Коммуникации и развитие организации

Сложность формы. Здесь помехи возникают из-за трудности понимания сообщения (например, при злоупотреблении специальными терминами, при обилии цифровых данных и т. п.).

Непривычность формы. Помехи появляются, например, тогда, когда распоряжение отдается нетрадиционным способом (например, в необычной формулировке).

Несоответствие формы содержанию информации. Например, сигнал бедствия должен передаваться коротким сообщением, а финансовая информация должна носить исчерпывающий характер.

Неопределенное  посредничество в  передаче и интерпретации информации. Помехи возникают из-за неизбежных искажений на каждом этапе приема-передачи сообщения (эффект «испорченного телефона»).

Помехи, связанные  с формой сообщения, могут быть преодолены:

- приданием сообщению понятного вида и доступной формы;

- соблюдением установленных и согласованных правил представления информации;

- обеспечением соответствия формы сообщения его содержанию;

- исключением неоправданных промежуточных инстанций при передаче и приеме информации.

К помехам, связанным  со средствами сообщения, относятся:

Низкая  оперативность передачи информации. Например, запаздывание передачи информации вызвано необходимостью ее кодировать.

Малая пропускная способность  средства. Информационные перегрузки, например, может вызвать недостаток у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.

Несоответствие  средства сообщения  характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры вынуждает довольствоваться лишь аудиотехникой, возможности которой ограничены.

Слабая  помехозащищенность и низкое качество коммуникационных средств. Это приводит к нарушению коммуникационного процесса и резко снижает его качество. Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно снижены при выделении дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

К помехам, связанным  с организацией сообщения, относятся:

Плохая  обратная связь или  ее отсутствие. Это увеличивает риск искажения информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.

Запаздывание  информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.

Неудачный подбор партнеров  в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.

Неудачный выбор времени  и обстановки коммуникации. Это снижает ценность сообщения и эффективность его реализации.

Помехи, связанные  с организацией сообщения, могут  быть существенно уменьшены:

- обязательным налаживанием постоянной и устойчивой обратной связи;

- обеспечением своевременности в передаче информации;

- тщательным подбором участников коммуникационного процесса;

- продуманным выбором времени и обстановки коммуникации.

Public relations сегодня — одна из важнейших форм делового общения. Учитывая это обстоятельство, остановимся на данной форме деловых коммуникаций более подробно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Public relations (общественные отношения).

 

Public relations в широком понимании — это деятельность фирмы, по установлению связей с общественностью, с необходимой социальной средой. Главная задача — сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение определенных групп людей в русло, выгодное фирме.

Частными целями (задачами) public relations являются:

- формирование имиджа фирмы,

- обеспечение связи фирмы со средствами массовой информации;

- работа с населением;

- работа с общественными организациями,

- работа с органами власти,

- работа с партнерами и конкурентами;

- информирование общественности;

- зондирование общественного мнения;

- отслеживание (мониторинг) общественного мнения;

- представительская деятельность;

- профилактика конфликтов;

- формирование «круга друзей» фирмы;

- преодоление кризиса фирмы;

- спонсорство.

Менеджмент ставит перед public relations общие и конкретные задачи, привязанные к определенным периодам деятельности фирмы, обеспечивает единство организации и управления. Маркетинг придает public relations направленность на конечную цель деятельности фирмы — получение максимально возможной прибыли. Он берет на себя наиболее заземленную, рутинную часть этой работы. Public relations по отношению к маркетингу как бы играет роль разведки, своеобразного передового отряда, который призван готовить плацдарм, должен суметь закрепиться на нем, с тем, чтобы потом успешно развернуть там маркетинговую деятельность. При этом public relations приходится брать на себя часть функций из сопредельных с маркетингом областей. Однако как средства, так и методы public relations существенно отличаются от соответствующих инструментов маркетинга.

Основными объектами приложения сил public relations являются социально-политическая, социально-экономическая и социально-психологическая среда: население, потребители, рыночная среда, общественные организации, государственные и местные органы управления, средства массовой информации, персонал и «друзья фирмы».

Средства  массовой информации, являются не только средством, но и объектом public relations. Такая двоякая роль дает возможность сделать использование средств массовой информации постоянным, непрерывным и поддерживать взаимную заинтересованность этих средств и фирмы в совместной деятельности.

В качестве средств  public relations широко используются следующие средства массовой информации: пресса, информационные агентства, телевидение, радио, журналистика и литература.

Для передачи прессе широкой информации по особенно важной теме организуются пресс-конференции. Они готовятся тщательно и, как правило, заблаговременно. Тексты основных сообщений печатаются заранее и раздаются присутствующим. На пресс-конференцию приглашаются представители всех основных средств массовой информации, независимо от их отношений с фирмой — организатором конференции.

Работа с радио  и телевидением предполагает подготовку и широкое использование публицистических сообщений, которые могут носить информационный, аналитический и художественный характер.

Информационная  публицистика — важнейшая форма работы public relations на радио и телевидении. Она может иметь форму интервью, репортажа, отчета, выступления или заметки. Аналитическая и художественная публицистика имеет форму обозрений, бесед, комментариев, очерков, корреспонденции, фельетонов.

В самое последнее  время телевидение обрело такие  мощные средства, как видеоконференции, стало использовать всемирную компьютерную сеть Интернет. Эта новейшая техника существенно расширила возможности телевидения, а значит, и public relations.

Формирование publicity и имиджа фирмы — это центральная, сквозная задача public relations. Ее смело можно отнести к сверхзадачам фирмы.

Publicity — это известность фирмы, ее положительный, главным образом внешний, облик. Это то, как предстает фирма перед внешним миром. Цели паблисити достигаются преимущественно средствами массовой информации.

Имидж фирмы — это ее лицо в представлении определенных групп людей, интересующих фирму. Имидж достигается проведением ряда целевых мероприятий.

Publicity и имидж фирмы неразрывно связаны между собой и обеспечиваются в ходе одних и тех же действий. Эти действия можно условно разбить на две большие группы мероприятий, имеющих самостоятельный смысл: мероприятия по формированию организационной культуры и стиля фирмы; специальные (целевые) мероприятия.

Мероприятия по формированию организационной культуры и стиля фирмы включают создание внешнего облика сотрудников, системного дизайна, фирменного стиля.

Внешнему облику персонала фирмы посвящен соответствующий материал данной главы.

Системный дизайн фирмы предполагает комплексную  разработку архитектурного и оформительского дизайна объектов фирмы, их помещений, рабочих мест, мебели, оргтехники.

Фирменный стиль  складывается из стиля управления фирмой и ее подразделениями, стиля деловых  контактов сотрудников внутри фирмы  и с представителями внешнего мира (клиентами, партнерами, конкурентами, представителями общественности и  органов власти) и соответствующего стиля поведения.

Фирменный стиль  проявляется и находит свое наиболее полное выражение в личной и корпоративной культуре руководителей и персонала фирмы.

В качестве специальных (целевых) мероприятий public relations используются: презентации, церемонии и акции, конференции, встречи, дни открытых дверей, посещения, круглые столы, выставки и ярмарки, юбилеи, приемы и другие подобные мероприятия.

В качестве примера  церемонии можно привести церемонию открытия нового объекта фирмы, примером акции может служить благотворительное или спонсорское мероприятие.

Конференция дает возможность обсудить насущные для фирмы проблемы с участием широкого круга заинтересованных лиц и с привлечением известных научных и иных авторитетов.

Встречи дают фирме возможность организовать контакты персонала, клиентов и партнеров фирмы по конкретным вопросам деятельности.

Дни открытых дверей позволяют показать достижения фирмы и ознакомить с ее планами самые широкие слои населения.

Посещения преследуют те же цели, что и дни открытых дверей, однако здесь решаются более конкретные задачи, а круг участников ограничен.

Круглые столы проводятся для обсуждения со специалистами и заинтересованными лицами конкретных проблем деятельности фирмы.

Выставки  и ярмарки все больше становятся важнейшим средством public relations. Во время их действия производится продажа продукции фирмы и показ ее достижений, происходит налаживание отношений с потребителями и поставщиками, проводятся рекламные мероприятия.

Юбилеи дают возможность привлечь внимание населения к делам фирмы, поднять ее авторитет, поощрить персонал и «друзей фирмы».

Приемы  зарекомендовали себя как проверенное средство привлечения к участию в делах фирмы представителей самых разнообразных кругов, лиц, которые могут способствовать процветанию фирмы: представителей средств массовой информации, артистов, писателей, известных деятелей науки и культуры, представителей властных структур и т. д. Приемы различаются по масштабу: фуршет, коктейль, завтрак или обед, бокал шампанского и т. д. При проведении приемов предусматриваются представления гостей, записи в книге посетителей, раздача подарков и сувениров. 

5.   Презентация.

 

Презентацией называют представление фирмы, лица или продукции определенной аудитории. Презентация может проводиться как самостоятельное мероприятие, так и в сочетании с приемом. Презентация обычно проводится по случаю открытия или создания новой фирмы, ее филиалов и представительств; для подведения итогов года или обнародования планов на будущее; для представления и пропаганды нового товара, нового имиджа фирмы; для представления нового руководителя либо партнера; при открытии отделений фирмы в новой стране или регионе и т. д.

На презентации  товаров и услуг демонстрируются  достижения фирмы в области создания качественно нового продукта с целью привлечения к нему внимания и создания благоприятных условий выведения его на рынок и осуществления продаж.

Презентация обычно является частью рекламной кампании, а также необходимым элементом  связи с общественностью.

Презентация, как  всякая целенаправленная акция, требует  тщательно продуманного и умелого  управления. Управление презентацией предполагает заблаговременное планирование, организацию, координацию при реализации, а также заключительный анализ с оценкой, выводами и рекомендациями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Проблемы  в межличностных  контактах.

 

Такими проблемами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.