Контроль как функция управления

                                                  План контрольной работы 

Введение

1.Контроль в управлении

1.1.виды контроля

1.2.функции контроля

2.Внешний и внутренний  контроль 

Заключение

Библиография   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                               Введение  

     Контроль-это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировки в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль- это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим.

Контроль не может  оставаться прерогативой исключительно  менеджера, назначенного «контролером», и его помощником. Каждый руководитель должен, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально это не поручал.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, на мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля. Действительно, все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Контроль делиться на три основных вида: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Контроль  в управлении 

     Управление основывается на четкой системе контроля, охватывающего все стороны деятельности организации, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер.

     Контроль поддерживает взаимосвязь различных видов деятельности в рамках организации и отдельных подразделений, стимулирует ее эффективность и результативность путем активного воздействия на хозяйственные процессы. Но для надежности нужен двойной контроль за исполнителем и самим контролером.

     В задачу контроля входят сбор, обработка и анализ информации и деятельности фирмы и ее подразделений, сравнение с плановыми показателями, выявление отклонений, анализ их причин, разработка мероприятий для достижения заданного состояния.

     Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах.

     Во — первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.

     Во — вторых, завершающую ситуацию его цикла, сердцевиной которой является

механизм обратных связей.

     В — третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.

     В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

-проверочную ( установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных форм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

-информационную ( сбор, передача, обработка информации о состояниях объекта);

-диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его измерения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

-прогностическую, создающую основу предложений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров);

-коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

-ориентирующую,подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

-стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение и наказание);

-корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые назначения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонениях от них);

-защитную (обеспечение сохранности ресурсов).

     Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами.

     Прежде всего он должен быть всеохватывающим,т.е. Держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.

     Речь, разумеется, идет не от тональности, мелочности, требовании фиксировать любые события — это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеют смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

*контроль осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интенсивными они сами по себе ни были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.

     Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

     Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и в системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.

     Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

     Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранения информации и проч.).

*отсутствие экономического  эффекта от контроля свидетельствует  о том, что не повышает степень  владения руководством реальной ситуацией, более того, направляет его действия по ложному пути.

     Эффективный контроль индивидуализирован,нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

     Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.

     Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его — быть понятным. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно принять те методы контроля, которые отвергаются людьми.

     Выполнение работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, если работа не сделана, сотруднику нужно и это указать и разобраться, почему так произошло.

     В то же время желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.

     С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.

     *нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контроль, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

     Руководитель, для которого контроль наряду с планированием является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности и стремление к самосовершенствованию.

*возложенное на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношений к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других должен научиться контролировать себя.

     В целом на систему управленческого контроля влияют характер деятельности организации, степень ее обособленности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.

     В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести:

     -контроль по случаю, не упреждающий отклонения,а осуществляемый им вдогонку;

     -контроль из предубежденности, недоверия, излишние детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

     -контроль для проформы, например присутствия на рабочих местах, и проч.;

     -ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;

     -игнорирование личных особенностей людей;

     -смешение факторов и выводов;

     -отсутствие информирования контролируемых о результатов. 

1.1Виды  управленческого  контроля 

     Выделяют следующие основные виды контроля:

1.По типу

     -традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

     -опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их  достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

     -предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2.По видам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.)

3.По объектам, каковыми  являются:

     -состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

     -эффективность производственной деятельности;

     -промежуточные и конечные результаты;

     -затраты, потери и виновники;

     -достоверность, качества, доступность, полнота информации; 

     -сроки исполнения принимаемых решений;

     -имидж организации;

     -сохранение коммерческой тайны и т. д.

4.По субъектам,которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы. Специальные подразделения, сами работники).

5.По интенсивности (нормальный или усиленный).

6.По месту осуществления.

*Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка). Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).