Научная организация труда

Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5--2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и за дисциплиной труда. Эта система широко применяется в крупных западных компаниях.

При распределении помещений рекомендуется соблюдать следующие правила.

В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрацию, канцелярию, бухгалтерию, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения. Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией¹².

Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.

Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легкодоступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на 1 сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

- общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяются по рабочим чертежам здания;

- число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

- нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину¹³.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

«Современная мебель -- дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой итальянской или немецкой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет¹⁴.

«Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70--75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

«Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя или специалиста, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.

«Каждой вещи -- свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит -- само в руки бежит», -- гласит украинская пословица.

«Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе -- органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.

«Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае, Вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение производительности труда сотрудников на 15--20%.

«Да будет свет!» Правильная освещенность помещений -- фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.

«Чистый воздух -- здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным  вариантом  является  оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 часа.

«Пар кости ломит!» Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.

«Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованы внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или магнитофон в течение всего рабочего времени негативно действует на психику всех работников.

«Не звони мне, не звони…» Одним из больных вопросов в коллективе является использование служебного телефона для личных бесед. Особенно грешат этим некоторые женщины, которые, придя на работу, начинают инструктировать домашних, как готовить пищу, уроки, затем переходят к откровенным беседам с подругами и т.п. В любом случае администрация должна рекомендовать сотрудникам непродолжительные и нечастые личные телефонные переговоры, иначе телефон будет закрыт для клиентов и внешней среды¹⁵.

Паспорт (типовой проект) рабочего места рабочих и служащих включает следующие разделы:

- назначение и общие характеристики;

- планировка рабочего места;

- мебель, оборудование и технические средства;

- функциональные обязанности (основные элементы работы);

- методы и приемы труда;

- условия труда;

- оплата труда;

- организация обслуживания;

- регламентирующая документация;

- загрузка рабочего места (нормирование);

- охрана труда и техника безопасности¹⁶.

Исходными данными для разработки паспортов рабочих мест являются:

- типовые паспорта рабочих мест;

- модели рабочих мест сотрудников;

- штатное расписание предприятия;

- положение об оплате труда;

- схема монтажа технических средств;

- инструкции по эксплуатации;

- нормативы управленческого труда;

- инструкции по технике безопасности;

- рабочий проект здания (офиса);

- спецификация на мебель и оборудование;

- положения о подразделениях;

- должностные инструкции;

- трудовые договоры сотрудников;

- нормативы площадей на 1 сотрудника¹⁷.

Методика разработки паспорта рабочего места включает такие этапы:

1) анализ литературы, типовых проектов рабочих мест, посещение передовых офисов;

2) расчет потребности в площадях, оборудовании, технических средствах, разработка технического задания на типовые рабочие места для подразделений;

3) разработка технического проекта, заказ мебели и оборудования, проведение ремонта помещений, монтаж мебели, разработка регламентирующих документов.

 

 

2.2.Достижение целей управления

 

Индивидуальное планирование персонала заключается в постановке жизненных целей, разработке критериев их достижения и составлении индивидуальных планов работы.

Цель -- это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регулирующим человеческую деятельность. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, разных возможностей человека и применяемых средств для достижения цели. Различают стратегические (глобальные) и тактические (локальные) цели.

Стратегическая (глобальная) цель определяет будущее качественное состояние системы на длительную перспективу, к достижению которого стремится человек. Например, получить высшее экономическое образование, создать семью и воспитать детей, организовать новое предприятие по производству продукции и др.

Тактические (локальные) цели определяют будущее состояние отдельных подсистем, имеют качественное измерение, но время их достижения ограничено текущим периодом, как правило, до 1 года. Например, поступить в институт, выйти замуж, составить бизнес-план нового предприятия, купить автомобиль. А.П. Чехов сказал: «Дела определяются их целями. То дело называется великим, у которого велика цель»¹⁸.

Цель имеет качественный измеритель и неопределенное пространственное и временное состояние -- некий «мираж» в конце пути, -- однако для планирования жизненных целей человеку нужна определенность, поэтому цель должна конкретизироваться в реальные задачи с помощью критериев эффективности ее достижения.

Критерий достижения цели -- количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможными вариантами (альтернативами). Критерий всегда имеет количественную оценку и направлен в зависимости от показателя на минимизацию или максимизацию состояния системы. Например, минимум затрат на производство продукции, максимум валовой прибыли, минимальная текучесть рабочих кадров, максимальная выработка и др. С помощью критерия процесс достижения цели разбивается на совокупность локальных материальных или духовных задач, решение которых способствует достижению поставленной цели. Если совокупность задач не решается, то можно говорить о частичном или неполном достижении цели. Например, студент ушел из института после 4 курса и не защитил диплом, таким образом, он не получил высшего образования. Ученый подготовил, но не защитил кандидатскую диссертацию. Квартира еще не достроена, хотя стоимость ее оплачена строительной организации. Глобальная цель общества была определена К. Марксом как «обеспечение полного материального благосостояния и свободного всестороннего развития личности».

Классификация целей -- сложная задача, поскольку имеет качественную форму измерения, поэтому можно сформулировать достаточно общие признаки декомпозиции целей. В качестве группообразующих факторов можно указать следующие признаки декомпозиции целей: горизонт планирования, масштаб управления, сфера деятельности, материальные потребности, духовные потребности, состав субъектов, период времени.

В практической деятельности мы всегда сталкиваемся с необходимостью конкретизации жизненных целей. Так, стратегическая цель -- рост материального благосостояния, может быть разделена на совокупность тактических целей:

- улучшение жилищных условий: место в общежитии -- отдельная комната -- малогабаритная квартира («гостинка») -- полногабаритная квартира -- отдельный дом (коттедж);

- улучшение личных транспортных средств: велосипед -- мотоцикл -- автомашина -- дорогой лимузин -- личный самолет;

- улучшение одежды и обуви: простая сезонная одежда и обувь -- комплект импортной одежды и обуви -- дорогие комплекты модной одежды и обуви из фирменных магазинов;

- качественное питание: дешевая «потребительская корзина» -- доброкачественное питание -- высококачественное дорогое питание из экологически чистых продуктов;

- развлечения и отдых: отдых дома (телевизор, книги, работа в саду) -- в доме отдыха или пансионате -- в санатории на Черном море -- за границей на дорогом курорте, в хорошем отеле;

- рост денежных накоплений: рублевый счет «на черный день» -- перевод денег в валюту и накопления на покупки имущества -- крупные накопления и возможность жить на доходы от них¹⁹.