Этика менеджмента

Одежда спокойных тонов повышает доверие, заставляет относиться к женщине, в первую очередь, как к специалисту в соей области, а не как к сексуальному объекту. Женщина может придать элегантный и женственный вид костюму с помощью платка, шарфика, аксессуаров, блузки.

Одежда деловой женщины должна быть элегантной, прическа аккуратной, макияж - тонким.

В гардеробе деловой женщины должны быть:

1.       3-4 костюма рекомендованных выше цветов. Наличие костюмов подразумевает смену блузок, аксессуаров, платков. Замену юбок на брюки.

2.       несколько юбок, сочетающихся с жакетами различных цветов

3.       непрозрачная блуза с рукавами светлого или пастельного цвета, возможен красный цвет или легкий узор;

4.       платье (с жакетом)

5.       колготки (чулки) в любую погоду;

6.       несколько пар туфель из кожи. Без вычурных украшений и высокого каблука (высокие каблуки подходят только для торжественных случаев);

7.       украшения должны быть аккуратными и небольшого размера;

8.       элегантные женские часы. Деловая женщина должна носить часы, чтобы показать, что она умеет распоряжаться временем и ценить его.

9.       кожаная сумка или портфель для документов. В сумке должен быть порядок, чтобы не произвести ужасное впечатление на партнера (например, когда звонит телефон, а женщина не может найти его в сумочке)

Также стоит принять во внимание советы специалистов:

- покупать самые дорогие туфли и сумки, которые можно себе позволить;

- не покупать изделий с рисунками (особенно с крупными и набивными)

- использовать яркие детали, чтобы создать неповторимый и запоминающийся образ. Желательно использовать их поближе к лицу, чтобы привлечь к нему внимание;

- покупать одежду свободного покроя (она удобнее узкой, и не выглядит дешево). [1]

Завершающий штрих в идеальном образе женщины – духи. Они должны быть умело подобраны и соответствовать времени года и тому, куда направляется женщина. Нужно уметь носить аромат. Запах духов не должен быть навязчивым и удушающим. «Если к вечеру вы все еще ощущаете запах своих духов, знайте, что все остальные уже задохнулись». [2]

Обязательным является неброский макияж. Накрашенные ресницы, неяркий цвет помады, немного румян, светлые тени, маникюр.

Длина волос – любая, но надо помнить, что короткие волосы, или соответственно уложенные придают женщине внешность профессионала.

Деловая одежда не должна быть вызывающей и провоцирующей. Поэтому короткая одежда, прозрачные такни, голые ноги – это табу.

3.       Приветствие, представление, обращение

Приветствие.

Деловой человек обязан быть воспитан, именно поэтому при встрече он должен поприветствовать своего партнера, пожелать доброго вечера (дня, утра)

Менеджер, как и любой другой человек, должен уяснить следующие несложные правила приветствия:

Сначала здоровается (предлагает руку для пожатия) человек, стоящий выше по карьерной лестнице или женщина. Когда подчиненный входит к руководителю рукопожатие необязательно, достаточно вежливо поздороваться («доброе утро» или «Здравствуйте»), при этом слегка улыбнуться и сделать едва заметный поклон головой.

В настоящее время стали распространены рукопожатия между мужчиной и женщиной. Сейчас рукопожатия стали популярны между женщинами. Таким образом они показывают уверенность в седее и своей позиции. В Европе деловые партнеры здороваются за руку с женщиной, давая понять, что считают ее равной.

Вошедший в помещение человек, вне зависимости от своего положения, обязан поздороваться с присутствующими первым. Присутствующие же не должны отвечать хором, как ученики в школе, отвечают только те, кто находиться рядом с вошедшим.

Необязательно вставать с места, когда в помещение кто-нибудь входит, но обязательно надо оторваться от работы на несколько секунд, чтобы дать понять, что вы заметили человека. Даже разговаривая по телефону необходимо поприветствовать вошедшего хотя бы кивком головы.

Хоть и существует огромное количество вариаций приветствия, оно не должно звучать развязно (приветствия типа «Аллоха!», «Хай!» и т.п. строго воспрещены на рабочем месте). Также стоит избегать тавтологии, на приветствие нежно отвечать чем-то похожим.

При встрече с группой незнакомых людей необходимо поздороваться первым и представить себя.

Начальник должен отвечать на приветствие подчиненных, т.к. невыполнение этого правила приводит к тому, что отношение к нему ухудшается.

Нужно учитывать национальные особенности, обычаи и традиции. Важно помнить, что на Востоке и Юго-Восточной Азии рукопожатие не уместно. У индусов принято кланяться, сложив руки на груди, в Японии кланяются в ответ на приветствие. В арабских странах мужчины обнимают друг друга.

Неуместными в деловой среде являются поцелуи. Но на банкете или званых приемах это допустимо.

Представление.

В деловой жизни представление считается важным фактором, показывающим вежливость человека. В деловом этикете возможно самопредставление (в отличие от светского). Представить кого-то другому человеку – значит назвать его полное имя (имя, фамилию, если надо – отчество), должность и организацию, в которой он работает.

По правилам этикета знакомство должно происходить в присутствии третьего лица, который знаком с обоими знакомящимися. Но сегодня необязательно присутствие третьего лица. Люди, работающие на одном предприятии, могут познакомиться находясь в одном офисе или на корпоративном мероприятии. Для того чтобы познакомиться необязательно искать кого-то, можно просто подойти и представиться человеку.

Если людей знакомите вы, то надо помнить, что представлять надо младшего человека старшему, низшего по иерархии высшему, женщину мужчине и т.п.

После представления обычно говорят что-то вроде «Приятно познакомиться», кивнуть, улыбнуться, в общем, выказать свою симпатию новому знакомому.

Если вас представляют группе людей, будет достаточно с ними просто поздороваться или сделать едва заметный поклон. Не надо подходить к каждому и здороваться за руку.

Обращение.

В каждой фирме есть свои правила обращения к людям (подчиненным, клиентам, незнакомым посетителям). Но есть также и общие нормы обращения.

Раньше очень распространено было такое обращение как «товарищ», сейчас оно заменено на «господин». Это обращение используется с фамилией, должностью, званием. Иногда можно обойтись и без обращения, например, если человек, к которому нужно обратиться вам не знаком. В таком случае будет лучше использовать одну из следующих форм обращения: «Будьте любезны…», «Скажите пожалуйста…», «По какому вопросу?...» и т.д.

Не стоит говорить в третьем лице о людях, находящихся в одном с вами помещении.

Так же важны местоимения. Особенно важную воль играет местоимение «Вы». Оно употребляется в тех случаях, когда общение происходит с деловыми партнерами, когда необходимо обратиться по имени и отчеству. При деловых партнерах лучше обращаться к коллегам на «Вы», даже если вы давно знакомы и между вами дружеские отношения. Это подчеркнет то, что вы уважаете как клиента, так и подчиненных.

На «ты» могут люди могут обращаться только если это было оговорено раньше, если это обоюдное решение (после принятого предложения перейти на «ты»).

Как привило, каждому человеку приятно слышать свое имя, поэтому произносить его можно как нужно чаще, это заставит его вам больше доверять. Но на любого собеседника можно называть по имени. Обращаться по имени и отчеству обязательно к: старшему по возрасту, начальнику, старшему по статусу сотруднику.

4.       Визитные карточки

Визитные карточки - важная составляющая деловых отношений, обмен визитными карточками при знакомстве является обязательной процедурой. В восточных странах , таких как Япония, Корея, Китай они порою заменяют удостоверение личности, т.к. на них указана вся важная информация о человеке.

Визитная карточка дает возможность найти координаты человека, его имя, фамилию, если вы их не запомнили. С ее помощью вы получаете от партнера (или предоставляете ему) всю нужную информацию о себе и о фирме, которую представляете.

Визитная карточка вручается тому человеку, с которым планируется продолжение деловых отношений.

Но помимо деловых функций визитка также выполняет некоторые функции неделового общения. Так, например, определенный пометки в верхнем левом углу могут означать повод, по которому карточка посылается человеку:

p.f. – поздравление;

p.f.N.a. – поздравление с Новым годом;

p.r. – благодарность;

p.p. – заочное представление.

Также на визитных карточках возможны надписи в 3-ем лице (например «Поздравляет Вас…», «С наилучшими пожеланиями…» и т.п.).

Внешний вид визиток:

Внешний вид визитной карточки должен сочетаться и гармонировать с ее владельцем. Она является отражением стиля, вкуса человека, также она отражает стиль фирмы, в которой этот человек работает.

Классическим вариантом является визитная карточка размера 50 х 90 мм, из картона или бумаги светлого цвета (чаще – белого) с матовой поверхностью. Текст написан строгим черным шрифтом. Остальные цвета могут использоваться при изображении фирменного знака, который изображается в верхнем левом углу, или в написании названия компании, если этот цвет является фирменным цветом.

На визитной карточке должна быть указанна следующая информация: фамилия, имя, отчество владельца, его место работы, контактные адрес, телефон, e-mail, место работы и адрес офиса. Надо указывать область полномочий на карточке, а не только должность.

Размер шрифта, которым написано название фирмы или организации не должен быть больше размера, которым написано имя, т.к. карточка представляет вашему партнеру вас, а не организацию.

Первым карточку должен вручать тот, чье положение ниже, если собеседники равны, первым вручает тот, кто младше.

При вручении надо проговорить свое имя и фамилию, особенно, если они тяжело выговариваются или являются редкими.

5.       Этикет телефонного общения

Телефон – наиболее простой способ общения на расстоянии, переоценить общение по телефону невозможно. Но нужно помнить некоторые простые правила телефонного поведения, соблюдение которых будет способствовать успеху.

Когда вы говорите с деловым партнером, вы представляете фирму, в которой работаете, это надо помнить и вести себя соответственно.

Телефонный этикет.

Разговор по телефону во многом отличается от личной беседы, т.к. собеседники друг друга не видят. Кроме того, телефонный разговор может произойти неожиданно для одного из оппонентов, это тоже надо учитывать. Часто один из собеседников может быть не один, а, к примеру, в окружении коллег или клиентов. Это не даст ему возможности говорить откровенно. В таком случае лучше беседу перенести на время, которое будет удобно обоим собеседникам.

Иногда связь может быть недостаточно хорошей: плоха слышимость, прерывание связи, помехи. В таком случае нужно беседу так же отложить на некоторое время. Если человек ведет личную беседу и в это время раздается звонок, то он должен отдать предпочтение беседе перед телефонным разговором.

Существуют правила подготовки делового телефонного разгорора. Соблюдая их, можно провести беседу наиболее продуктивно

Итак, вот эти привила:

1)      необходимо помечать на календаре или записывать в ежедневнике, когда и по какому вопросу планируется беседа;

2)      набросать примерный план разговора, чтобы ничего не упустить и не отойти от темы;

3)      рядом с планом перечислить все имена, фамилии, названия, даты и цифры, которые могут пригодиться в ходе разговора;

4)      нужно выбрать оптимальное время для звонка (или ранее оговоренное);

5)      нужно узнать заранее, кто наиболее компетентен и обладает наилучшими навыками в том вопросе, интересующем вас.

Если, когда вы звоните, вас попросили назвать причину звонка, назовите ее.

Разговор с автоответчиком: если вы попали на автоответчик, не теряйтесь, но и демагогии не разводите. Кратко сформулируйте причину звонка и не забудьте назвать свое имя.

При разговоре по мобильному телефону, прежде чем ввести собеседника в курс дела, необходимо узнать, может ли он сейчас разговаривать.

Если звоните вы:

Ждать ответа стоит в течение 4 гудков, если человек не берет трубку, значит ,у него сейчас нет такой возможности (очень занят или нет на месте).

Разговор должен быть четко построен, при возможности, не боле 3 минут.

Звонить надо в оптимальное время, чтобы не создавать неудобства собеседнику.

Звонить нужно во второй половине рабочего дня, но не перед самым его завершением. Также не стоит звонить в самом начале рабочего дня. Но, по большому счету, звонок, касающийся деловых вопросов, будет уместен в течение всего рабочего дня.

Не звоните людям домой по служебным делам, исключением является очень веская причина или договоренность.