями Налогового кодекса РБ. Предусмотрен как ручной ввод операций, так и работа «от документа» с автоматическим формированием проводок по различным разделам учета. В комплект поставки включено более 30 форм отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистики.

При обработке информации в АСОЭИ ТП «URAL Энерго» применяется пакетный режим обработки – централизованная обработка информации.

Пакетный режим предусматривает выполнение машинных программ, оформленных в виде пакета заданий для вычислительной машины, под управлением ее операционной системы.

Сущность пакетного режима состоит в последовательном выполне­нии имеющейся совокупности программ обработки данных. При этом достигается уменьшение вмешательства операторов в процесс решения задач, так как средства операционной системы организуют ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых вне­шних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработ­ки и управления им.

Выводы и предложения

По истечении 6 месяцев после внедрения АСОЭИ на предприятии:

      увеличились объемы продаж примерно на 30%,

      увеличилось число обслуживаемых за рабочий день клиентов и качество обслуживания,

      упростилась работа по проверке документов в бухгалтерии, контролю за продажами и закупками,

      ускорилась процедура составления заявок для закупа оборудования, пользующегося повышенным спросом,

      появилась возможность быстро и надежно определить оборудование, пользующееся таким спросом и, следовательно, наиболее быстро и полно удовлетворить спрос – реальный и потенциальный.

При сопоставлении затрат на внедрение АСОЭИ и содержание программиста и дополнительной прибыли, получаемой от возрастающих объемов продаж подтверждается высокая экономическая эффективность АСОЭИ. В течение максимум двух лет эти затраты будут полностью окуплены.

Метод АСОЭИ требует доработки, и заключаются они в следующем:

1) Необходима легкая адаптация системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового плана счетов система должна обеспечить безболезненный переход, что достигается через:

- модульность системы;

- систему гибких отчетов;

2) Требование надежности функционирования АСОЭИ, которая обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты - лицензию.

Пользователи должны иметь возможность диагностирования технических и программных средств.