Коммуникации в процессе управления предприятия

уделяется созданию определенного  образа, имиджа организации на местном,

общенациональном или международном  уровне. Организациям приходится

подчиняться государственному регулированию  и заполнять в этой связи

пространные письменные отчеты. В  своих ежегодных отчетах любая  компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился.

Это лишь немногие примеры из всего  разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

      Таблица 1

Классификация коммуникаций в процессе управления

Признак классификации	Виды по признаку
1. По субъектам	внешние внутренние
2. Деление внутренних коммуникаций	восходящие нисходящие горизонтальные
3. Управленческие коммуникации	межуровневые коммуникации по восходящей (снизу вверх) между подразделениями и отделами между руководителем и рабочей группой (сверху вниз) неформальные коммуникации
4. Способ общения	вербальные невербальные
5. По средствам общения	речевая паралингвистическая вещественно-знаковая

 

Внутренние коммуникации – это  коммуникации внутри предприятия, между  различными сотрудниками. Внутренние коммуникации подразделяются на:

а) восходящие коммуникации – это  процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Данный вид передачи информации чаще всего  реализуются в виде отчетов о  деятельности сотрудника или подразделения  или рационализаторских предложений;

б) нисходящие коммуникации – это  процесс коммуникации между руководителем  и его подчиненными. Реализуется  в виде передачи подчиненным указаний;

в) горизонтальные коммуникации –  это процесс обмена информацией  между сотрудниками одного уровня (линейными  руководителями, которые не подчиняются  друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Есть друга классификация внутренних коммуникаций, в которой управленческие коммуникации подразделяются на:

• межуровневые;
• коммуникации по восходящей (снизу вверх);
• между подразделениями и отделами;
• между руководителем и рабочей группой (сверху вниз);
• неформальные коммуникации.

Помимо разделения на внутренние и  внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации – это  процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными  и устными. При работе предприятия  особое значение имеет письменная форма (документооборот), так как при  судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства.

Невербальные коммуникации – это  общение с помощью мимики, жестов, поз, взглядов (недаром встречается  выражение «говорящий взгляд»).

В процессе коммуникации вербальные и невербальные символы могут  дополнять друг друга, а могут  противоречить. Это связано с  тем, что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек  редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному  общению уделяется особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.

Так же по средствам различают речевую  коммуникацию (письменную или устную), паралингвистическую коммуникацию (жест, мимика, мелодия) и вещественно-знаковую коммуникацию (образцы продукции, изобразительное  искусство).

Вывод

Самая полная и совершенная  система коммуникации – человеческий язык. Главными признаками языка, отличающихся его от других систем связи, являются: вокально-слуховой канал для передачи языковых сообщений; отсутствие непосредственного биологического значения у языковой деятельности; произвольная семантизация (отсутствие биологического подобия между знаком и означаемым).

Вопрос о конкретных приемах  речевого воздействия теснейшим  образом связан с общей проблемой  функции речи (языка). Основные функции  речи коммуникативная, апеллятивная, экспрессивная. Коммуникативная функция является доминирующей. Функции, выполняемые речью в конкретной ситуации общения, определяют внешний вид высказывания и, главное, отбор слов и синтаксических конструкций.

Направленность коммуникаций в организациях носит вертикальный и горизонтальный характер. Вертикальные коммуникации – восходящие и нисходящие – возникают между лицами, обладающими  различным статусом внутри организации. Горизонтальные коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия между лицами, равными по положению. Коммуникации в организации –  это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Преграды при  коммуникациях в процессе управления  и пути их устранения. Методы  повышения качества коммуникационного  процесса

В организационных коммуникациях  могут возникнуть определенные преграды.

1. Искажение сообщений. Оно может быть преднамеренным, когда лицо искажает какое-то сообщение с определенной целью. Это может быть фильтрация, т.е. лицо, передающее сообщение, что-то специально утаивает от получателя. Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.
2. Информационные перегрузки. В этом случае преграды могут возникнуть по причине большого объема информации, невозможности и неумению со стороны менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию.
3. Неудовлетворительная структура организации. Проблемой многих предприятий является неоправданно усложненная структура организации, в которой информация как бы «запутывается», искажается или неправильно трактуется.
4. Неудовлетворительный кадровый состав
5. Конфликты между различными группами или подразделениями.

Путей преодоления преград в  процессе коммуникации существует достаточно количество (квалифицированный менеджер, имеющий большой опыт работы, может  владеть своими собственными секретами  преодоления преград):

1. Регулирование информационных потоков.
2. Управленческие действия, включающие в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль
3. Системы обратной связи. Если системы обратной связи не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникативном процессе.
4. Системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки. На многих предприятиях (например, Siemens) такие ящики существуют в подразделениях и цехах.
5. Современные информационные технологии. Оснащение предприятий ПК, установка Internet, электронная почта, факсы, видеоконференции и т.п.

Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации. Но также важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы  включают в себя готовность установить коммуникацию, определение препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор  метода, перекрестную коммуникацию. Можно достигнуть заметного улучшения эффективности, если ликвидировать препятствия для коммуникации.

Плохо сформулированные сообщения.

Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неуклюжесть структуры  предложений, недостаток лексических  средств, банальности, поразительные  повторения, жаргон и т.д., довольно широко распространены. Отсутствие ясности  и точности приводит к дорогостоящим  ошибкам.

Ошибочный перевод.

Менеджеры находятся в центрах  коммуникаций и функционируют как  получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных  и в свою очередь должны перевести  информацию, предназначенную для  подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто  бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для  людей в той области, в которой  работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники предприятия действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

Потери в процессе передачи или  хранения.

Последовательная передача одного и того же сообщения уменьшает  его точность. В устном сообщении  при каждой последовательной передаче теряется около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно невозможно положиться на устную связь  одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи часть своего смысла. В равной мере серьезной  проблемой является удержание информации в памяти. Является ли удивительным то, что предприятия часто функционируют  в обстановке неведения: исследования показывают, что сотрудники сохраняют  в памяти только 50% переданной информации, а руководители всего 60. Необходимость  повторения сообщения, следовательно, очевидна[8].

Неразъясненные предположения.

Часто недооцениваемыми, но существенно  важными являются несообщенные предположения, которые лежат в основе практически  всех сообщений. Например, делегирование  полномочий может выглядеть конкретным, но как должны подчиненные толковать  его, если они знают, что им следует  принять решение, о котором конкретно  не говорится, но, как они полагают, подразумевается? Они могут предполагать, что их руководитель имел в виду только то, что было конкретно оговорено, или они могут предполагать, что  подразумевается свобода принятия непредвиденных решений в интересах  фирмы.

Страх.

Опытный руководитель признаёт, что  в вопросах информации он должен полагаться на своих подчиненных, но надежная классификация  предмета информации и ее срочности  еще не выработана, чтобы подчиненные  могли руководствоваться ею при выборе того, что они должны сообщить наверх. Выбор времени и точность контрольных, проблемных и специальных докладов обычно не вселяют в руководителя чувства уверенности.

Отсутствие передачи.

Для непосвященных это «препятствие»  может показаться странным и непростительным, и тем не менее фактом является то, что руководители просто не передают нужных сообщений. Причины обнаруживаются в хорошо известных человеческих склонностях к лени, к предположению, что «все знают», к медлительности, к намеренному желанию сбить  с толку. Поскольку вы не можете сообщить всего, вы и выбираете, что передать. Иногда это приводит к полному  умалчиванию информации, в чем  виноваты сами руководители.

Неудовлетворительная структура  организации.

Структура организации - эта логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Если структура организации продумана  плохо, возможности руководителя планировать  и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации  с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий  уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. К  другим аспектам, которые могут вызвать  проблемы в коммуникациях, можно  отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих  групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения  задач. Ясно, что плохо разработанная  информационная система может снижать  эффективность обмена информацией  и принятия решений в организации.