Коммуникации в управлении

Электронная почта представляет собой коммуникативную компьютерную систему, позволяющую мгновенно  передавать сообщения конкретному  и множеству адресатов, которые  будут храниться в их персональном компьютере до тех пор, пока их не прочтут. С помощью системы Интернет (стремительно растущей информационной среды, связывающей  компьютерные сети в глобальном масштабе) миллионы людей могут получать информацию практически обо всем, что их интересует, и потенциально осуществлять коммуникации с любым человеком, имеющим компьютер.

Электронная почта может  быть использована для передачи компьютерных файлов, а также для обмена по электронному стандарту. Организации, предоставляющие услуги электронной  почты, имеют доступ к различным  базам данных, что дает пользователю возможность получать самые свежие новости и финансовую информацию, отчеты о кредитоспособности, производить электронные банковские операции и даже приобретать товары, не выходя из дома. Основными преимуществами систем электронной почты являются высокая скорость передачи, удобство пользования. Однако самым существенным недостатком выступает отсутствие непосредственного личного контакта, связанные с этим трудности точной передачи информации, интерпретации эмоций и чувств.

В организациях наряду с электронной  почтой и интеллектуальными автоответчиками  используются электронные доски  объявлений для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и  хранения необходимой информации. Помимо поддержания контактов электронные  доски объявлений могут стать  полезными в повседневной работе компаний.

Некоторые компании создают  виртуальные, не нуждающиеся в помещениях и рабочих столах офисы, в которых  основными средствами производства являются компактные коммуникационные средства — электронная почта, сотовые  телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы, системы  проведения видеоконференций. Вооруженные  ими сотрудники могут выполнять  работу не только на дому, но практически  в любом месте — в офисах заказчиков, в автомобилях, в ресторанах и т.д. Однако не следует забывать о риске утраты возможностей социальных взаимодействий.

2. Модели коммуникаций

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые  могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости  от перечисленных подходов и различаются  модели коммуникаций

1. Коммуникация как действие  ориентирована на выполнение  ряда операций, обеспечивающих передачу  определенной информации от одного  субъекта к другому. Она представлена  на рис. 1.

В этой модели источник разрабатывает  послание, состоящее из символов. Символы  затем превращаются в сигналы, или  кодируются. Сигналы посылаются через  каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В  этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее  действие.

2. Коммуникация как взаимодействие  предполагает введение элемента  обратной связи. Однако линейные  связи в данной модели заменены  на циркулярные, что делает ее сложной и неточной.

В рамках такой модели построения коммуникаций помимо линейных однонаправленных связей введены циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию  обратной связи и используются для подтверждения правильности понимания переданной информации.

3. Современная модель коммуникации  является более полной, так как  отражает коммуникацию как процесс.  Принципиальное отличие заключается  в отсутствии линейных или  циркулярных связей и совпадении  источника и получателя информации.

Выделяются четыре базовых  элемента в процессе обмена информацией.

• Отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

• Сообщение — сущность информации, передающейся устно или  закодированной с помощью символов.

• Канал — средство передачи информации.

• Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое  ее воспринимает.

И отправитель, и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют  между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения  таким образом, чтобы обе стороны  поняли, восприняли и разделили исходную идею. Трудность заключается в  том, что на каждом этапе смысл  информации может быть искажен или  полностью утрачен. В практике управления процесс коммуникаций часто завершается  в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует  эффективности общения, т.е. достижения взаимопонимания людей, принимающих  участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно в таком случае коммуникации являются неэффективными. Для оценки сущности процесса обмена информацией  и условий его эффективности  необходимо более детально рассмотреть  стадии процесса коммуникаций.

Коммуникационный процесс  состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых  позволяет эффективно управлять  процессом коммуникации. Традиционно  выделяются следующие этапы.

1. Этап посылки и кодирования  значения начинается с идентификации  индивида в рамках данного  процесса и формулирования смысла  и значения коммуникации. Без  идеи практически не может  состояться само сообщение и  коммуникация, что означает лишение  смысла всех последующих шагов.  Это очень важный этап, так  как именно он определяет эффективность  коммуникаций. Непродуманная или  неудачная идея препятствует  достижению понимания. Затем идея  кодируется, т.е. происходит трансформация  передаваемого значения в послание  или сигнал, включая выбор носителей  информации или системы знаков. Носители организуются в определенную  форму, в результате формируется  послание, содержащее данные с  определенным значением и которое  должно быть получено с полным  пониманием заложенного значения. Шифровка производится с помощью  подходящих слов, символов, используемых  для передачи информации. Отправитель  определяет наиболее адекватный  способ передачи.

2. Этап передачи предполагает  поступление послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. После определения формы сообщения важно выбрать соответствующий способ его передачи, учитывая фактор времени, возможность барьеров или помех, искажений информации с целью повышения эффективности коммуникаций. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе процесс передачи информации теряет смысл.

В ряде случаев при обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств  передачи информации. Несмотря на определенное усложнение процесса коммуникаций, заметно  повышается его результативность. Исследования подтверждают, что одновременное  использование средств устной и  письменной коммуникации делает эффективнее коммуникационный процесс по сравнению с применением только письменных сообщений.

3. Этап получения заключается  не только в фиксации получения  послания, но и в значительной  степени в его раскодировании  в понятное и приемлемое значение. Осуществление передачи позволяет  адресату принять сообщение.

Раскодирование включает восприятие, интерпретацию послания и оценку, которая базируется на системе критериальных ценностей получателя. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение, точно так, как оно было отправлено. Однако понимание может быть реализовано только в сознании получателя. По сути расшифровка — это перевод символов сообщения в мысли получателя. Коммуникатор может заставить другую сторону принять сообщение, но не имеет возможности заставить правильно понять его. Точность коммуникации определяется по отношению к идеальному состоянию, когда намерение значения отправителя равно интерпретации этого значения получателем. Возможное искажение связано с наличием в процессе коммуникации помех или шума (любое вмешательство в коммуникационный процесс способно исказить смысл послания).

4. Этап обратной связи  представляет собой обмен ролями  участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется  снова, но в обратном направлении.  Для подтверждения (неподтверждения) ожидаемого результата необходима обратная связь, являющаяся ответом получателя на послание, коммуникация с помощью обратной связи превращается в двустороннее движение и динамический процесс. Возникающая обратная связь замыкает коммуникативный контур. Обратная связь дает возможность узнать, дошло ли послание и в каком значении, позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение.

Путем обратной связи повышается эффективность коммуникационного  процесса. Обратная связь способствует также подавлению (уменьшению) шума, под которым понимают все то, что  искажает смысл сообщения. Его источником может быть язык и различия восприятия. Из-за них может меняться смысл  сообщения в процессах кодирования  и декодирования. В виде помех  могут выступать также организационные  неполадки между руководителями и подчиненными. Они затрудняют точную передачу информации. Преодоление шумовых  помех дает возможность более  или менее точно передать сообщение. Но слишком высокий уровень шума может привести к полному нарушению  информационного процесса, а следовательно, к снижению управляемости.

Коммуникация с помощью  обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам  процесс приобретает динамику. При  этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой  системе, что и полученное послание.

Главное, чтобы кодовая  система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу  мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как  прямая (непосредственно наблюдаемое  изменение поведения), так и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то, и другое могут свидетельствовать  как об успехе коммуникации, так  и о ее неудачах.

3. Методы повышения качества  коммуникационного процесса

Менеджеру необходимо до конца  понять практические потребности в  коммуникации. Но также важно, чтобы  вопросы, влияющие на установление хорошей  коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение  препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию.

Как могут такие крупные  предприятия как действовать при нехватке коммуникации? Тем не менее, если поинтересоваться степенью понимания необходимой информации в любой данный момент, то можно поразиться ее убогости. Это бывает возможным потому, что, даже, если предприятие и преуспевает, оно часто потребляет необходимую информацию урывками. Можно достигнуть заметного улучшения эффективности, если ликвидировать препятствия для коммуникации.

Плохо сформулированные сообщения.

Независимо от того, как  доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные  и ничего не значащие слова, небрежные  упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неуклюжесть  структуры предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные повторения, жаргон и  т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

Ошибочный перевод.

Менеджеры находятся в  центрах коммуникаций и функционируют  как получатели и отправители  сообщений. Они получают разнообразные  виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных  и в свою очередь должны перевести  информацию, предназначенную для  подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто  бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для  людей в той области, в которой  работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны  получателю. Этот процесс требует  умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники предприятия  действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность  постоянно от этого страдает, что  приводит к значительным убыткам.

Потери в процессе передачи или хранения.

Последовательная передача одного и того же сообщения уменьшает  его точность. В устном сообщении  при каждой последовательной передаче теряется около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно невозможно положиться на устную связь  одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи часть своего смысла. В равной мере серьезной проблемой является удержание информации в памяти. Является ли удивительным то, что предприятия часто функционируют в обстановке неведения: исследования показывают, что сотрудники сохраняют в памяти только 50% переданной информации, а руководители всего 60. Необходимость повторения сообщения, следовательно, очевидна[8].

Невнимательность.

Часто приходится встречаться  с простой неспособностью прочесть бюллетени, уведомления, протоколы, сообщения, доклады. Что касается неспособности  выслушать устное сообщение, то психологи  и работники просвещения заметили, что «слуховые аппараты» не слушающих  часто выключены, а они сами в  это время заняты мыслями о  гольфе, семейных проблемах. К сожалению, невнимательное выслушивание информации является хронической человеческой слабостью. Поэтому довольно часто  можно слышать споры по уже  решенным вопросам. Причины варьируются  от желания произвести на говорящего впечатление своими знаниями до простого неуважения к точке зрения другого  человека. В любом случае попытки  сообщить что-то тому, кто не слушает, потерпят неудачу.

Неразъясненные предположения.

Часто недооцениваемыми, но существенно важными являются несообщенные предположения, которые лежат в основе практически всех сообщений. Например, делегирование полномочий может выглядеть конкретным, но как должны подчиненные толковать его, если они знают, что им следует принять решение, о котором конкретно не говорится, но, как они полагают, подразумевается? Они могут предполагать, что их руководитель имел в виду только то, что было конкретно оговорено, или они могут предполагать, что подразумевается свобода принятия непредвиденных решений в интересах фирмы. Кажущаяся ясность первоначального делегирования полномочий вызывает подобную неуверенность при наличии неясного предположения.