Модель рациональной организации труда менеджера

Наблюдать за затратами своего времени менеджерам помогает оценка, действительно ли затраты времени соответствуют нуждам. Они задают себе следующие вопросы:

* Что я испытываю, делая определенную работу?

* Какие свои способности я использую?

* Каков результат моих временных затрат?

* Испытываю ли я напряжение в данный момент?

* Действительно ли я полон энергии и сил?

* Как и почему я решил потратить время именно на это?

Следует обратить внимание: эти вопросы служат лишь для получения информации, не для вынесения суждений. Если мы не удовлетворены собой, наши суждения могут затруднить процесс обучения и внесения изменений. Тут более полезно просто посмотреть на то, как мы тратим время, и собрать эти наблюдения. Это мало-помалу повлияет на нашу самооценку, и перемены произойдут сами - собой. Ключом к такому методу наблюдения и обучения является самосознание. Менеджеры на предприятии располагают  
ограниченным количеством времени и должны, вкладывая его,  
максимизировать свои результаты.

Менеджеры в ООО «Модерн Стафф» рационально распоряжающиеся  
временем, имеют четыре общих черты:

1. Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это  
бесценный ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную  
деятельность они оценивают, так ли уж она полезна. Деятельность, которая не обещает весомых результатов, сразу же отвергается.

2. Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия.  
Перераспределение полномочий представляет собой процесс передачи задач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению высвобождается время на более ценную деятельность.

3. Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана, чтобы обеспечить выбор рационального решения.

4. Их подход к решению проблем основан на оценке его  
эффективности. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, менеджеры, эффективно использующие время,  
выбирают такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.

Менеджеры, способные управлять собой, характеризуются  
следующим: поддерживают свое здоровье, ограничивают рабочее время,  
следят за равновесием между личной и деловой жизнью, планируют и  
устраивают себе перерывы для отдыха, разумно относится к своим поездкам, свободно выражают эмоции, стремится к самопознанию, хорошо используют время, развивают разумное общение с окружающими, смотрят на неудачи как на нечто в целом неизбежное и даже полезное, обладают большим  
чувством собственного достоинства, способны сносить неодобрение и даже нелюбовь к себе, избегают стрессов, принимают не каждый вызов, берут на себя только те нагрузки, с которыми могут справиться. Однако не все  
менеджеры в ООО «Модерн Стафф» способны эффективно управлять собой.

У каждого возникает немало проблем, связанных с дефицитом  
времени. Изо всех человеческих ресурсов этот ресурс, пожалуй, самый  
желанный, дефицитный и невосполнимый. Однако менеджеру эту общую для большинства людей проблему приходится решать весьма специфическими методами.

Менеджеры предприятия, умеющие правильно пользоваться своим временем, добиваются нужного результата прежде всего с помощью  
грамотного планирования своей деятельности. Иными словами, они сначала думают, а потом делают, - а не наоборот. Они не жалеют времени на  
обдумывание своих будущих действий, особенно в тех случаях, когда  
требуется предварительная постановка целей. Еще больше времени они  
тратят на систематическое обдумывание способов решения проблем, для  
которых характерна периодическая повторяемость.

Большинство из них тратят колоссальное количество времени -  
мелкими порциями, пытаясь оценить эффективность и качество работы своих подчиненных. Но те, кто умело пользуется своим временем, никогда не  
позволяют себе подобной роскоши. Они предпочитают оценивать своих  
подчиненных систематически - раз в год. Таким образом, потратив лишь  
несколько часов, они получают ответы на все интересующие их вопросы, и принимают соответствующие решения, касающиеся, например, заработной платы каждого подчиненного, его продвижения по службе и распределения работ между сотрудниками предприятия.

Менеджер, умело пользующийся своим временем, никогда не тратит много времени на модификацию технологии производства продукции,  
выпускаемой их предприятием. Для этого они раз в году выделяют,  
например, несколько дней и вырабатывают основы политики компании, цели и правила проведения модификации технологии, необходимые объемы этой модификации. Затем они сразу же определяют требуемые для этой  
модификации ресурсы (трудовые и материальные). Если они сталкиваются с периодически повторяющимся кризисом, то не жалеют времени на  
выяснение его причин и поиск способов предотвратить его повторение. Это действительно может потребовать немало времени, но в долгосрочной  
перспективе обеспечивает несомненный выигрыш. Менеджеры, умело  
пользующиеся своим временем, как правило, тратят гораздо больше времени на общение со своими руководителями, чем на разговоры с подчиненными. Разумеется, они стремятся поддерживать хорошие отношения с  
подчиненными и никогда не уклоняются от общения с ними, но это общение для них своего рода "побочный продукт", производство которого не требует особых усилий с их стороны. Они никогда не обсуждают с подчиненными свои собственные проблемы, зато знают, как заставить подчиненных  
поведать об их проблемах. Они, например, охотно тратят время на устраиваемые каждые полгода встречи с подчиненными, во время которых каждый работник излагает менеджеру свои цели, планы и потребности (включая  
возможную помощь со стороны менеджера, если таковая требуется). Раз в полгода менеджер может потратить целый день на подобные  
индивидуальные беседы с каждым из своих подчиненных. Таким образом, в промежутке меду этими беседами менеджеру не приходится уделять много времени общению с ними.

Менеджер, как правило, тратит немало времени на рассмотрение  
проблем своего руководителя и обдумывание способов, которыми он мог бы помочь решению этих проблем. Иными словами, он принимает на себя часть ответственности за судьбу своего босса, рассматривая ее в неразрывной связи со своей собственной судьбой как менеджера. В результате ему, скорее всего, не понадобится дополнительное время для разрешения противоречий,  
вытекающих обычно из путаницы целей и точек зрения.

Можно сделать вывод, что рабочее время подлежит нормированию. Нормирование - важнейшая составная часть, можно сказать, база управления рабочим временем. Установление прогрессивных норм времени необходимо для определения многих производственных факторов: численности  
работников, ИТР и служащих, их заработной платы, определения итогов  
работы, а также материального и морального стимулирования.

Менеджеры в ООО «Модерн Стафф» обычно начинают свой рабочий день раньше своих подчиненных и до их прихода составляют и уточняют для них задания, а также предпринять все необходимые меры для их успешного  
выполнения.

 

 

 

3. Рекомендации по совершенствованию рациональной организации труда менеджера ООО "Модерн Стафф"

 

3.1. Рекомендации по организации рабочего места менеджеров

 

Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит, и то, как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;
2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
1.   Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);
2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
3. Рациональная планировка и компоновка мебели;
4. Мебель должна выглядеть эстетично.
3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:
1. Канцелярские принадлежности.
2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.
3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную  информацию.
4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
5. Санитарно-гигиенические условия работы. Основные нормативы приведены в таблице 1.

 

 

 

 

 

Таблица 1 - Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работы служащих

Показатели	Значение показателей
Микроклимат (СН 245 - 71)
1. Температура (оС)
1.1. Теплый период года	22 - 25
1.2. Холодный период года	20 - 22
2. Относительная влажность воздуха (%)	60 - 90
3. Скорость движения воздуха (м/с)	до 0,3
Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)
Общий	300 люкс
Всеми источниками света	750 люкс
Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)
Нижний	60 дБ
Верхний	75 дБ

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. На рисунке  3.1 показан один из возможных вариантов  
организации рабочего места менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1 Организация рабочего места

Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол  стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

 

3.2. Рекомендации проведению деловых совещаний

 

Правильно подготовленное и разумно проведенное совещание является эффективной формой использования коллективного разума участников совещаний. Для эффективного проведения совещания руководителю необходимо:

- заранее сообщать его участникам повестку дня;

- приглашать на совещание только тех, кто связан с обсуждаемой проблемой;

- следить за соблюдением регламента совещания: 5-7 минут каждому на выступление, а длительность совещания не должна превышать одного часа;

- говорить четко и кратко самому и требовать того же от выступающих.

В процессе проведения совещания для создания обстановки делового и заинтересованного обсуждения возникших проблем руководитель не должен:

- вести телефонные переговоры;

- просматривать или подписывать какие-либо документы;

- комментировать и оценивать выступление участников совещания;

- высказывать свою точку зрения по обсуждаемой проблеме в начале совещания;

- применять негативные формулировки, например:

1. Никогда мы этим не занимались.

2. Да это все равно не сработает.

3. Мы не можем попусту тратить свое время.

4. мы уже пытались это делать.

5. Пока мы к этому не готовы.

6. В теории это, может быть, неплохо, а вот на деле…

7. Ну, это уж слишком необычно.

8. Я где-то это слышал, что кто-то уже пытался что-то такое сделать.

9. Давайте обсудим это в другой раз.

10. Вы не понимаете истинной проблемы.

11. До таких «высот» мы еще не доросли.

12. У нас в данный момент избыток предложений.

13. Я не полагаю, я просто вижу - это работать не будет.

14. Давайте создадим комиссию, а уж она пусть разбирается.

Перечисленные рекомендации нацелены на создание атмосферы  
искреннего высказывания своей точки зрения участниками совещания.

Для повышения эффективности совещаний их следует проводить методом «мозговой атаки» (автор метода Алекс Осборн). Их организаторам необходимо учитывать следующее: